Anforderungen für die Aufbewahrung von Gehaltsnachweisen für Angestellte

Das Führen von Gehaltsabrechnungen und anderen Mitarbeiterdokumentationen wird von der Lohn- und Stundendivision des Arbeitsministeriums und dem Fair Labor Standards Act vorgeschrieben. Arbeitgeber müssen die Entschädigung und Freizeit nachverfolgen, und der Internal Revenue Service verlangt auch, dass Sie Gehaltsabrechnungen für alle aktuellen Mitarbeiter für mindestens sechs Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.

Welche Gehaltsnachweise müssen Arbeitgeber aufbewahren?

Normalerweise würden Sie die meisten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen nur während der Geschäftsabwicklung aufbewahren, so dass die Einhaltung von zusätzlichen Schritten oder Arbeiten nicht sehr groß sein sollte.

Überprüfen Sie die Datensätze, die Sie bereits haben, um sicherzustellen, dass Sie den IRS- und FLSA-Anforderungen entsprechen.

Aufzeichnungen können in jeglicher Form aufbewahrt werden, auch elektronisch. Für alle nicht freigestellten Arbeitnehmer und diejenigen, die unter die Mindestlohnanforderungen fallen, muss Folgendes eingehalten werden:

• Personenbezogene Daten, einschließlich Name, Anschrift, Beruf, Geschlecht und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, wenn er jünger als 19 Jahre ist
• Stunde und Tag, an dem seine Arbeitswoche beginnt
• Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden jeden Arbeitstag und jede Arbeitswoche
• Gesamte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit
• Regelmäßiger Stundenlohnsatz für jede Woche, in der Überstunden geleistet werden
• Gesamtüberstundenvergütung für die Arbeitswoche
• Gesamtlöhne pro Lohnperiode > Zahlungsdatum und Zahlungsfrist.

Nicht freigestellte Arbeitnehmer müssen mindestens den Mindestlohn erhalten und Überstunden für jede geleistete Arbeitsstunde über 40 pro Woche erhalten. Ein Angestellter kann von der Steuer befreit werden, wenn er mindestens 455 Dollar pro Woche auf einer Gehaltsbasis bezahlt wird und wenn er bestimmte Aufgaben erledigt, typischerweise Verwaltungs-, Führungs- oder Managementaufgaben.

Die direkte Bezahlung ist diejenige, die in den ersten 40 Stunden einer Arbeitswoche verdient wird.

Aufzeichnungen für befreite Arbeitnehmer unterscheiden sich von denen für nicht freigestellte Arbeitnehmer, und besondere Informationen sind für Haushaltsangestellte, für Arbeitnehmer, die unter ungewöhnlichen Lohnvereinbarungen arbeiten, für Arbeitnehmer, denen Unterkunft oder andere Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, und für Arbeitnehmer, die Abhilfemaßnahmen erhalten, erforderlich. Bildung.

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter in diese Kategorien fällt, wenden Sie sich an einen Anwalt.

Formulare, die Sie aufbewahren müssen

Zusätzlich zu den Gehaltsabrechnungen sollten Sie für jeden Mitarbeiter einige andere Dokumente aufbewahren.

Eine unterschriebene Kopie seines W-4-Formulars, in dem die Bundessteuer angegeben ist. Dieses Formular kann mehrmals geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das neueste Formular oben haben.

• Eine Kopie eines Formulars, auf dem ein Mitarbeiter berechtigt ist, Lohnabzüge, einschließlich Leistungen und Sonderspenden wie United Way oder andere Wohltätigkeitsorganisationen, zu zahlen.
• Eine Kopie des Originalantragsformulars des Mitarbeiters und alle Belege wie Lebenslauf oder Transkripte.
• Zeichnet Änderungen in Bezug auf die Gehaltsstufen auf, einschließlich Werbeaktionen oder -abstufungen, und die Gründe für diese Aktionen.
• Was ist der beste Weg, Paycheck-Datensätze zu behalten?

Gehaltsnachweise, einschließlich derjenigen, die alle geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren, Änderungen des Gehaltsstatus und der Lohnsätze sollten in einer separaten Datei gespeichert werden.

Außerdem müssen Sie Aufzeichnungen über alle Änderungen an den Gehältern und Leistungen der Mitarbeiter, einschließlich der Zustimmung der Mitarbeiter, führen. Sie müssen eine schriftliche Einverständniserklärung für einen Abzug vom Gehalt eines Mitarbeiters haben, mit Ausnahme von Steuern und Pfändungen der FICA.

Susan Heathfield, Expertin für Humanressourcen, hat detailliertere Informationen darüber, was in der Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahrt werden sollte.

Wer darf Mitarbeiterakten einsehen?

Die meisten Unternehmen führen Mitarbeiterunterlagen in einem geschützten Bereich und gestatten nur den Zugang zu Personen, die aufgrund ihres Beschäftigungsstatus oder ihrer Position möglicherweise die Unterlagen einsehen müssen. Mitarbeiterdatensätze sollten niemals aus dem Aufnahmeraum entfernt werden. Wenn Sie mehr als nur wenige Mitarbeiter haben, möchten Sie möglicherweise eine Zugriffsrichtlinie für Personaldateien einrichten, damit Personalmitarbeiter wissen, wie sie auf Anforderungen reagieren müssen.

Mitarbeitern sollte es erlaubt sein, ihre eigenen Aufzeichnungen zu sehen. Vielleicht möchten Sie, dass jemand mit einem Mitarbeiter im Zimmer bleibt, während er sich seine eigene Aufzeichnung ansieht.

• Legen Sie fest, welche Mitarbeiter des Unternehmens Mitarbeiterdatensätze anzeigen dürfen. Der Zugang beschränkt sich in der Regel auf Mitarbeiter in der Personalabteilung und Manager und Führungskräfte ab einem bestimmten Level.
• Verschiedene Rechnungsprüfer des Bundes und der Länder können zu Prüfungszwecken Zugriff auf die Mitarbeiterdaten erhalten. Sie können einen Warrant anfordern, bevor Sie einem Prüfer Zugriff auf Mitarbeiterdatensätze gewähren.
• Rechtsanwälte, die Arbeitnehmer bei Klagen vertreten, können in bestimmten Fällen Zugang erhalten. Ein Top-Level-Beamter oder der Anwalt des Unternehmens sollte die Anfrage des Anwalts überprüfen, bevor die Aufzeichnungen eingesehen werden können.