Entwickeln einer effektiven Mitarbeiterkreditkarte

Heutzutage bemühen sich sowohl kleine als auch große Unternehmen um die Minimierung von Ausgaben, die mit Reisen oder anderen Einkäufen von Mitarbeitern zum Nutzen der Unternehmen verbunden sind. Eine der besten Möglichkeiten, unnötige Ausgaben von Mitarbeitern zu reduzieren, ist die Erstellung einer Kreditkartenrichtlinie für Mitarbeiter. Um Missbrauch der Kreditkarte des Unternehmens zu reduzieren, sollte das Unternehmen Regeln und Vorschriften für die Verwendung der Geschäftskreditkarte festlegen.

Allerdings kennen nicht viele Unternehmen die besten Wege zur Entwicklung von Kreditkarten-Richtlinien. Viele Geschäftsinhaber haben immer den Wunsch, diese Richtlinien zu erstellen, aber es fehlt ihnen die Richtung dafür. Aus diesem Grund ist hier eine anschauliche Beschreibung, wie Unternehmen effektiv Kreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter erstellen können.

1. Verantwortlichkeiten des Karteninhabers

Wenn ein Unternehmen Kreditkarten an seine Mitarbeiter ausgibt, müssen Regeln festgelegt werden, die die Nutzung der Karte regeln. Die Mitarbeiter sollten für die Sicherheit der Karte sowie die Vertraulichkeit von Informationen im Zusammenhang mit dem Unternehmen verantwortlich gemacht werden. Die Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass die Karte an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, die Karte frei von betrügerischen Aktivitäten ist und die Identifikationsnummer der Karte geschützt ist. Das Unternehmen sollte auch angeben, dass die Geschäftskreditkarte nur für die Verwendung durch den Mitarbeiter und nicht für eine andere Person beschränkt ist.

2. Spending Out Spending Limits

Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Regeln zu formulieren, die Aktivitäten oder Transaktionen vorschreiben, bei denen die Kreditkarte verwendet werden soll.

In der Tat sollten die Ausgaben auf die Bedürfnisse bestimmter Mitarbeiter beschränkt werden. Jede Abteilung sollte ihre eigenen Ausgabengrenzen haben. Als Unternehmen ist es gut, jeden Mitarbeiter über die Ausgabengrenzen zum Zeitpunkt der Ausstellung zu informieren. Darüber hinaus sollte jeder Mitarbeiter diese Grenze nicht überschreiten und wenn er dies tut, werden die Grenzgebühren überschritten.

Schließlich sollten die Kreditkarten des Unternehmens niemals für Barvorschüsse verwendet werden.

3. Regelmäßiger Verwendungsbericht

Jedes Unternehmen sollte die Mitarbeiter für die Verwendung der Kreditkarte eines Unternehmens verantwortlich machen. Sagen wir, dass jeder Mitarbeiter am Ende eines jeden Monats eine detaillierte Erklärung aller Gebühren, Quittungen und der richtigen Buchhaltungscodes vorlegen sollte. Jeder Mitarbeiter sollte sicherstellen, dass er die Ausgabenbelege an die monatliche Abrechnung anhängt, bevor er dem Unternehmen zu Überprüfungszwecken vorgelegt wird. All dies sollte rechtzeitig erfolgen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Unternehmen seine monatlichen Ausgaben mit Leichtigkeit überwacht und das Auditing einfacher wird.

4. Keine Verwendung von Karten auf individuelle Kosten

Das Unternehmen sollte sehr streng mit der Verwendung der Mitarbeiter-Kreditkarte umgehen, da niemand sie für persönliche Ausgaben verwenden darf.Kurz gesagt sollte die Verwendung der Karte auf geschäftliche Aktivitäten beschränkt sein. Die Definition der persönlichen Nutzung ist in diesem Fall jede Ausgabe, die nicht mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängt. Das Unternehmen sollte sehr hart für jeden Mitarbeiter sein, der die Karte für seine eigenen Zahlungen verwendet.

5. Nutzungsüberprüfung

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter-Kreditkarten ausstellt, wird empfohlen, nach einem bestimmten Zeitraum eine Überprüfung der Karte durchzuführen.

Die Überprüfung der Karte sollte vom unmittelbaren Vorgesetzten der Mitarbeiter zusammen mit einem Mitglied der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens durchgeführt werden. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters sollte sicherstellen, dass die Nutzung der Karte auf das beschränkt ist, wofür er gedacht war. Auf der anderen Seite sollte die Buchhaltungsabteilung überprüfen, ob alle vom Mitarbeiter vorgelegten Belege und sonstigen Ausgabenbelege authentisch sind.

Daher sollte jedes Unternehmen eine effektive und zuverlässige Mitarbeiter-Kreditkartenrichtlinie haben, um den Missbrauch der Karte durch Einzelpersonen zu verhindern. Dies wird ein Unternehmen in eine gute finanzielle Position bringen, da kein Mitarbeiter seine Karte für persönliche Ausgaben missbraucht. Außerdem sollte das Unternehmen sicherstellen, dass sowohl der Vorgesetzte als auch die Buchhaltung alle Aspekte der Richtlinie verstehen.