Projektmanagement-Begriffe

Der Bereich des Projektmanagements hat, wie jedes andere Fachgebiet auch, einen einzigartigen Wortschatz, der mit Akronymen und Fachausdrücken gefüllt ist. Drei wesentliche Begriffe und Konzepte, die Sie verstehen müssen, sind:

• Anwendungsbereich
• Risiko
• Annahmen

Dieser Artikel bietet einen Überblick über diese drei wesentlichen Projektmanagement-Begriffe und enthält Links und Vorschläge für zusätzliche Lektüre.

Scope

In der Projektverwaltung ist scope der Satz von Grenzen, die den Umfang eines Projekts definieren.

Der Umfang beschreibt, was als Ergebnis der Projektinitiative an den Kunden geliefert werden soll.

Das Verständnis des Umfangs ermöglicht es dem Projektmanager und dem Projektteam zu verstehen, was innerhalb oder außerhalb der Grenzen des Projekts liegt. Wenn etwas "nicht in Reichweite" ist, wird es bei der Planungsarbeit des Projekts nicht berücksichtigt. Aktivitäten, die innerhalb der Grenzen der Scope-Anweisung liegen, gelten als "in scope" und werden im Zeitplan und im Budget berücksichtigt. Wenn eine Aktivität außerhalb der Grenzen liegt, gilt sie als "out of scope" und ist nicht geplant.

Unabhängig davon, ob Sie Projektmanager oder Teil des Projektteams sind, sollten Sie überlegen, ob etwas in Reichweite ist oder nicht.

Stellen Sie sich als Beispiel vor, dass ein Kunde Sie gebeten hat, eine Website zu erstellen. Wenn Sie den Bereich (oder die Grenzen) des Projekts skizzieren, geben Sie die folgenden Elemente als in-scope an:

• Site-Design und Wireframe-Diagramming
• Einrichtung eines Testbetts
• Codierung des genehmigten Wireframes < Grafikentwicklung für das Website-Thema
• Testen und Debuggen vor dem Veröffentlichen der Website

Im Verlauf des Projekts bittet Sie der Kunde, eine Videoübersicht des Unternehmens einzubinden. Das Video ist im Projektumfang nicht angegeben und liegt daher außerhalb des Gültigkeitsbereichs.

Sie können zwar gerne die Videoarbeit gegen Aufpreis durchführen, dies erfordert jedoch eine Überprüfung des Umfangs und der Kosten- und Zeitschätzung für das Projekt.

In Ermangelung eines klaren und vereinbarten Scope-Dokuments könnte die Ausgabe des Videos zwischen Ihrem Team und den Kundenvertretern umstritten sein. Eine klare Bereichsangabe erlaubte es Ihnen, die Situation zu entschärfen und eine geordnete Änderung vorzunehmen.

Wie bestimmen Sie, was sich innerhalb oder außerhalb des Gültigkeitsbereichs befindet? Zunächst möchten Sie alle Details des Projekts, das Sie derzeit kennen, basierend auf Diskussionen mit dem Kunden oder dem Projekteigentümer skizzieren. Dann werden Sie wichtige Annahmen treffen müssen, die bestimmen, was in den Geltungsbereich einbezogen wird oder nicht.

Annahmen

Irgendwann in Ihrem Leben wurde Ihnen wahrscheinlich gesagt: "Machen Sie niemals Annahmen. "Aber Annahmen im Projektmanagement zu treffen, ist eine alltägliche Aktivität.Annahmen helfen Ihnen, Umfang und Risiken zu definieren und Ihre Schätzungen für Zeit und Kosten zu optimieren. Natürlich ist es wichtig, Ihre Annahmen zu dokumentieren und zu validieren.

Betrachten Sie etwas Einfaches, z. B. das Erstellen eines Buchs. Nehmen wir an, Ihr Freund hat eine Idee für ein Couchtischbuch und hat Sie gebeten, das Projekt zu leiten. Seine erste Bitte ist ein Budget, damit er die Finanzierung sichern kann.

Während Sie den Bereich definieren, ist es klar, dass Ihr Freund bei vielen Details unsicher ist, einschließlich der Seitenanzahl, der Bildaufnahme, des Coverstils und des Gewichts des Papiers, das für die Seiten verwendet werden soll. Da sich all diese Faktoren auf Kosten und Produktionskomplexität auswirken werden, müssen Sie Annahmen über die Spezifikationen treffen und diese Annahmen als akzeptabel oder inakzeptabel mit Ihrem Freund bestätigen.

Nach einer weiteren Diskussion teilt Ihnen Ihr Freund mit, dass er beabsichtigt, 50 Fotos in das Buch aufzunehmen. Sie können Ihre Annahme auf die 50 Bilder gründen oder, vorausgesetzt, dass diese Zahl mit der Zeit zunehmen wird, eine Annahme machen, dass es zwischen 75 und 90 Seiten mit Bildern geben wird.

Sie können sehen, wie sich Annahmen auch direkt auf den Zeitplan auswirken. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie leiten ein Projekt in einem Park, in dem ein Schaukelstuhl gebaut wird.

Bei der Einrichtung Ihres Projekts erhalten Sie das Budget und die zugeordneten Teammitglieder, von denen einer für die Materialien zuständig ist. Während Sie Ihren Terminplan erstellen, fragen Sie den Materialverantwortlichen, wann der Zement ankommen wird. Diese Person antwortet, dass er nicht sicher ist, wann der Zement ankommen wird, aber dass er glaubt, dass es zwischen dem 1. Juni und dem 10. Juni sein wird. Wenn Sie Ihren Umfang und Zeitplan bauen, gehen Sie davon aus, dass der Zement spätestens am 10. Juni ankommen wird. Beispiel zeigt zwei Vorteile für die Annahme von Annahmen.

Der erste Vorteil besteht darin, dass die Annahme, den Zement spätestens am 10. Juni zu erhalten, es erlaubt, Aktivitäten zu planen, die auf dem Eintreffen des Zements beruhen. Der zweite Vorteil besteht darin, dass dem Materialverantwortlichen eine Frist für die Lieferung des Zements eingeräumt wird, die er dann an seinen Lieferanten weiterleiten kann. Es hat versehentlich einen wichtigen Termin festgelegt, um das Projekt voranzubringen.

Durch die Annahme von Annahmen werden Benchmarks festgelegt, die während des Projekts häufig überarbeitet werden, um das Projektteam bei der Einhaltung des Zeitrahmens und innerhalb des Budgets zu unterstützen. Aber was passiert, wenn Annahmen falsch sind? Hier kommt das Risiko ins Spiel.

Risiko

Sobald Sie Ihren Anwendungsbereich erarbeitet und die Annahmen identifiziert haben, die hinter dem Umfang und den Schätzungen stehen, sollten Sie mit der Beurteilung von Risikobereichen beginnen. Das Risiko ist im Projektmanagement das gleiche wie in der realen Welt. es ist eine Gefahr oder Chance, die Schaden verursachen kann. (Hinweis: Das Project Management Institute und das Project Management Body of Knowledge-PMBOK bieten detaillierte Definitionen von Risiken und Typen und identifizieren den Rahmen für das Projektrisikomanagement.)

Alle Projekte enthalten Risiken, und wenn Sie der Projektmanager oder Projekteigentümer sind Es ist nicht nur Ihre Verantwortung, Risiken vorherzusehen, sondern es ist auch Ihre Aufgabe, die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken dem Projektteam mitzuteilen und sich darauf vorzubereiten, die Risiken zu mindern.

Risiko kommt in verschiedenen Graden. Manchmal kann Risiko bedeuten, dass das Projekt etwas anders läuft oder eine kleine unerwartete Wendung nimmt. In einigen Fällen kann das Risiko jedoch zu katastrophalen Ergebnissen führen, die Ihr Projekt auf den Kopf stellen.

Lassen Sie uns das Spielplatz-Szenario aus dem obigen Zementbeispiel verwenden. Eines der Risiken ist, dass der Zement nicht bis zum angenommenen Datum des 10. Juni ankommt. Was sind die möglichen Auswirkungen dieses Risikos? Alle Folge-Aktivitäten, die nach dem Ausgießen des Zements folgen, verzögern sich infolge dieses Problems.

Risiken können ebenfalls positiv sein. Betrachten Sie die Auswirkungen auf das Projekt, wenn der Zement früher als erwartet auftaucht. Dies scheint zwar ein positives Ergebnis zu sein, schafft aber immer noch ein Problem für das Timing und die Sequenzierung aller anderen Schritte des Projekts.

Projektmanager arbeiten mit ihren Projektteams zusammen, um mögliche Risiken zu ermitteln und zu identifizieren. Sie gehen einen Schritt weiter und betrachten die potenzielle Schwere des Risikos und seine Eintrittswahrscheinlichkeit. Darüber hinaus ermitteln sie jene Personen, die am besten geeignet sind, um festzustellen, wann das Risiko eintritt, und entwickeln vereinbarte Risikominderungspläne.

Viele Firmen haben detaillierte Risikotemplate, die sie im Laufe der Zeit und aufgrund von Erfahrungen mit anderen Projekten entwickelt haben. Einige Branchen haben Risikoprofile erstellt, die als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse dienen. Viele Branchen praktizieren auch sehr detaillierte statistische Analysen für die Risikoplanung.

The Bottom Line

Die Begriffe: Umfang, Annahmen und Risiko sind alle wichtig in der Welt des Projektmanagements. Verwenden Sie diesen Artikel als Ausgangspunkt, um diese und andere wichtige Projektmanagementbegriffe detaillierter zu untersuchen.