Kauf zu Pay Process Overview (P2P)

Einleitung

Der Purchase-to-Pay-Prozess, auch P2P-Prozess genannt, verbindet die Beschaffungsprozesse innerhalb eines Unternehmens über den Wareneingangsprozess und schließlich mit der Zahlung an den Lieferanten. In den letzten Jahren haben Unternehmen ihren Einkauf sorgfältig geprüft, um Prozesse zu bezahlen, um die Gesamtkosten zu senken, benötigte Barmittel freizusetzen, die betriebliche Leistung zu verbessern und bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Neben der Senkung der Gesamtkosten kann durch die Verbesserung des Purchase-to-Pay-Prozesses eine Sichtbarkeit hinzugefügt werden, die es dem Management ermöglicht, eine bessere Kommunikation mit dem Lieferanten über die Position der Artikel im Lieferprozess zu ermöglichen. Zahlung an den Verkäufer.

Elemente des Purchase-to-Pay-Prozesses

Es gibt viele Elemente im P2P-Prozess, von denen jeder im Gesamtprozess wichtig ist. Der Prozess beginnt mit der Beschaffung von Artikeln und endet mit der Zahlung an den ausgewählten Lieferanten.

Sourcing

Der P2P-Prozess beginnt damit, dass die Einkaufsabteilung von Forschung und Entwicklung oder der Produktionsabteilung aufgefordert wird, einen Lieferanten für einen speziellen Artikel oder eine Dienstleistung zu finden. Die R & D-Abteilung hat möglicherweise eine Spezifikation erstellt, innerhalb derer der Anbieter arbeiten muss.

In einigen Fällen kann der Artikel eine Standard-Lagerposition sein, die für den Produktionsprozess benötigt wird, und es kann nur erforderlich sein, dass die Einkaufsabteilung den Artikel mit der besten Qualität zum besten Preis findet.

Abhängig von der gewünschten Position oder Dienstleistung kann die Einkaufsabteilung eine Angebotsanfrage (RFQ) ausgeben oder geeignete Lieferanten basierend auf früheren Beziehungen auswählen.

Verträge

Wenn die Einkaufsabteilung einen geeigneten Lieferanten oder Lieferanten ausgewählt hat, wird ein Vertragsprozess stattfinden, bei dem die Lieferanten und die Einkaufsabteilung einen Vertrag basierend auf Preis, Zahlungsbedingungen und Lieferplänen aushandeln.

Einkauf

Nachdem die Verträge zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten unterzeichnet wurden, können Bestellungen ausgelöst und an den Lieferanten gesendet werden. Um die Lieferzeit der Artikel zu verbessern, kann die Firma die Bestellung elektronisch senden, anstatt sie zu versenden oder zu faxen.

Durch Senden einer elektronischen Bestellung können die Informationen direkt in das Computersystem des Lieferanten eingegeben werden. Um sicherzustellen, dass Transparenz vorhanden ist, sollte der Lieferant die Fortschrittsinformationen des Unternehmens bereitstellen, z. B. aktualisierte Liefertermine und Dokumente, z. B. Lieferavis (Advanced Shipping Notice, ASN).

Wareneingang

Nach dem Versand der Artikel vom Lieferanten besteht der nächste Schritt darin, dass diese Artikel beim Kunden eintreffen. Die Artikel werden überprüft, um sicherzustellen, dass die Menge mit der Bestellung übereinstimmt, und die Artikel auf Schäden und Qualität geprüft werden.

Wenn es Probleme mit den Artikeln gibt, die empfangen werden, informiert der Kunde den Verkäufer, so dass entweder Artikel zurückgegeben werden können oder ein Rabatt arrangiert werden kann.

Fakturierung

Der Lieferant kann den Kunden jederzeit nach dem Versand der Artikel in Rechnung stellen. Durch die Verwendung einer elektronischen Rechnungsstellungslösung kann der P2P-Prozess rationalisiert werden, sodass die Informationen in das Kreditorensystem des Kunden eingegeben werden können.

Wenn die Positionen empfangen werden, mit der Rechnung und der Bestellung abgeglichen werden, kann die Rechnungsverarbeitung beginnen.

Rechnungsverarbeitung

Im P2P-Prozess sollte die Verarbeitung von Rechnungen so erfolgen, dass alle vom Lieferanten angebotenen Rabatte erhalten werden. Im ausgehandelten Vertrag kann der Verkäufer Rabatte für Zahlungen anbieten, die der Kunde vor Fälligkeit der Zahlung leistet.

Zum Beispiel kann der Verkäufer einen Rabatt von fünf Prozent für Zahlungen anbieten, die weniger als zehn Tage nach dem Erhalt der Artikel getätigt wurden.

Analytics

Als Teil des P2P-Prozesses sollte ein Unternehmen seine Kaufausgaben vollständig durchsetzen können. Durch die ständige Überwachung der Ausgaben werden Bereiche identifiziert, die Anlass zur Besorgnis geben könnten, wie z. B. Preiserhöhungen bei Anbietern oder Rogue-Ausgaben.

Ein P2P-Prozess, der Best Practices umfasst, kann Unternehmen Geld sparen.

Dies sollte Einschränkungen enthalten, die außerhalb des standardmäßigen P2P-Prozesses erworben werden können.

Durch das Zulassen von Nicht-Standard-Käufen können unnötige Kosten entstehen, und durch die Überwachung dieser Käufe können Ressourcen verschwendet werden, die eingespart werden könnten, wenn der korrekte P2P-Prozess verwendet würde.

Dieser Artikel wurde von Gary W. Marion, Experte für Logistik und Supply Chain für The Balance, aktualisiert.