Alle Personalabteilungen führen umfangreiche Aufzeichnungen. Das Gesetz schreibt vor, dass HR viele von ihnen für bestimmte Zeiträume behalten muss. Die Mitarbeiter sind sich bewusst, dass diese Datensätze existieren (und manche glauben, dass die Datei ihnen von Firma zu Firma folgt, was nicht wahr ist).
Da Mitarbeiter wissen, dass diese Datensätze vorhanden sind, möchten sie diese von Zeit zu Zeit anzeigen, um zu sehen, was die Datei enthält.
Wenn Sie entscheiden, wie Sie den Mitarbeitern (und ehemaligen Mitarbeitern) Zugriff gewähren, beachten Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze.
In vielen Bundesstaaten gibt es Gesetze, nach denen ein Unternehmen bestimmte Teile der Datei für aktuelle und ehemalige Mitarbeiter zur Verfügung stellen muss. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitsrechtsanwalt, um sicherzustellen, dass Ihre Politik alle Gesetze einhält.
Das Bundesgesetz verlangt zum Beispiel, dass Aufzeichnungen, die sich auf das Americans with Disabilities Act beziehen, getrennt von den Personalakten geführt werden. Wenn Ihr Unternehmen HIPAA unterliegt, vergewissern Sie sich, dass auch Ihre medizinische Dokumentation diesem entspricht.
Möglicherweise haben Sie einen großen Spielraum für das, was Sie den Mitarbeitern in ihrer Datei erlauben. Bedenken Sie jedoch, dass selbst wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf bestimmte Informationen hat, wie z. B. Referenzprüfungen, dass im Falle eines Rechtsstreits diese Informationen auffindbar sind.
Weisen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter an, die Dinge genau zu dokumentieren und sich jederzeit an das Gesetz zu halten. Mitarbeiter-Datensätze sind nicht der Ort für Insider-Witze oder abfällige Kommentare.
Diese gehen vor Gericht nicht gut über.
Als allgemeine Regel gilt, dass ein einziger Gatekeeper die Datensätze sicherstellt, dass die Prozeduren eingehalten und konsistent sind. Sie wollen nicht, dass ein HR-Manager es den Leuten erlaubt, ihre Aufzeichnungen an ihre Schreibtische zu bringen, während andere den Zugang verweigern.
Indem jeder einzelne durch eine einzige Quelle gehen muss, bleiben die Dinge konsistent und legal.
Gesetze bezüglich Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Zugang sind schwierig. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden bleiben.
Die folgende Richtlinie ist ein guter Anfang für Ihr Unternehmen, aber denken Sie daran, dass Ihre staatlichen und lokalen Gesetze variieren können.
Muster der Mitarbeiterzugangsberechtigungsrichtlinie
Alle Mitarbeiter, ehemaligen Mitarbeiter und Mitarbeitervertreter können bestimmte Inhalte ihrer Personalakte mit Vorankündigung an das Personalpersonal einsehen. Dokumente, die sich auf die Qualifikationen des Mitarbeiters beziehen, wie Bewerbung, Beförderung, Disziplinarmaßnahme und Transfer , können eingesehen werden . Darüber hinaus kann der Mitarbeiter die Richtlinienabnahmeformulare und Schulungsunterlagen überprüfen.
Dokumente, die der Mitarbeiter nicht überprüfen darf enthalten Verweise oder Referenzprüfungen, Aufzeichnungen über Untersuchungen des Managements, medizinische Aufzeichnungen, Dokumente im Zusammenhang mit einem gerichtlichen Verfahren, jedes Dokument, das die Vertraulichkeit eines anderen Mitarbeiters verletzt und Dokumente für die Mitarbeiterplanung.
Verfahren
Ein Mitarbeiter, der den zulässigen Inhalt seiner Personalakte überprüfen möchte, sollte sich 24 Stunden im Voraus an die Personalabteilung wenden (ausgenommen Wochenenden). Ehemalige Mitarbeiter oder Personen, die dem Personalpersonal nicht bekannt sind, müssen einen Ausweis und / oder einen Nachweis über die Erlaubnis zum Zugriff auf die Personalakte vorlegen.
Mitarbeiter müssen ihre Personalakten in Anwesenheit einer Personalperson überprüfen.
Mitarbeiter dürfen keinen Teil der Personalakte aus dem Büro entfernen.
Der Mitarbeiter kann Fotokopien der Datei oder Teilen der Datei anfordern. In begründeten Fällen wird die Personalabteilung des Personals Fotokopien bereitstellen. Für umfangreiches Kopieren muss der Mitarbeiter die Fotokopien bezahlen.
Wenn der Mitarbeiter mit einem Dokument in seiner Personalakte unzufrieden ist, kann er in Anwesenheit der Personaldienstmitarbeiter eine Erklärung oder Klarstellung schreiben und diese dem umstrittenen Dokument beifügen. Unter keinen Umständen werden Personalverantwortliche oder der Mitarbeiter das tatsächliche Dokument ändern.
Der Mitarbeiter kann auch verlangen, dass ein Dokument aus der Personalakte entfernt wird. Wenn die Personaldienstmitarbeiter zustimmt, kann das Dokument entfernt werden.
Wenn die Mitarbeiter des Personals der Personalabteilung nicht zustimmen, kann gegen die Angelegenheit in der in der Open-Door-Richtlinie des Unternehmens vorgeschriebenen Weise Berufung eingelegt werden.
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