HR Best Practices für die Kommunikation von Vorteilen per E-Mail

Wir leben in einer modernen Welt, in der Informationen in Sekundenschnelle von einer Person zur nächsten um den Globus wandern. Elektronische Post (E-Mail), Textnachrichten und virtuelle Meetings haben in den meisten Unternehmen die Telefon- und Snail-Mail-Kommunikation ersetzt. Sogar die Personalabteilung ist eher in der Lage, eine schnelle E-Mail zu senden, um ein wichtiges Update an mehrere Personen gleichzeitig zu senden, da dies effizient ist.

Eine aktuelle Studie von Adobe zeigt, dass Millennials, die große Gruppe von Mitarbeitern am Arbeitsplatz, jetzt lieber E-Mail-Kommunikation nutzt. Ein Plan zur Übermittlung wichtiger Mitarbeiter-Leistungsupdates ist daher ein Muss.

5 Wege, mehr von Nutzen zu erhalten Kommunikation mit Email

Es gibt immer noch einige strenge Regeln, die beim Senden von Informationen über die Mitarbeiterleistung über E-Mail und andere Formen der digitalen Kommunikation gelten. Diese Regeln sind darauf ausgerichtet, zwei Dinge zu erreichen:

• Sicherstellen der Sicherheit von persönlichen Gesundheitsinformationen (PHI) aller Beteiligten
• Bereitstellung einer klaren Kommunikation über Mitarbeitervorteile für den Endleser

So helfen Sie Ihrem HR-Team, effektiv E-Mails zu verwenden Daten zu Kommunikationsvorteilen, hier einige bewährte Verfahren, die jetzt eingeführt werden müssen.

# 1 - Kennen Sie genau, was Sie per E-Mail kommunizieren möchten

Eines der Hauptziele bei der Kommunikation von Vorteilen per E-Mail ist es, Informationen an viele Personen gleichzeitig zu übermitteln, ohne viel Zeit zu opfern. ..

Es ist jedoch wichtig zu verstehen, was genau Sie per E-Mail kommunizieren müssen. Denken Sie daran, dass die Empfänger der E-Mail wahrscheinlich etwa 10 Sekunden oder weniger damit verbringen, sie zu lesen. Machen Sie diese Zählung, indem Sie eine konzentrierte Kampagne erstellen, die auf eine bestimmte Nachricht ausgerichtet ist. Halten Sie Informationen kompakt und beschränkt auf eine zentrale Idee.

Wenn Sie mehr zu decken haben, senden Sie es in einer Follow-up-E-Mail, damit die Leute sich die Zeit nehmen, es zu lesen. Bevor Sie eine E-Mail versenden, sollten Sie wissen, ob die Nachricht am besten per E-Mail zugestellt wird oder ob ein anderes Format benötigt wird. Manche Leute reagieren besser auf andere Kommunikationsformen.

# 2 - Verwenden Sie korrekte E-Mail-Etikette und Grammatik

Es sollte selbstverständlich sein, aber als ein Vorteil Kommunikationsexperte sollten Sie immer die bestmögliche Grammatik und E-Mail-Etikette verwenden. Verwenden Sie eine auffällige E-Mail-Betreffzeile. Verwenden Sie eine Blindkopie, wenn Sie die E-Mail an eine große Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig senden, um persönliche E-Mail-Adressen zu schützen. Beginnen Sie mit einem einfachen Format für Ihre E-Mail, das eine Begrüßung, einen kurzen Einleitungssatz, unterstützende Details und einen zusammenfassenden Satz enthält, der einen Call-to-Action (falls erforderlich) enthält. Nutzen Sie das Boulding für Fristen oder Termine und fügen Sie die vollständige URL aller Anmeldelinks ein, da einige E-Mail-Anbieter dies nicht gut auf Empfänger übertragen können.Anhänge können in Spam enden, also sparsam verwenden. Geben Sie den Mitarbeitern die Informationen, die für die E-Mail-Nachricht relevant sind.

# 3 - Fügen Sie eine weitere Ebene der Kommunikation hinzu

Denken Sie daran, dass E-Mails von den Konsumenten weitgehend ignoriert werden, da sie täglich täglich in Millionen von Posteingängen eingehen.

Verstehen Sie auch, dass Menschen häufig eine Nachricht in mehreren verschiedenen Formaten und mehrmals hören müssen, bevor sie darauf reagieren. Als Benefit Communicator möchten Sie verschiedene Kommunikationsformen nutzen, um wichtige Nachrichten an die Mitarbeiter zu übermitteln. Denken Sie an Ihre Kommunikationsstrategie mit mehreren Ebenen. Videos, schriftliche Materialien, Postkarten und andere Medien können Mitarbeiter erreichen. Machen Sie alle Kommunikation zugänglich für diejenigen, die Behinderungen oder Sprachbarrieren haben können.

# 4 - Bietet einfach zu lesende Grafiken zur Unterstützung Ihrer Nachricht

Zusätzlich zu der digitalen Kommunikation, die Sie herausgeben, sollten Sie mit Marketingvisuals vor Ort wichtige Benefizveranstaltungen und Deadlines fördern. Wenn sich zum Beispiel die offene Einschreibung nähert, beginnen Sie, Plakate in Bereichen aufzustellen, in denen Mitarbeiter sie sehen können, die über diese Zeit sprechen.

Ein anderes Beispiel könnte die Förderung des Corporate Wellness-Programms mit Postern und Flyern sein, die über gesunde Lebensweise sprechen. Kontinuierliches Bewusstsein und die Aufklärung über die Vorteile von Visuals und Marketing-Tools wie Poster, Flyer und Videoinformationen machen die Vorteile der Kommunikation effektiver. Zentrieren Sie das Marketing auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter, ihre Gesundheitsprobleme und den Wert der Vorteile, die das Unternehmen bietet.

# 5 - Geben Sie den Mitarbeitern alle Informationen, die sie benötigen, um mehr Unterstützung zu erhalten.

Eines der Probleme, die bei E-Mails mit Vorteilen auftreten, ist, dass wichtige Informationen unbeabsichtigt von der Person, die sie sendet, ausgelassen werden. Das Weglassen von Kontaktinformationen, Telefonnummern von Vorteilen und eines Links, um weitere Details zu Leistungsplänen oder Tarifen zu finden, ist niemals eine gute Idee. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail überprüfen und denken Sie daran, sie aus der Perspektive des Lesers zu lesen. Geben Sie mindestens Informationen darüber an, mit wem Sie Fragen zu den Vorteilen beantworten möchten, sowie eine Website-Adresse, über die die Leser weitere Informationen erhalten können.

Vorteile Kommunikation ist zufällig einer der vielen Faktoren, die eine E-Mail-Nachricht bedienen kann, aber seien Sie weise, bevor Sie sich ständig auf diese Form von Nachrichten stützen. Mischen Sie die Dinge auf und nutzen Sie die oben genannten Tipps, um das Beste aus Ihren Kommunikationsbemühungen herauszuholen.

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