Wie schreibe ich eine professionelle E-Mail? 7 Fragen, die Sie stellen müssen, bevor Sie eine Nachricht senden

Seit vielen Jahren sagen die Leute den Niedergang der E-Mails voraus. Zwar verwenden wir andere Formen der Kommunikation wie SMS und soziale Medien, um mit unseren Freunden zu "sprechen" oder unseren Kollegen schnell Nachrichten zu senden. Dennoch verwenden wir immer noch E-Mails, insbesondere für die arbeitsbezogene Kommunikation. Es ist auch das primäre Kontaktmittel, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben. Es ist immer noch wichtig zu wissen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.

E-Mail kann Ihr erster Kontaktpunkt mit jemandem sein und ist daher Ihre erste Gelegenheit, einen Eindruck zu hinterlassen. Seien Sie beim Verfassen Ihrer Nachrichten sehr vorsichtig. Bevor Sie auf "Senden" klicken, beantworten Sie diese 7 Fragen.

1. Ist meine Nachricht fehlerfrei?

Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Fehler. Das ist das Wichtigste, was Sie tun können, bevor Sie sie senden. Falsche Rechtschreibung und schlechte Grammatik werden Sie nachlässig aussehen lassen. Das geht gegen den Eindruck, den Sie zu machen versuchen, vor allem, wenn Sie sich um eine Stelle bewerben.

Korrektur lesen, bis Sie sicher sind, dass Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Tippfehler bemerkt haben. Grammatik. com hat kostenlose Tools, einschließlich einer Erweiterung für den Chrome-Browser, die Ihnen dabei helfen können.

2. Was sagt meine E-Mail-Adresse über mich?

Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse - die Sie übrigens nie für die Jobsuche verwenden sollten - ist wahrscheinlich sehr einfach. Höchstwahrscheinlich ist es eine Variante Ihres Namens.

Möglicherweise haben Sie eine weniger geschäftliche Adresse für persönliche E-Mails gewählt. Eine Adresse, die suggestiv, kindisch oder süß ist, ist okay, wenn Sie sie nur verwenden, um Nachrichten an Ihre Freunde und Familie zu senden, aber wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben müssen, melden Sie sich für ein neues Konto an, das Professionalität vermittelt.

Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Ihren tatsächlichen Namen verwendet. Versuchen Sie Ihren Vor- und Nachnamen. Ihr Vorname, mittlerer Anfangs- und Nachname; oder eine Kombination davon. Senden Sie niemals Ihre professionelle E-Mail von chickybabe @ mymail. com.

3. Sind der Name und die E-Mail-Adresse im Feld "An" richtig?

Wenn Sie beginnen, den Namen eines Empfängers in das Feld "An" einzugeben, füllen die meisten E-Mail-Clients den Rest des Namens mit einem Ihrer Kontakte aus. Sie könnten leicht mit dem falschen Namen in diesem Feld enden, also achten Sie darauf.

Stellen Sie sich vor, welche Probleme auftreten könnten, wenn Sie versehentlich eine E-Mail an den falschen Empfänger senden. Sagen wir, Sie suchen einen Job, während Sie noch beschäftigt sind. Ein Personalverantwortlicher bei einem potenziellen Arbeitgeber könnte einen Namen haben, der mit demselben Buchstaben beginnt wie der Name Ihres derzeitigen Chefs. Wie peinlich wäre es, wenn Sie Ihrem Chef eine Nachricht geschickt hätten, die für diesen Personalchef bestimmt war? Sie möchten nicht nur sicherstellen, dass Ihre Nachricht ihr beabsichtigtes Ziel erreicht, sondern Sie möchten auch sicher sein, dass sie nicht unbeabsichtigt ankommt.

4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger zu adressieren?

Wenn Sie bereits einen Vornamen mit der Person haben, die Sie per E-Mail versenden, ist es in Ordnung, sie auf diese Weise in Ihrer Nachricht zu adressieren.

Wenn Sie jedoch zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, wie sie angesprochen werden möchten, ist es besser, einen formalen Titel wie Herr, Frau, Frau oder Dr. Nachname des Empfängers

Seien Sie immer auf der sicheren Seite. Es kann nicht schaden, formell zu sein. Für einen Hinweis darauf, wie jemand, mit dem Sie bereits eine Beziehung haben, bevorzugt angesprochen wird, können Sie auf frühere Nachrichten zurückgreifen, um zu sehen, wie sie unterschrieben sind. Das wird Ihnen helfen zu entscheiden, was zu tun ist.

5. Vermittelt mein Ton meine Botschaft?

Wie das Sprichwort sagt: "Es ist nicht das, was du sagst, sondern wie du es sagst." Wenn Sie mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, können Sie sich auf Intonation, Körpersprache und Gesichtsausdruck verlassen, um Ihren Wörtern eine zusätzliche Bedeutung zu verleihen.

Wenn Sie versuchen, dieselbe Botschaft schriftlich zu übermitteln, gibt es mehr Raum für Missverständnisse, weil der Leser Ihr Gesicht nicht sehen, Ihre Körpersprache nicht lesen oder Ihre Stimme nicht hören kann.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht höflich und freundlich klingt und dass Ihre beabsichtigte Bedeutung klar ist.

6. Ist meine Botschaft einfach, aber nicht kryptisch?

Wenn Sie Ihre Nachrichten kurz und bündig halten, werden sie leichter zu verstehen sein. Gleichzeitig sollten Sie nichts Wichtiges auslassen. Sie möchten den Empfänger Ihrer E-Mail nicht zwingen zu erraten, was Sie sagen möchten. Ihre Nachricht sollte so präzise wie möglich sein, aber alle notwendigen Informationen enthalten.

7. Habe ich unerwünschte Anhänge hinzugefügt?

Viele Leute weigern sich, E-Mail-Anhänge zu öffnen, die sie nicht erwarten. Sie haben Recht, dies zu vermeiden. Computerviren werden oft in diesen Anhängen übertragen. Wenn Sie eine Datei an jemanden senden möchten, z. B. Ihren Lebenslauf, fragen Sie zuerst Ihren Empfänger um Erlaubnis. Sende es nur, wenn er sagt, dass es okay ist.