Entwicklung einer Unternehmensrichtlinie für Mitarbeiter

Ermitteln Sie die Notwendigkeit einer Richtlinie

Sie möchten die erforderlichen Richtlinien und Verfahren einführen, um einen sicheren, organisierten, benutzerfreundlichen, befähigenden und diskriminierungsfreien Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie möchten jedoch nicht für jede Ausnahme zu akzeptiertem und erwartetem Verhalten eine Richtlinie schreiben. Die Politikentwicklung ist für die vielen Mitarbeiter nicht die wenigen Ausnahmen.

Sie möchten keinen Hort von Richtlinien erstellen, die die Aktionen Ihrer zahlreichen Mitarbeiter steuern - wenn Sie wirklich nur ausreichende Richtlinien benötigen, um die Aktionen einiger weniger zu steuern.

Folglich möchten Sie keine Richtlinien für jede Kontingenz erstellen, sodass nur ein sehr geringer Verwaltungsspielraum bei der Erfüllung individueller Mitarbeiteranforderungen möglich ist. Umgekehrt möchten Sie die erforderlichen Richtlinien haben, damit sich die Mitarbeiter nie so fühlen, als befänden sie sich in einer Umgebung, in der es um Begünstigung und unfaire Behandlung geht.

Wenn Sie zu viele Richtlinien haben, erhöhen Sie auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Manager sie ungleich und ungerecht anwenden. Sie erhöhen die Notwendigkeit, Richtlinien und Kommunikationsinstrumente zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die Richtlinien fair, konsequent angewendet und gut verwaltet werden.

Sie müssen ein gesundes Gleichgewicht finden, wenn Sie eine neue Unternehmensrichtlinie entwickeln. In den meisten Fällen müssen Sie keine neuen Unternehmensrichtlinien entwickeln, solange Sie die Mitarbeiter ansprechen, die sich auf eine für Ihren Arbeitsplatz ungeeignete Weise verhalten.

Mit diesen zehn Schritten bestimmen Sie die Notwendigkeit einer Richtlinie, indem Sie eine Richtlinie verteilen und integrieren.

Überprüfen Sie diese Richtlinien, um zu sehen, ob eine Richtlinie erforderlich ist.

Für jeden der Gründe, warum eine Richtlinie erforderlich sein könnte, werden Beispiele für die Richtlinien bereitgestellt, die in diese Kategorie von Anforderungen für eine Richtlinie fallen können. Eine Richtlinie ist erforderlich:

• wenn die Aktionen der Mitarbeiter Verwirrung über die am besten geeignete Verhaltensweise (Dresscodes, E-Mail- und Internetrichtlinien, Smartphone-Nutzung) anzeigen,
• wenn eine Anleitung zur geeignetsten Vorgehensweise erforderlich ist verschiedene Situationen (Verhaltensnormen, Reisekosten, Kauf von Firmenwaren),
• wenn nötig, um das Unternehmen rechtlich zu schützen (konsequente Untersuchung von Anschuldigungen wegen Belästigung, nicht diskriminierender Einstellung und Beförderung),
• um das Unternehmen in Übereinstimmung zu halten mit staatlichen Richtlinien und Gesetzen (FMLA, ADA, EEOC, Mindestlohn),
• einheitliche Arbeitsstandards, Regeln und Vorschriften (fortschreitende Disziplin, Sicherheitsregeln, Pausenregeln, Raucherregeln) und
• und faire Behandlung für die Beschäftigten (Anspruch auf Leistungen, bezahlte Freistellung, Unterrichtsbeihilfe, Trauerzeit, Jury-Pflicht).

Es kann auch andere Gründe geben, warum Sie eine Politik entwickeln wollen.Denken Sie jedoch daran, dass das schlechte Verhalten eines Mitarbeiters keine Richtlinie erfordert, die alle anderen Mitarbeiter betrifft.

Artikulieren des Ziels der Richtlinie

Nachdem Sie festgestellt haben, dass eine Richtlinie erforderlich ist, bestimmen Sie das Ziel, das Sie beim Schreiben der jeweiligen Richtlinie erreichen möchten. Wenn möglich, sollten Sie den Mitarbeitern mitteilen, warum Sie die Richtlinie implementieren.

Sie benötigen genügend Details in der Richtlinie, um die Position des Unternehmens klar zu machen, aber Sie können niemals hoffen, jede potenzielle Situation abzudecken, die durch die Richtlinie angesprochen wird.

Folglich ist das Ziel mit einer Politik kurz und einfach. Erkennen Sie, dass dies möglicherweise nicht mit Richtlinien zu Bereichen wie dem Ansatz des Unternehmens im Familienmedizin- und Urlaubsgesetz, Diskriminierungs- oder Beschwerdeuntersuchungen oder dem progressiven Disziplinarsystem möglich ist.

Aber wie viel können Sie wirklich übers Autofahren sagen, wenn Sie mit einem Smartphone sprechen? Nutzen Sie also den gesunden Menschenverstand, wenn Sie das gewünschte Ergebnis aus Ihrer Richtlinie ermitteln.

Informationen sammeln

Dieser Abschnitt von TheBalance. com bietet Beispielrichtlinien wie viele andere Websites, obwohl andere Unternehmen häufig für ihre Richtlinien Gebühren verlangen. Sogar Websites, die Gebühren verlangen, stellen kostenlose Samples bereit, damit Sie ihre Richtlinien testen können.

Sie haben Probleme, eine Beispielrichtlinie zu finden, die genau auf Ihre Unternehmensumstände, -sprache und -kultur zugeschnitten ist. Aber online recherchieren und Beispielrichtlinien finden, die eine Basis für die Überarbeitung von Beispielrichtlinien bieten, anstatt Ihre Richtlinie von Grund auf neu zu schreiben.

Sie können auch einen Dienst abonnieren, der Beispiele wie Personalrichtlinien und Beispiele bereitstellt. Externe Richtlinienquellen werden ebenfalls in diesem Richtlinienbeispielverzeichnis bereitgestellt. Schließlich bietet die Society for Human Resources Management (SHRM) den Mitgliedern Stichproben an.

In einigen Fällen möchten Sie vielleicht sogar mit Ihrem Arbeitsrechtsanwalt sprechen. Anwaltskanzleien schreiben generische Richtlinien für ihre Kunden, die Sie auch an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Besonders wenn ein neues Gesetz erlassen wird oder das Arbeitsministerium neue Regeln erlässt, wird Ihr Anwalt wahrscheinlich eine begleitende Politik entwickeln.

Entwickeln und schreiben Sie die Richtlinie

Schreiben Sie die Richtlinie mit Hilfe von einfachen Wörtern und Konzepten. Sprechen Sie direkt mit den Personen, die die Richtlinie lesen, durchsetzen und leben werden.

Fragen Sie nach jedem Absatz nach "Was-wäre-wenn" -Fragen, um sicherzustellen, dass die Richtlinie die Grundlagen und die normalen Ausnahmen und Fragen abdeckt.

Aber besessen Sie sich nicht darüber. Wie gesagt, deckt keine Politik jemals jede mögliche Kontingenz ab.

Überprüfen der Richtlinie

Wählen Sie mehrere Mitarbeiter oder sogar eine kleine Pilotgruppe aus, um die Richtlinie zu lesen und Fragen zu der Richtlinie zu stellen. Diese Überprüfung gibt Feedback, dass Mitarbeiter die Richtlinie verstehen und befolgen können.

Schreiben Sie die Richtlinie auf der Grundlage der Rückmeldung neu.

Managementunterstützung für die Richtlinie anfordern

Überprüfen Sie die Richtlinie mit den Managern, die die Richtlinie führen und umsetzen müssen. Sie werden ihre Unterstützung und das Eigentum an der Richtlinie haben wollen.Sie haben diesen Prozess bereits viel früher begonnen, und zwar bereits dann, wenn Sie die Notwendigkeit für die Richtlinie ermittelt haben. Die Unterstützung durch das Management bei der Implementierung der Richtlinie ist jedoch entscheidend.

Rechtliche Prüfung der Richtlinie anfordern

Wenn die Richtlinie rechtliche Auswirkungen hat, von Natur aus streitig ist und persönliche Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat (z. B. Sicherheitsverfahren), sollten Sie die Richtlinie von Ihrem Anwalt überprüfen lassen, bevor Sie diese verteilen. die Politik weiter.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Anwalt mitteilen, dass die Richtlinie nicht in legalisch umgeschrieben werden soll. Sie möchten, dass die Richtlinie auf rechtliche Auswirkungen und eine angemessene Formulierung überprüft wird.

Implementieren Sie die Richtlinie

In kleinen Gruppen, einzeln oder in einer Unternehmensbesprechung, abhängig von der kontroversen Natur der Richtlinie und der Leichtigkeit, mit der die neue Richtlinie verstanden, verteilt und überprüft wird. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Die Politik sollte immer aus der Politik auf einem Stück Papier bestehen, wobei der Mitarbeiter auf einem zweiten Blatt abzeichnet.

Mitarbeiter können sich abmelden, dass sie die Richtlinie erhalten und verstanden haben, aber eine Kopie für ihre eigenen Dateien behalten.

Beispielerklärung für die Richtlinienabmeldung

Dies ist eine Beispielabrechnungsanweisung zur Verwendung:

Ich bestätige den Empfang und das Verständnis der Richtlinie (Ihr Unternehmen). Die Richtlinie ist bis auf weiteres gültig (Datum).

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Mitarbeitersignatur

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Mitarbeitername (Bitte drucken)

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Datum

Entscheiden, wie Sie die Richtlinie in der Zukunft kommunizieren

Schließen Sie die Richtlinie ein Ihr Mitarbeiterhandbuch. Möglicherweise möchten Sie auch, dass die Richtlinie Teil Ihrer neuen Mitarbeiterausrichtung wird.

Einige Unternehmen platzieren Richtlinien in ihrem Intranet oder in einem Richtlinienordner im gemeinsamen Laufwerk des Computernetzwerks. Bestimmen Sie, ob Sie die Richtlinie durch zusätzliche Methoden verteilen möchten.

Sie möchten auch frühere Richtlinien, die diese Richtlinie ersetzt, archivieren und datieren. Sie können sie in Zukunft für rechtliche oder andere Zwecke benötigen.

Interpretieren und Integrieren der Richtlinie

Unabhängig davon, was Sie in die Richtlinie schreiben, bestimmen Ihre spätere Richtlinienanwendung und Arbeitspraktiken die tatsächliche Bedeutung der Richtlinie. Denken Sie konsistent und fair , während Sie die Politik im Laufe der Zeit interpretieren.

Wenn Sie feststellen, dass sich Ihre Vorgehensweisen von der schriftlichen Richtlinie unterscheiden, ist es an der Zeit, die Richtlinie zu überprüfen und neu zu schreiben, und der Zyklus beginnt erneut.

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