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Wer wusste, dass Bestellungen von Speisen und Getränken so viel Mathematik erforderten? Nun, wenn Sie neu in der Veranstaltungsplanung sind, dann mag diese Erkenntnis Sie überraschen, aber Tatsache ist, dass die Catering-Welt stark von Zahlen angetrieben wird. Gastzählungen, Portionsgrößen und Liefertermine tragen allesamt zur Rentabilität des Essensdienstes bei, und sogar kleine Anzahländerungen können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, Abendessen an Hunderte von Gästen zu servieren.
Aus diesem Grund benötigen die Meetingplaner ein festes Verständnis der Cateringzahlen, um die Qualität der Speisen zu gewährleisten und Strafgebühren zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Abbildungen und Begriffe, mit denen Sie sich vertraut machen können.
Geschätzte Anzahl
Dies ist die Anzahl der Gäste, für die Sie zunächst Ihre Ereignisprojektionen erstellen. Es gibt keine wirkliche Verpflichtung mit der geschätzten Zählung, da es eher eine "Arbeitsnummer" ist, die verwendet wird, um Kosten und Personalbedarf zu schätzen.
Erwartete Anzahl
Die erwartete Anzahl wird zwei oder drei Wochen vor einem Ereignis eingegeben. Es stellt eine genauere Zählung der erwarteten Gäste dar und ist vertraglich an die endgültige Zählung gebunden. Jeder Catering-Betrieb hat seine eigenen Richtlinien für erwartete Zählungen, aber im Allgemeinen sollte er nicht um mehr als 15% der endgültigen Zählung abweichen.
Endgültige Anzahl / Garantierte Anzahl
Dies ist die Anzahl der Mahlzeiten, für die Sie bezahlen werden, und sie stellt auch die Anzahl der Platzierungen dar, die das Catering-Team im Raum festlegen wird.
Bei Änderungen, die nach dem Fälligkeitsdatum an dieser Nummer vorgenommen werden, können Strafgebühren oder Verzugsgebühren anfallen. Daher ist es wichtig, dass der Planer ein RSVP-Datum festlegt, das vor dem Garantiedurchlauf liegt.
Drop-Prozentsatz
Es gibt zwei Winkel, um Prozentsätze zu löschen. Die erste wird durch Verpflegung berechnet, um zu sehen, wie viel von Ihrer letzten Zählung von Ihrer erwarteten Anzahl gefallen ist.
Wenn der Prozentsatz zu hoch ist (über 20%), kann eine Strafgebühr für Ausgaben im Zusammenhang mit Personal- und Lieferaufträgen ausgegeben werden. Planer verwenden Drop-Prozentsätze, um abzuschätzen, wie viele "No-Shows" zu erwarten sind. Eine Drop-Rate von 2% ist für bezahlte oder Ticket-Events durchschnittlich. Dieser Durchschnitt kann bei Veranstaltungen, die frei sind, über 5% steigen. Wie Sie sich vorstellen können, zeigen die Teilnehmer eher, wenn sie Geld in eine Veranstaltung investieren.
Mahlzeitenkarten
Einige Planer bieten mehr als ein Entree bei formalen Mahlzeiten an, wodurch eine weitere Berechnungspflicht entsteht. Hotels und Banketträume wollen nicht feststecken, wie viele Gäste sich für Steak oder Hühnchen entscheiden, daher liegt es an den Planern, durch ihr RSVP-System eine genaue Zählung jeder Wahl zu erhalten. Am Veranstaltungstag sollte jeder Teilnehmer eine farbige Speisekarte erhalten, die er auf den Tisch legen kann, damit die Server automatisch wissen, welches Gericht sie bestellt haben.
Getränkekarten
Event-Planer können Getränkekarten verwenden, um die Kosten für den Betrieb einer offenen Bar zu kontrollieren.Dies wird erreicht, indem jedem Gast ein oder zwei Getränkekarten bei der Registrierung gegeben werden. Der Barkeeper akzeptiert die Tickets gegen einen Drink, und Gäste, die über das Ticket hinaus trinken, können bar bezahlen. Eine Sache über Getränkekarten zu beachten ist, dass der Veranstaltungsort Ihnen das teuerste Getränk pro Ticket berechnen wird.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dieses System bei einer Bier- oder Weinbar oder einer Hausbar zu verwenden, da die Auswahl näher bepreist wird.
Arbeit mit dem System
Letztendlich ist es Sache des Veranstaltungsplaners, der Catering-Abteilung genaue Zahlen zu liefern. Jene Planer, die die Richtlinien und Fristen ignorieren, die von ihrem Anbieter ausgegeben werden, können am Ende mehr als sie sollten in Form von Strafen und anderen Gebühren bezahlen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, die Catering-Richtlinien vor der Planung der Veranstaltung durchzulesen. Im Anschluss daran hilft Ihnen eine einfache Regel, die am besten geeigneten Daten und Kosten für die Gäste auszuwählen.
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