Schreiben für Business - Management und Führung

Der Zweck des Geschäftsschreibens besteht darin, Informationen an andere Personen weiterzugeben oder Informationen von diesen anzufordern. Um effektiv für das Geschäft zu schreiben, müssen Sie vollständig, präzise und präzise sein. Ihr Text sollte so geschrieben sein, dass der Leser leicht verstehen kann, was Sie erzählen oder fragen.

Vieles fürs Schreiben ist schlampig, schlecht geschrieben, unorganisiert, mit Jargon übersät und unvollständig.

Oft ist es entweder zu lang oder zu kurz. All diese Attribute tragen zu einer ineffektiven Geschäftsentwicklung bei.

Ob Sie einen Verkaufsvorschlag, eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder eine Bedienungsanleitung für ein Softwarepaket schreiben, es gibt bestimmte Schritte, die Sie befolgen müssen, um effektiv zu sein. Befolgen Sie diese fünf Schritte:

Organisieren Sie Ihr Material
Betrachten Sie Ihr Publikum
Schreiben Sie Ihre Gedanken auf
Korrekturlesen Sie Ihr Material
Bearbeiten Sie Ihr Material

Organisation ist der Schlüssel

Wenn Sie es nicht tun Um Ihr Material zu organisieren, wird es nicht gut fließen und es ergibt keinen Sinn. Schreiben kann einfach oder kompliziert sein. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, in der eine Besprechung angekündigt wird, müssen Sie nur Ihre Gedanken sammeln. Auf der anderen Seite müssen Sie wahrscheinlich eine komplexe Skizze vor dem fertigen Material entwickeln, wenn Sie die Ergebnisse einer bahnbrechenden pharmazeutischen Studie aufschreiben. Was auch immer die Aufgabe ist, ohne ein angemessenes Organisationsniveau (selbst wenn Sie Ihre Gedanken ordnen), können Sie nicht alles einschließen, was Sie brauchen oder nicht, um die wichtigsten Themen hervorzuheben.

Auslassungen oder ein falscher Fokus lassen Ihr Unternehmen weniger klar schreiben.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie anfangen zu schreiben, denken Sie über Ihre Zielgruppe nach. Beispielsweise kann eine Präsentation über das neue 401 (k) -Programm Ihres Unternehmens den gleichen Umriss haben, wenn sie sowohl Ihrem CFO als auch Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, aber der Grad der von Ihnen eingegebenen Details variiert.

Sie müssen auch den Ton berücksichtigen. Eine kurze E-Mail an Ihr Team, die Sie an die jährliche Firmenauswahl erinnert, wird nicht den gleichen Ton haben wie Ihre Mitteilung zum Jahresbericht Ihres Unternehmens.

Denken Sie auch daran, dass Sie Ihrem Publikum effektiver kommunizieren, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie hören möchten, und nicht darauf, was Sie sagen werden.

Ein Wort über gutes Schreiben

Gute Schriftsteller haben unterschiedliche Schreibstile. Einige bevorzugen es, alles zu schreiben und dann zurückzugehen und es zu bearbeiten. Andere ziehen es vor, zu bearbeiten, während sie weitergehen. Manchmal variiert ihr bevorzugter Stil je nachdem, was sie schreiben.

Wenn Sie schreiben (oder wenn Sie editieren), beachten Sie die Länge. Sie sollten genug Wörter verwenden, um Ihre Bedeutung klar zu machen, aber verwenden Sie keine unnötigen Wörter, nur um es blumig zu machen. Business writing muss klar und prägnant, nicht ausführlich und blumig sein.Denken Sie daran, niemand in der Wirtschaft hat Zeit, mehr als nötig zu lesen.

Machen Sie Ihr Stück andererseits nicht zu kurz. Sie müssen genug schreiben, damit Ihre Bedeutung klar ist und nicht missverstanden wird. Stellen Sie sich vor, ein Gerät in einem Lagerhaus wäre mit "Gebraucht aber gut" gekennzeichnet. Es wäre unklar, ob dies bedeutete, dass das Gerät viel benutzt worden war oder dass das Gerät nicht mehr neu, aber funktional war.

Ein paar zusätzliche Worte hätten die Bedeutung deutlich gemacht. Vermeiden Sie auch Jargon oder Abkürzungen, weil sie verschiedenen Lesern unterschiedliche Dinge bedeuten können. Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Autoren alle schriftlichen Materialien, sogar E-Mails, korrigieren und bearbeiten.

Korrekturlesen und Bearbeiten

Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Autoren alle schriftlichen Materialien und sogar E-Mails Korrektur lesen und bearbeiten. Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, lesen Sie Ihre Arbeit Korrektur. Sie müssen es dann möglicherweise bearbeiten. Das Korrekturlesen liest das, was Sie geschrieben haben, neu, um sicherzustellen, dass alle Wörter in Ihrem Kopf richtig auf das Papier geschrieben wurden. Da unsere Gehirne schneller arbeiten als unsere Finger, können Sie Wörter weglassen, ein Ende weglassen oder das falsche Homonym verwenden (z. B. "dort" statt "ihr"). Das Korrekturlesen fängt diese Fehler auf. Offensichtlich ist das Korrekturlesen einer einzeiligen E-Mail einfach, und es genügt, wenn Sie es einfach überschauen.

Wenn Sie jedoch eine Bedienungsanleitung schreiben, wird Ihr Korrekturlesen komplizierter und dauert länger.

Nachdem Sie Ihr Material Korrektur gelesen haben, können Sie es bearbeiten. Manchmal können Korrekturlesen und Bearbeiten gleichzeitig durchgeführt werden, aber es ist effektiver, wenn sie sequentiell ausgeführt werden.

Der Grund für das Bearbeiten besteht darin, das, was Sie geschrieben haben, zu korrigieren oder zu ändern, um das Material besser klingen (und lesen) zu können. Beim Schreiben für das Geschäft bedeutet dies, die Fehler zu beheben und den Text so klar und prägnant wie möglich zu machen.

Du schreibst keinen Roman

Wenn du geschäftlich schreibst, schreibst du nicht den nächsten "großen amerikanischen Roman". Ihr Schreiben sollte so anschaulich wie nötig sein, aber Sie brauchen keine lebhaften Wortbilder mit vielen großen Worten und Redewendungen zu malen. Wenn du "Glashäuser" meinst, schreibe nicht "Glaskörperdomizile", sondern "Glashäuser".