Strategien zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung

Für viele Unternehmen erhält die Kreditorenbuchhaltung wenig Aufmerksamkeit, wenn nicht etwas schief geht. Es gibt jedoch viel zu gewinnen aus der gut geführten Kreditorenbuchhaltung. Umgekehrt gibt es viele Probleme, die von einem kommen können, der nur humpelt. Diese Abteilung hat oft enorme Auswirkungen auf den Cashflow eines Unternehmens und es gibt Möglichkeiten, die durch die Nutzung von Zahlungsvereinbarungen mit Lieferanten gewonnen oder verloren werden können.

Eine gut geführte Kreditorenbuchhaltung sollte in der Lage sein, Mengenrabatte und Frühbucherrabatte in Anspruch zu nehmen und den besten Weg zu finden, um die meisten Barmittel für andere Ausgaben und Investitionen einem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Diese Abteilung sollte auch in der Lage sein, sicherzustellen, dass Lieferanten ihre Verpflichtungen auf der Grundlage von Vereinbarungen und Verträgen erfüllen. Wenn Volumen- oder Qualitätsstandards nicht erfüllt werden, werden Probleme gelöst und angemessene Korrekturmaßnahmen ergriffen.

Gemeinsame Probleme mit der Kreditorenbuchhaltung

Obwohl es zahlreiche Möglichkeiten gibt, Kosten zu senken und Geld freizusetzen, gibt es auch eine Reihe von Hindernissen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie versuchen, diese Ziele zu erreichen. Laut der Canon Accounts Payable Optimization Study von 2014 war die Papierverarbeitung für viele Unternehmen eine der größten Problemquellen, da die Zeit, die für die Papierrechnung benötigt wird, das größte Problem darstellt.

Weitere wichtige Bedenken waren:

• Gewährleistung, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen
• Straffung des Rechnungsgenehmigungsprozesses
• Beziehen der besten Zahlungsbedingungen bei Lieferanten und Sicherstellen, dass Verpflichtungen eingehalten werden beidseitig erfüllt
• Umgang mit einer Vielzahl von Lieferantenbuchhaltungs- und Abrechnungssystemen
• Aufzeichnen und Verifizieren der Sicherheit von Daten und Transaktionen

Viele der aufgelisteten Probleme werden verschlimmert oder durch die Abhängigkeit von Papierrechnungen verursacht. Verlorener Papierkram ist in vielen Unternehmen ein häufiges Problem, das zu verspäteten oder verpassten Zahlungen führt. Während eine Reihe von Unternehmen an der Digitalisierung ihrer Papiere interessiert sind, versendet die Mehrheit der Lieferanten weiterhin Papierrechnungen oder sendet sie per Fax.

Die meisten kleinen Unternehmen erledigen ihre eigenen Rechnungen, und vieles davon wird manuell erledigt. Da nur wenige Anbieter auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben, investieren die meisten Unternehmen große Mengen an Arbeitskräften, indem sie manuell Daten eingeben und digitale Kopien der Dokumentation erstellen.

Die Verwendung der Papierdokumentation verlangsamt häufig den Rechnungsgenehmigungsprozess, da Kopien erstellt und den entsprechenden Mitgliedern des Managements zur Überprüfung zugestellt werden müssen. Wenn der Papierkram nicht leicht zugänglich oder in digitaler Form verfügbar ist, ist es eine Herausforderung, Daten zu analysieren und sicherzustellen, dass die besten Zahlungsvereinbarungen getroffen werden und dass die Verpflichtungen erfüllt werden.Pünktliche und vorzeitige Zahlungsvereinbarungen können leicht verloren gehen, wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, Zahlungen zu leisten, wenn sie dazu aufgefordert werden, so dass Probleme im Zusammenhang mit Papierkram kostspielig sein können.

Verbesserungen und Optimierung

Aufgrund der Tatsache, dass eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit dem ordnungsgemäßen Ablauf von Kreditorenbuchhaltungen von den gleichen Ursachen herrührt, gibt es auch einige Anpassungen, die Organisationen vornehmen können, die sich um viele kümmern werden. Bedenken zur gleichen Zeit. Drei der effektivsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Prozesse im Kreditorenbereich optimieren können, sind:

• Verwenden Sie die Texterkennung für die Digitalisierung von Dokumenten
• Nutzen Sie für Lieferanten zugängliche Online-Portale
• Verwaltungsabläufe erstellen

OCR

Während viele Unternehmen routinemäßig Scanner nutzen, um digitale Kopien von Papierkram zu erstellen, wird im Allgemeinen nur ein Bild eines Dokuments erstellt, das auf einem Computer gespeichert ist. Das bedeutet, dass Informationen immer noch manuell in eine Datenbank eingegeben werden müssen. Daher ist der Verlust von Datensätzen weniger ein Problem, aber immer noch zeitaufwendig.

Bei der Objektzeichenerkennung oder OCR wird ein Dokument gescannt und Daten daraus abgerufen. Diese Daten können automatisch einer Datenbank oder einer Tabelle hinzugefügt werden. Der OCR-Prozess hilft dabei, das Problem von manuellen Dateneingabefehlern zu reduzieren, und ermöglicht die Eingabe von Informationen, sobald die Formulare empfangen wurden. OCR nimmt für einen Mitarbeiter ungefähr die gleiche Zeit in Anspruch wie das Scannen eines Dokuments, um eine Bilddatei zu erstellen, und erfordert im Allgemeinen keine zusätzlichen Schritte. Per Gartner gibt es Organisationen, die in der Lage sind, 80 Prozent oder mehr ihrer Rechnungen zu buchen, ohne dass ein Mitarbeiter direkt beteiligt sein muss.

Lieferantenportale

Durch die Optimierung des Prozesses zur Eingabe von Rechnungen und Daten in ein zentralisiertes System können Unternehmen ein Onlineportal erstellen oder nutzen, das es Unternehmen und ihren Lieferanten ermöglicht, Bestellungen zu verfolgen, Rechnungen zu prüfen und zu sehen, wann Zahlungen erfolgen. werden hergestellt. Wenn Sie diese Daten einer Reihe von Personen in einer Organisation zur Verfügung stellen, können Sie sicherstellen, dass die Kreditorenbuchhaltung über eine ordnungsgemäße Überwachung verfügt, und Sie können die für die Genehmigung von Rechnungen benötigte Zeit verkürzen. Durch den Zugang von Lieferanten zu dem Portal können diese Unternehmen Rechnungen einreichen und Zahlungen verfolgen sowie auf Probleme mit eingehenden Lieferungen oder Rechnungen aufmerksam gemacht werden.

Einrichten von Workflows und Prozessen

Eine Organisation entscheidet sich jedoch dafür, ihre Datenverwaltungsbemühungen zu bewältigen. Es ist wichtig, dass ein etablierter Prozess für die Verwaltung von Konten und Zahlungen vorhanden ist. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass die Betriebsabläufe funktionieren, und Alternativen finden, wenn sie schwerfällig sind oder zu Fehlern oder Verzögerungen führen. Laut Deloitte sollten diese Prozesse genau beschreiben, was die Kreditorenbuchhaltung tut, wenn sie eine Rechnung erhält, wie Daten eingegeben und geteilt werden und wie der Prozess für die Genehmigung von Rechnungen ist. Es sollte auch Richtlinien geben, um die besten Möglichkeiten für den Umgang mit verschiedenen Arten von Lieferanten zu bestimmen.

Während viele Lieferanten Rabatte für Zahlungen innerhalb von 30 oder 90 Tagen anbieten, ist es möglicherweise nicht den Rabatt wert, wenn dies den Cashflow eines Unternehmens hemmt. Es ist auch wichtig, dass es eine Möglichkeit gibt, zu überprüfen, ob sowohl das Unternehmen als auch die Lieferanten die Vorschriften eines Vertrags oder einer Vereinbarung erfüllen. Durch die Einrichtung von Workflows zur Lösung dieser Probleme können Unternehmen die richtigen Entscheidungen treffen.

Wenn Lieferanten nicht rechtzeitig, in ausreichenden Mengen oder in angemessener Menge liefern, können Unternehmen keine Rechnungen bezahlen, bis diese Angelegenheiten geklärt sind. Ein Workflow kann kritisch sein, um festzustellen, was getan werden sollte, wenn diese Probleme auftreten. Darüber hinaus müssen Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig erfolgen, um Preisnachlässe zu vermeiden oder Strafzahlungen für verspätete Zahlungen zu verlangen. Jede Lieferantenvereinbarung muss dokumentiert und aktualisiert werden, wenn sich die Dinge ändern, und die Prozesse sollten sicherstellen, dass jedes Konto angemessen behandelt wird.

Das Erstellen von Workflows kann auch Unternehmen helfen:

Outsourcing

Die Digitalisierung von Datensätzen, die Implementierung von OCR und die Nutzung eines Portals, auf das Lieferanten zugreifen können, sind für kleinere Unternehmen möglicherweise nicht erforderlich. Kosten verhindern, dass ein Unternehmen diese Vorteile nutzen kann. Während die Kosten für die Einrichtung und Wartung elektronischer Systeme für viele kleine und mittlere Unternehmen unerschwinglich sind, ist dies oft nicht notwendig. Es gibt eine Vielzahl von Drittanbietern, an die Organisationen diese Aufgaben auslagern können. Unternehmen können Outsourcing-Unterstützung für alles von der Einrichtung eines OCR-Prozesses bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung von Workflows für die Analyse von Lieferantenverträgen erhalten.

Während Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sind, die Kosten für die Implementierung einer Vielzahl von IT-Systemen selbst zu tragen, ist es oft sehr kostengünstig, wenn sie von Dritten bearbeitet werden. Unternehmen müssen die Kosten für die Nutzung externer Parteien vergleichen, um diese Systeme gegen die potenziellen Einsparungen und den Wert der Freigabe von Bargeld zu entwickeln, aber durch Outsourcing können Unternehmen Technologie und Systeme nutzen, die normalerweise zu teuer wären.

• Stellen Sie sicher, dass Bestellungen für jede neue Bestellung erstellt werden
• Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen mit den empfangenen Produkten übereinstimmen und vertragliche Vereinbarungen treffen
• Prüfen Sie die Datensätze, um sicherzustellen, dass Zahlungen getätigt werden und nicht dupliziert werden
• Bestimmen Sie die beste Zahlungsmethode für Rechnungen, z. B. durch EFTs oder Kreditkarten, um die Gebühren zu senken