Sollten Sie einem Mitarbeiter ein Firmenauto geben?

Einem Mitarbeiter die Nutzung eines Firmenwagens zu geben, klingt nach einer guten Idee. Aber wie immer ist es komplizierter als es scheinen mag, vor allem in Bezug auf Steuern.

Dieser Artikel führt Sie durch einige Probleme im Zusammenhang mit Angestellten von Firmenwagen.

Nur die geschäftliche Nutzung ist abzugsfähig

Unabhängig davon, wer ein Auto fährt oder wer ein Auto besitzt, ist nur die geschäftliche Nutzung dieses Fahrzeugs als Betriebsausgabe abzugsfähig. Wer das Auto fährt, muss für die geschäftliche Nutzung stets aktuelle Aufzeichnungen über das Fahren führen.

Das Geschäftsereignis muss am Tag des Auftretens aufgezeichnet werden und die Details des Zwecks, des Datums, des Standorts oder der Kilometer enthalten.

Sie können Arbeitnehmern eine Selbstbeteiligung erteilen

Die meisten Unternehmen gewähren den Arbeitnehmern eine Selbstbeteiligung, um ihnen die Kosten für das Führen eines Autos zu Geschäftszwecken zu erstatten. Die Zulage kann zusätzlich zur Bereitstellung des Fahrzeugs an den Arbeitnehmer gewährt werden.

Diese Zulage ist kein steuerpflichtiger Vorteil für den Arbeitnehmer, solange er durch einen rechenschaftspflichtigen Plan gewährt wird. Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist eine Reihe von Verfahren, die Ihr Unternehmen einrichtet, um das dem Mitarbeiter gewährte Geld angemessen zu berücksichtigen. Der IRS möchte sicherstellen, dass Sie den Mitarbeitern keine Vorteile gewähren, sondern dass es sich um legitime Geschäftsausgaben handelt, die vom Mitarbeiter bezahlt und von Ihnen erstattet werden.

Sie müssen einen IRS Accountable Plan

Um einen rechenschaftspflichtigen Plan zu haben, müssen die Autoausgaben einen legitimen Geschäftszweck haben, der Mitarbeiter muss Ihnen angemessene Aufzeichnungen über den Geschäftsgebrauch und die ausgegebenen Beträge liefern, und der Mitarbeiter muss überschüssige Erstattungen zurückgeben. innerhalb einer angemessenen Zeitspanne.

Die Selbstbeteiligung, die Sie Mitarbeitern geben, kann entweder anhand der Standard-IRS-Rate (unterschiedlich pro Jahr) oder der tatsächlichen Ausgaben ermittelt werden. Die Methode, die Sie verwenden, liegt bei Ihnen, mit einigen Einschränkungen.

Wenn Sie keinen rechenschaftspflichtigen Plan erstellen und verwenden, ist jede Erstattung oder Erstattung, die Sie Mitarbeitern zum Fahren erteilen, für sie steuerpflichtig, und Sie müssen die Erstattungsbeträge in ihre Gehälter einbeziehen und Steuern einbehalten.

Mitarbeitereinsatz eines Autos ist ein Arbeitsbedingungsnutzen

Ein Arbeitsleistungsvorteil nach dem IRS ist "Eigentum und Dienstleistungen, die Sie einem Angestellten zur Verfügung stellen, damit der Angestellte seinen oder ihren Job ausführen kann. " Diese Leistung ist von den Einkünften des Arbeitnehmers ausgeschlossen, unter der Annahme, dass der Arbeitnehmer den Abzug auf einer persönlichen Steuererklärung vornehmen könnte. Im Falle eines Firmenwagens. Denken Sie daran, dies ist nur die geschäftliche Nutzung des Autos, die (a) als Betriebsausgabe zulässig ist und (b) nicht als Vorteil für den Arbeitnehmer zu versteuern ist.

Die Verwendung des Fahrzeugs durch den Mitarbeiter aus persönlichen Gründen ist jedoch nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, weder für den Mitarbeiter noch für Ihr Unternehmen.So funktioniert das:

Persönliche Nutzung eines Firmenautos ist ein steuerpflichtiger Vorteil

Grundsätzlich ist alles, was Sie Mitarbeitern geben, ein steuerpflichtiger Vorteil. Wenn Sie einem Mitarbeiter die Nutzung eines Autos gewähren, wird der persönliche Gebrauch durch den Mitarbeiter vom IRS als eine nicht zahlungswirksame Nebenleistung betrachtet.

Intuit Payroll sagt: "Ein Teil des Wertes des Autos wird als Teil der Gesamtvergütung des Arbeitnehmers für Steuerzwecke betrachtet." Sie müssen den Wert dieser Leistung berücksichtigen und sie auf dem Gehalt des Angestellten zeigen, und natürlich Bundes und Staatssteuern und FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern) von diesem Betrag, ebenso wie von anderen Löhnen und Leistungen.

Autos sind Eigentum eines Unternehmens

Eine letzte Anmerkung: Geschäftsfahrzeuge befinden sich in einer besonderen Vermögensklasse für Gewerbesteuerzwecke. Sie gelten als denkmalgeschützte Liegenschaft, zu der sowohl geschäftliche als auch private Zwecke gehören.

Unabhängig davon, ob Sie das Auto einem Mitarbeiter geben oder es selbst benutzen, wenn das Fahrzeug weniger als 50% der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt wird, können Sie die geschäftliche Nutzung dennoch abziehen, aber Sie müssen geradlinig fahren. Abschreibung.

Wenn Sie sich entscheiden, einem Mitarbeiter ein Firmenauto zu geben

Sehen wir uns ein Beispiel an, um zu sehen, wie alles funktioniert:

Ihr Unternehmen mietet ein Auto und gibt es Mary, um es für Unternehmen zu nutzen. Fahren.

Mary muss gute Aufzeichnungen über die Trennung zwischen geschäftlichem und privatem Gebrauch führen und Ihrem Unternehmen detaillierte Berichte liefern. Nehmen wir an, sie fährt 50% für das Geschäft und 50% für den persönlichen Gebrauch.

Unabhängig davon, wer das Auto fährt, ist der Mietvertrag im Firmennamen, so dass die Leasingzahlung als Betriebsausgabe absetzbar ist , jedoch nur in dem Umfang, wie es geschäftlich genutzt wird. (Wenn das Auto gekauft wird, ist die Abschreibung auf dem Auto abzugsfähig, wieder nur für den geschäftlichen Teil seiner Verwendung.)

Wenn Sie Mary für ihre Geschäftsfahrkosten erstatten, müssen Sie dies nicht berücksichtigen. erstattungsfähig, wenn Sie einen rechenschaftspflichtigen Plan haben, wie oben beschrieben.

Aber der Wert des Autos für die persönliche Fahrzeit muss in Marys Einkommen (und Zurückbehaltung) enthalten sein. Wenn die monatliche Miete für das Firmenauto Mary $ 500 beträgt, müssen Sie $ 250 pro Monat in ihren Gehaltsscheck einbeziehen.

Warum es wichtig ist, gute Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung zu führen

Wie Sie aus der obigen Diskussion ersehen können, ist es sehr wichtig, dass der Fahrer des Firmenwagens ausgezeichnete Aufzeichnungen führt, um die Menge des Geschäftsbetriebs nachzuweisen.

Dieser Nachweis ist erforderlich:

• So können Sie die Kosten für die Mitarbeiter-Fahrtkosten erstatten und müssen diese nicht in den Lohn des Mitarbeiters einbeziehen.
• Um den geschäftlichen Nutzen nachzuweisen, müssen Sie diesen Teil des Fahrzeugwerts nicht Mitarbeiterlohn,
• So können Sie mehr Abschreibungskosten abziehen, und
• So können Sie mehr vom Wert des Autos für Ihre anderen Geschäftsausgaben verwenden.

Weitere Informationen in IRS-Veröffentlichungen

• IRS-Publikation 535 - Abzug von Geschäftsausgaben
• IRS-Publikation 15-B - Steuerleitfaden für Arbeitgeber zu Nebenleistungen
• IRS-Publikation 463 - Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Autokosten > IRS Tax Topic 510 - Die geschäftliche Nutzung eines Autos
• Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur allgemeinen Informationszwecken.Es handelt sich nicht um Steuer- oder Rechtsberatung. Erkundigen Sie sich bei Ihren Steuer- und Finanzberatern, bevor Sie den Mitarbeitern die Schlüssel zu Firmenwagen übergeben.