Ein Leitfaden zur Konferenz- und Tagungspauschale

Anders als in den Vereinigten Staaten ist es üblich, dass europäische Hotels Konferenz- und Tagungspakete als Option für Veranstaltungsplaner anbieten, die Seminare, Konferenzen und andere Meetings im Hotel abhalten. Die Idee dahinter ist, gebündelte Veranstaltungsdienste für Firmenveranstaltungen zu bieten, indem alle verschiedenen Elemente von Besprechungsraum, Speisen und Getränken und audiovisuellen Anforderungen zu einem Tagungspauschale kombiniert werden, für einen Pauschalpreis pro Person pro Teilnehmer.

Diese Vorgehensweise kann nicht nur für diejenigen, die an der Planung der Veranstaltung beteiligt sind, im Allgemeinen effizienter sein, sondern macht die Verwaltung und Prognose der mit dem Veranstaltungsort verbundenen Kosten zu einem viel einfacheren Prozess.

In den Vereinigten Staaten hingegen ist es immer noch viel häufiger, dass Hotels die Konferenzkosten pro Einzelposten auf der Grundlage der detaillierten und individuellen Bedürfnisse jedes Meetings oder Events erstellen. Obwohl die Praxis es dem Veranstaltungsplaner ermöglicht, mehr Kontrolle über jedes Detail des Ereignisses zu haben, schafft es häufig auch komplizierte Bankettveranstaltungen und größere Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Kosten und des gesamten Veranstaltungsbudgets.

Obwohl die großen Akteure in der Branche weiterhin ihre Geschäftsweise ändern, spiegelt das europäische Modell und das amerikanische Modell immer noch diese unterschiedlichen Ansätze bei Konferenz- und Unternehmensveranstaltungen wider. Für einen tieferen Tauchgang werfen wir einen Blick auf zwei Beispiele für Firmenveranstaltungen und Konferenzpakete: eine aus dem ehemaligen Fira Palace in Barcelona (europäisches Beispiel) und die andere in Wynn Resorts in Las Vegas (amerikanisches Beispiel).

Europäisches Konferenz- und Tagungspaket Beispiel

Die täglichen Pauschalpreise sind im Vereinigten Königreich beliebt und haben sich auch auf dem europäischen Festland durchgesetzt. "Der britische Markt war der erste, der nach dieser Art von Paket fragte, und wir versuchen immer, unsere Vorschläge anzupassen, um unsere Kundenbedürfnisse zu erfüllen", erklärt der ehemalige Geschäftsführer von Fira Palace in Barcelona (heute das Crowne Plaza Barcelona). Hotel, das bei Firmenveranstaltern und Meetingplanern beliebt ist, die internationale Meetings organisieren.

European Hotel Clientele

Damals, als das Crowne Plaza Barcelona noch als Fira Palace fungierte, stammten etwa 20% der Hotelgäste aus Spanien. Der Rest der jährlichen Kundschaft kam aus Großbritannien (19%), den USA (17%), Frankreich (7%), Italien (6%), Japan (4%) und Deutschland (4%). Darüber hinaus entfiel etwa die Hälfte der dort abgehaltenen Geschäftsevents auf die Pharmaindustrie, der Rest entfiel auf Kunden aus den Bereichen Technologie, Nahrungsmittel und Getränke, Bankwesen und Automobilindustrie.

Preisnachlass für die Konferenzpakete in Europa

Während dieser Zeit umfasste das tägliche Tagungspaket im Fira Palace die Nutzung des Konferenzraums, Kaffeepause (n), Mittagessen, Bildschirm und mehr.Die verfügbaren Meeting-Pakete enthielten im Wesentlichen alles, was ein Planer in eine Besprechung aufnehmen musste.

Im Laufe der Entwicklung der Branche haben sich die Anfragen nach Konferenz- und Meetingpaketen im Laufe der Zeit immer weiter verändert. Anfänglich wünschten die Firmenveranstalter eine Preisgestaltung für Konferenzräume für Versammlungsräume sowie für Speisen und Getränke. Mit der Zeit wurden diese Anforderungen auf andere Elemente wie Bildschirme, Internetzugang, Flipcharts und Soundsysteme erweitert. Aber die Nachfrage war immer noch für pauschale Preisgestaltung.

Für diejenigen, die Übernachtungsgästezimmer benötigten, verlangten sie auch einen speziellen / verhandelten Preis für Unterkünfte in ihren Konferenzgesamtveranstaltungsraten.

Während diese Pakete einen Großteil der Eventbedürfnisse abdecken würden, würden die Planer dennoch für andere Eventanforderungen wie Ausstellungsfläche, Gala-Dinner, Cocktailempfänge und andere Event-Tagesordnungspunkte verhandeln.

Vor- und Nachteile des europäischen Konzepts

Es ist klar, dass der vorwiegend europäische Ansatz für Konferenzplanung und Preisgestaltung aus verschiedenen Gründen für Veranstaltungsplaner hilfreich sein kann, einschließlich der Wahrnehmung von Kosteneinsparungen, der Vorhersehbarkeit von Kosten und der Leichtigkeit von Kundenpräsentation und Genehmigungen

Mit diesem Ansatz wird das Hotel jedoch definitiv stärker belastet, um die Bedürfnisse seiner Kunden vorherzusehen und gleichzeitig seine eigenen Ergebnisse zu erzielen. "Aus unserer Sicht ist es viel einfacher, Veranstaltungen à la carte zu organisieren. In der Tat ist die Operation viel komplizierter. Aber der Vorteil für uns ist die Kundenzufriedenheit ", sagt der ehemalige General Manager von Fira Palace.

American Conference and Meeting Packages Beispiel

Während der europäische Markt relativ reif ist mit Durch die Akzeptanz und Nutzung von Konferenz- oder Meeting-Paketen könnten mehr Hotels in den USA beginnen, auch die Art der Paketierung und Preisgestaltung von Konferenzen und Meetings zu ändern. Dies ist besonders jetzt wichtig, wenn Event-Planer ihre Meeting-Entscheidungen unter kürzeren Fristen treffen müssen. häufiger.

Im Mai 2009 ergriff Wynn Las Vegas die Initiative, um drei Arten von sogenannten All-inclusive-Konferenz- und Meeting-Paketsätzen für den kleineren Meeting-Markt einzuführen. mit weniger als 80 Teilnehmern. Heute bieten sie immer noch diese Pakete an. Dazu gehören:

• Ganztägiges Konferenzdelegatspaket
• "AM" halbtägiges Konferenzdelegiertenpaket
• "PM" Halbtägiges Konferenzdelegiertenpaket

So wie es europäische Veranstaltungsplaner erwarten, sind Wynns Paketoptionen Preis pro Teilnehmer (dh Teilnehmer), einschließlich des Tagungsraums, Speisen und Getränke, Snacks für Pausen und LCD-Projektor und Bildschirm.

Die Idee für Wynn, seine Konferenzpaketoptionen zu entwickeln, entstand aus dem europäischen Marktansatz heraus. In der Tat kam André Link, der frühere nationale Vertriebsmanager von Wynn, früher aus Europa. "Zum größten Teil in Europa ist dies der einzige Weg, wie wir Meetings verkaufen … Es war sehr selten, dass wir À-la-carte-Vorschläge vorbereiteten, die F & B-Kosten, Zimmermieten, AV-Gebühren usw. aufführten.", Erklärt Link.

Ein Umschwung in der amerikanischen Firmenveranstaltung und Konferenzbranche

Mit der Einführung ihres Small Meeting Package Programms ging Wynn Resorts davon aus, dass die Konferenztarife bei ihren Firmenkunden beliebter werden würden, da die meisten Association Meetings größer sind. .. Sie hatten recht. Seitdem bieten mehrere renommierte amerikanische Hotelketten an, Corporate Meeting- und Konferenzpakete anzubieten, die das europäische Modell für die Planung von Firmenveranstaltungen besser widerspiegeln.

Die Preise für Besprechungs- und Konferenzpakete entsprechen natürlich nicht den Anforderungen jeder Veranstaltung. In der Tat erkennen die meisten Planer, dass sie auf einige Detailpräferenzen für ihr Programm verzichten oder vom Veranstaltungsort verlangen, das Paket an zusätzliche Elemente anzupassen. Es ist immer Vorsicht geboten, sich auf die Pauschalsätze zu verlassen, wenn Planer erwarten, dass ihre Programme länger laufen als ursprünglich erwartet, was zusätzliche Gebühren auslösen kann. Aber für diejenigen Meeting- und Event-Planer, die sich ihr Budget genau ansehen, bieten diese Meeting- und Konferenzpakete eine klare Vorhersehbarkeit für das Konferenzbudget.