Beispiel Meeting Agenda für eine Erste Beiratssitzung

Nachdem Sie Mitarbeiter in Ihrem Beirat gefunden, Einladungsschreiben verschickt und die Vorstandsmitglieder ausgewählt haben, ist es an der Zeit, die erste Sitzung des Beirats zu planen. Der Schlüssel, um Ihr Advisory Board in den richtigen Start zu bringen, ist zu beginnen, wie Sie vorgehen wollen.

Sie haben bereits viel darüber nachgedacht, was Sie von einem Beirat erwarten und freuen sich auf die Beratung und Expertise, die Ihre Beiratsmitglieder in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens wie Management, Marketing bieten können. , Buchhaltung, Personal, Kundendienst, Technologie usw.

Sie möchten also sicher sein, dass Sie schon bei diesem ersten Treffen Ihre Beiratsmitglieder beisteuern können.

Planen Sie das Meeting rund um ein Problem oder Diskussionsthema

Ihr erstes Meeting muss daher wie alle Ihre Advisory Board Meetings um eine Frage oder ein Problem herum geplant werden. Sie finden es vielleicht am einfachsten, das Problem als Ziel anzugeben. Zum Beispiel: "Wir wollen unseren Umsatz im nächsten Quartal um 25% steigern. Wie könnten wir das tun?" Oder Sie könnten das Thema allgemeiner formulieren: "Wie können wir unsere Geschäftskosten senken?" oder "Wie können wir die Produktivität erhöhen oder wie können wir den Kundenservice verbessern?"

Sammeln Sie die relevanten Hintergrundmaterialien

Sobald Sie sich für das Diskussionsthema entschieden haben, ist es an der Zeit, die Materialien zu sammeln, die Ihre Beiratsmitglieder benötigen.

Da dies die erste Sitzung des Beirats ist, sollten Sie einen Geschäftsplan und andere für das Diskussionsthema relevante Dokumente wie Diagramme, Grafiken und Informationsblätter mit dem Hintergrund des Diskussionsthemas einbeziehen.

Wenn möglich, sollten Sie zwei Wochen im Voraus eine Kopie dieser Dokumente an alle Beiratsmitglieder zusammen mit einer Kopie der Tagesordnung senden.

Erstellen der Meeting-Agenda

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Agenda (mit Kommentaren zum effizienten Ausführen der Konferenz), die Sie möglicherweise für Ihre erste Sitzung des Beirats verwenden möchten.

Beachten Sie, dass jeder Tagesordnungspunkt zeitlich festgelegt ist. Wenn Sie einen Terminplan in Ihre Besprechung einbauen und sich daran halten, wird sichergestellt, dass Ihre Besprechung nicht verzettelt wird und die Diskussion über das Thema angeregt wird.

Vorbereitungen für die Aufzeichnung der Besprechungsprotokolle treffen

Sie möchten auch einige Vorkehrungen für die Aufzeichnung der Besprechungsprotokolle treffen. Versuchen Sie nicht, dies selbst zu tun. Sie müssen in der Lage sein, in vollem Umfang teilzunehmen und zuzuhören und einen Beitrag zu leisten, ist eine Vollzeitbeschäftigung. Wenn Sie keine Person haben, die als Sekretärin anwesend sein und dienen kann, bitten Sie die Mitglieder Ihres Beirats um Erlaubnis, die Sitzung aufzuzeichnen.

Machen Sie Erfrischungen verfügbar

Eine Erfrischung ist eine gute Idee.Kaffee, Tee, Wasser, Säfte und gesunde Snacks wie Obst oder Muffins sind eine nette Geste und immer willkommen bei Meetings. Nach Ihrem ersten Treffen haben Sie ein Gefühl für die Vorlieben der Teilnehmer für Getränke und Snacks und können entsprechend für das nächste Meeting planen.

Entspannen Sie sich!

Sorgen Sie sich vor allem nicht um Ihre Präsentation. Sie sind da, um Ihre Vision und Hoffnungen für Ihr Unternehmen zu teilen und Ratschläge einzuholen, um niemanden mit Multimedia-Präsentationseffekten zu beeindrucken.

Ihr langfristiges Ziel ist es, eine vertrauensvolle Beziehung mit Ihren Beiratsmitgliedern aufzubauen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, dass Ihre Beiratsmitglieder das Gefühl haben, dass sie gehört wurden und dass sie zum Management beigetragen haben. Ihrer Firma - und freuen uns auf die nächste Vorstandssitzung.

Ich habe in dieser Beispielsitzung des Beiratstreffens Kommentare eingefügt, um Sie durch den Besprechungsprozess zu führen. Fühlen Sie sich frei, diese Agenda auszudrucken und an Ihre Bedürfnisse anzupassen - Sie können sie direkt in ein Word-, Excel- oder ähnliches Office-Dokument kopieren, indem Sie den Text auswählen und kopieren und einfügen (mit Windows den zu markierenden Text umreißen) , und drücken Sie STRG-C zum Kopieren und STRG-V zum Einfügen).

Ihr Firmenname - (Ausfüllen)

Tagesordnung

Datum - (Ausfüllen)

Ort - (Ausfüllen)

Anfangs- / Endzeit	Aktivität
10: 00 - 10: 05 a. m.	Einführungen (Angenommen, Ihre Beiratsmitglieder haben sich nicht getroffen, stellen Sie sich und alle Vorstandsmitglieder vor und erläutern Sie kurz ihre Sachkenntnis.)
10: 05 - 10: 10 a. m.	Warum ein Beirat? (Eine kurze Darstellung, wie Sie den Betrieb des Advisory Board sehen und welche Beiträge der Beirat an Ihr Unternehmen leisten kann. Geben Sie an, wie oft sich der Vorstand treffen wird.)
10: 10 - 10: 20a. m.	Fragen (Falls es welche gibt. Falls nicht, fragen Sie Ihre Vorstandsmitglieder, wie sie den Beirat sehen und wie sie hoffen, einen Beitrag zu leisten.)
	Diskussionsthema: (Fügen Sie Ihre Frage / Problembeschreibung hier ein.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Präsentation des Diskussionsthemas (Ein Überblick über die Geschichte des Themas und wie es sich gegenwärtig auf das Unternehmen auswirkt; unterlassen Sie es, Ihre Ansichten / Lösungen an dieser Stelle anzugeben.)
10: 25 - 11: 35 ein. m.	Diskussion (Sie möchten die Ideen zu diesem Zeitpunkt fließend halten; lehnen Sie Ideen zu diesem Zeitpunkt nicht ab oder entlassen Sie sie. Tragen Sie auch Ihre Ideen / Ansichten bei.)
11: 35 - 11: 50 ein. m.	Vorschläge / Beschlüsse (Bewertung der Ideen, die die Gruppe gehört hat, und Auswahl der besten "Lösungen".)
11: 50 - 11: 55 a. m.	Zusammenfassung (Fassen Sie das Thema, die Diskussion und die Ergebnisse für die Gruppe zusammen und teilen Sie ihnen mit, was Sie vorhaben.)
11: 55 a. m.	Vertagung

Datum der nächsten Besprechung - (Ausfüllen)

Wenn Sie diesen Zeitplan verwenden, ist dies ein guter Zeitpunkt, um Ihre Beiratsmitglieder zu einem guten Mittagessen mitzunehmen. nicht während des Treffens serviert worden. Denken Sie daran, dass das Treffen beendet ist und das Mittagessen in erster Linie ein gesellschaftlicher Anlass sein sollte!

Halten Sie die Meetings kurz

Sie sollten nie eine Beiratssitzung abhalten, die länger als zwei Stunden dauert. Zwei Stunden sind lang genug für die meisten Menschen, um ihre ungeteilte Aufmerksamkeit der Aufgabe zu widmen.

Beginnen Sie zukünftige Besprechungen mit einem Rückblick auf frühere Diskussionspunkte

In zukünftigen Besprechungen sollten Sie mit einer Besprechung dessen beginnen, was Sie zu dem Thema getan haben, das bei der letzten Besprechung besprochen wurde, und die Kommentare Ihrer Beiratsmitglieder einladen. über die Aktionen Ihres Unternehmens.

Da das "Meet and Greet" nicht im Weg ist, möchten Sie vielleicht zwei Diskussionsthemen bei zukünftigen Sitzungen Ihres Beirats haben. Sie können sogar drei haben, wenn Sie denken, dass sie bequem in das zweistündige Format passen. Aber du solltest nie mehr als drei haben.

Siehe auch:

Nutzen Sie die Macht eines Beirats

Der Verwaltungsabschnitt des Businessplans

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