Wie man eine effektive Meeting-Agenda entwickelt

Eine Meeting-Agenda ist die Liste der Punkte, die die Teilnehmer bei einem Meeting erreichen möchten. Die Tagesordnung sollte den Teilnehmern einige Tage vor einem Treffen, mindestens 24 Stunden, zur Verfügung gestellt werden, damit die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich auf das Treffen vorzubereiten.

In Kombination mit dem Sitzungsprotokoll, der Dokumentation, die die Teilnehmer nach einer Sitzung erhalten, ist die Tagesordnung der Plan für die Sitzung und die gemeldete Nachbereitung für die vorherige Sitzung.

Wenn Sie eine Tagesordnung für eine Besprechung entwickeln, die nicht regelmäßig geplant wird, helfen Ihnen die folgenden Schritte. Später in diesem Artikel wird eine Vorlage für ein regelmäßig geplantes Meeting angezeigt. Die beiden Arten von Besprechungen haben ähnliche Tagesordnungspunkte, sind aber nicht identisch.

Entwickeln einer Meeting-Agenda

Ermitteln Sie zuerst, ob andere Mitarbeiter benötigt werden, um Ihnen bei der Planung des Meetings zu helfen. Entscheiden Sie dann, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten. Legen Sie machbare Ziele für Ihr Meeting fest. Die von Ihnen festgelegten Ziele werden den Rahmen für einen effektiven Besprechungsplan schaffen.

Wie Stephen Covey in den Sieben Gewohnheiten von hochwirksamen Menschen sagt, "Beginne mit dem Ende im Sinn." Ihr Meeting-Zweck bestimmt den Meeting-Fokus, die Meeting-Agenda und die Meeting-Teilnehmer.

Die Erstellung einer Agenda macht einen Plan für das Treffen. Sie beginnen mit dem Hauptziel oder Zweck, den Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten.

Sobald Sie sich für Ihr Ziel entschieden haben, müssen Sie feststellen, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter benötigen, um Ihre Agenda zu planen. Wenn ja, bitten Sie sie, sich Ihnen anzuschließen.

Nachdem Sie Ihr Gesamtziel festgelegt haben, müssen Sie oder Ihr Team die folgenden Entscheidungen treffen. Zusätzlich zu dem Zweck oder Ziel der Sitzung erscheint jeder dieser Punkte auf der Tagesordnung der Sitzung.

• Benötigte Teilnehmer für das eigentliche Meeting,
• Die Items, die eine Diskussion oder Aktion benötigen, die zur Erreichung des Ziels oder Zwecks führt,
• Die Zeitdauer, die Sie für die Gruppe erwarten, wird für die Diskussion über jedes Element,
• Ein Datum und eine Uhrzeit für das Meeting,
• Ein geeigneter Ort, der alle Teilnehmer bequem für das Meeting bereit hält,
• Vor der Arbeit für das Meeting. Dazu gehören etwaiges Lesen, Dokumentieren, Daten, Besprechungsprotokolle einer vorherigen Besprechung oder andere Vorbereitungen, die Ihre eigentliche Besprechung erfolgreich machen. Diese Vorbereitung sollte an die Besprechungsmitteilung und die Tagesordnung angehängt werden, wenn Sie sie an die eingeladenen Teilnehmer verteilen.

Zusätzlich zu den oben genannten Entscheidungspunkten sollten Standard-Tagesordnungspunkte Folgendes enthalten:

• Überprüfen Sie den Zweck, die Tagesordnung und die erwarteten Ergebnisse und das Produkt des Meetings.
• Überprüfen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung.
• Überprüfen Sie die Fortschritte der Teilnehmer hinsichtlich der Verpflichtungen und Aktionspunkte, die bei der vorherigen Sitzung gemacht wurden.
• Der Protokollführer oder -leiter muss die von den Teilnehmern während der Sitzung abgegebenen Verpflichtungen als endgültigen Tagesordnungspunkt überprüfen.

Entscheiden Sie, wer teilnehmen muss, um Ihre Agenda zu verwirklichen

Sobald Sie sich entschieden haben, dass eine Besprechung notwendig ist, um Ihr Ziel zu erreichen, müssen Sie die Teilnehmerliste erstellen.

Nicht jeder Mitarbeiter kann oder sollte an jedem Meeting teilnehmen, aber die Einladung der richtigen Teilnehmer erhöht Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Bestimmen Sie Ihre Teilnehmer, indem Sie sich Fragen wie die folgenden stellen.

Meeting-Agenda für regelmäßig geplante Meetings

Nicht jedes Meeting benötigt eine benutzerdefinierte Tagesordnung. Die meisten Mitarbeiter haben regelmäßig Besprechungen für ihre Abteilungen oder Arbeitsgruppen geplant. Sie haben auch Teams und Projekte, an denen Sie teilnehmen können.

Ein laufendes Projekt erfordert möglicherweise nicht für jede Sitzung eine neu entwickelte Agenda, aber Ihrem Team wird durch die Annahme eines Standardansatzes für Ihr Meeting gut gedient sein.

Das regelmäßig stattfindende Meeting unterteilt sich in drei Segmente, die jeweils über Standard-Tagesordnungspunkte verfügen: Informationselemente, Aktionselemente und Forward Planning.

Meeting Agenda

Informationselemente

Aktionselemente

Forward Planning

Wenn Sie diese Richtlinien bei der Entwicklung Ihrer Meeting-Agenda befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Besprechung Ergebnisse erzielt.

Bezogen auf die Meeting-Agenda

• Wer muss die Lösung besitzen, die die Gruppe entwickelt?
• Wem gehört der Prozess, den die Gruppe bespricht?
• Wer muss die Informationen wissen, die Sie verteilen?
• Wer kann Daten und Fakten liefern, um die Entscheidungsfindung zu leiten?
• Wer hat Erfahrung oder Know-how, um mit der Gruppe zu teilen?
• Wer muss die Implementierung von Lösungen oder Aufgaben unterstützen?
• Wer muss die Erlaubnis oder Ressourcen bereitstellen, um das Meeting-Ergebnis zu erreichen?
• Wer könnte sich gegen die Implementierung von Lösungen oder Anweisungen wenden?
• Aufwärmen und Grüße. Betrachten Sie einen kurzen Eisbrecher, je nachdem, wie häufig die Gruppe zusammentrifft.
• Überprüfen Sie den Zweck, die Tagesordnung und die erwarteten Ergebnisse und das Produkt des Meetings.
• Überprüfen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung.
• Stellen Sie geeignete Abteilungs- und Unternehmensinformationen bereit, die das Team benötigt.
• Überprüfen Sie den Fortschritt bei Aktionselementen, Aktionsplänen und Verpflichtungen. Review-Gruppe schreitet mit Zielen fort.
• Besprechen und treffen Sie Entscheidungen zu den Tagesordnungspunkten dieses Treffens.
• Identifizieren Sie die nächsten Schritte.
• Geben Sie den Zweck, das Ergebnis und die Tagesordnung für das nächste Meeting an.
• Der Protokollführer sollte die Zusagen der Personen während des Treffens überprüfen.
• Identifizieren Sie die benötigte Unterstützung von Personen, die nicht in der Gruppe sind, und weisen Sie die Teilnehmer an, Kontakt aufzunehmen.
• Senden Sie die Protokolle innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting aus.

  Mehr in Verbindung mit effektiven Meetings

  • Meet and Greet Meeting Eisbrecher zum Mittagessen
  • Entwickeln von Gruppennormen
  • Team Norms Beispiel