Wie Sie Ihre Daten sichern (Schritte zur Geschäftsdaten-Sicherung)

Datenschutz ist entscheidend für den Schutz der Kontinuität Ihres Unternehmens. Wenn sich Ihre einzige Datensicherung auf einem Computer befindet und die Festplatte ausfällt oder durch einen Stromstoß beschädigt wird, sind Ihre Geschäftsdaten verloren. Und die Papierkopien von Geschäftsdaten sind kein angemessener Datenschutz; Was ist, wenn Ihre Geschäftsräume brennen oder schwere Überschwemmungen auftreten? Wieder einmal könnten die Daten, die Sie für Ihr Geschäft benötigen, unwiederbringlich verloren gehen.

Um einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten, müssen Sie ein Datensicherungssystem einrichten, das diesen drei Schritten folgt:

• Geschäftsdaten regelmäßig archivieren;
• Erstellen von Datensicherungen auf zuverlässigen Medien;
• halten Sie aktualisierte Datensicherungen an einem sicheren Ort außerhalb des Standorts.

Die Grundregel für den Schutz geschäftlicher Daten ist, dass, wenn Daten verloren gehen, das Geschäft stören und sichern. Sie können Softwareprogramme bei Bedarf neu installieren, aber die Wiederherstellung der Details von Transaktionen oder Geschäftskorrespondenz ist nicht möglich, wenn diese Dateien verloren gehen oder irreparabel beschädigt sind. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden die oben aufgeführten Schritte beschrieben, damit Sie ein Datensicherungssystem einrichten können, das Ihre kritischen Geschäftsdaten effektiv vor Katastrophen schützt.

1) Kritische Geschäftsdaten archivieren

Die Archivierung von Geschäftsdaten ist mehr als eine Frage der guten Haushaltsführung; Es könnte sich um das Überleben Ihres Unternehmens handeln. Es gibt zwei Schritte zum Archivieren von Geschäftsdaten für eine erfolgreiche Datensicherung;

• Identifizieren der kritischen Daten, die archiviert werden müssen
• und Verwenden einer Datenarchivierungsmethode in einem regelmäßigen Zeitplan.

Was muss in einer Datensicherung archiviert werden? Ausführbare Dateien wie Softwareprogramme müssen nicht vorhanden sein. Sie erstellen keine neuen Versionen von ausführbaren Programmen und, wie gesagt, wenn ein Softwareprogramm verloren ging oder beschädigt wurde, konnten Sie es ziemlich einfach neu installieren.

Alle Dateien, die Sie erstellt und / oder geändert haben, sollten jedoch regelmäßig gesichert werden. Für viele Unternehmen umfasst dies alles von Buchhaltungsdateien bis hin zu E-Mails.

Sie können Ihre Backup-Archivierung vereinfachen, indem Sie alle Dateien, die archiviert werden müssen, auf einem einzigen Laufwerk auf Ihrem Computer aufbewahren. Angenommen, Sie müssen Buchhaltungsdateien, Textverarbeitungsdokumente, Tabellenkalkulationen, Fotos und E-Mails sichern. Einfaches Accounting, Microsoft Office (einschließlich Outlook) und Paintshop Pro auf dem D: / -Laufwerk vereinfachen das Archivieren aller Dateien, die Sie mit diesen Programmen erstellt oder geändert haben. Alles, was Sie tun müssen, ist das Laufwerk zu sichern. Sie müssen zwar keine ausführbaren Dateien sichern, aber es tut ihnen nicht weh, wenn Sie es tun.

Sobald Sie die zu archivierenden kritischen Daten ausgewählt haben, ist es ganz einfach, ein Backup-Softwareprogramm zu installieren und zu verwenden, um Ihre Geschäftsdaten in regelmäßigen Abständen zu archivieren.

Ich empfehle Ihnen, Ihre Daten nachts zu sichern. Es gibt viele Backup-Softwareprogramme, mit denen Sie einen Zeitplan festlegen können, der Ihre Daten automatisch archiviert. Suchen Sie nach Sicherungssoftware, die Dateien komprimiert und verschlüsselt, um Speicherplatz zu sparen und die Datensicherheit zu erhöhen.

Wenn möglich, sichern Sie die Sicherung über Ihr Computernetzwerk und bewahren Sie Ihre Datensicherungsdateien auf einer separaten Festplatte von den Originaldateien auf.

Wenn dies nicht möglich ist, weil Sie einen eigenständigen Computer haben, legen Sie Ihre Datensicherungsdateien in einem separaten Verzeichnis ab und erhöhen Sie Ihren Zeitplan für die Erstellung physischer Sicherungen.

Welches physische Datensicherungssystem eignet sich am besten für den Datenschutz?

Der zweite Schritt des Datenschutzes ist das Erstellen von Datensicherungen - nicht nur einmal, sondern in regelmäßigen Abständen. Bevor Sie dies tun, müssen Sie jedoch die verschiedenen verfügbaren Backup-Systeme und die Einschränkungen einiger Sicherungsmedien kennen.

2) Erstellen von physischen Datensicherungen

Physische Datensicherungen sind aufgrund der Möglichkeit eines Computerausfalls oder einer Beschädigung erforderlich. Sogar ein kleiner Unfall wie das Verschütten einer Tasse Kaffee auf Ihrem Laptop könnte alle Ihre Daten zerstören, wenn dies der einzige Ort ist, an dem sich Ihre Daten befinden. Sie sollten mindestens einmal pro Woche physische Datensicherungen Ihrer Geschäftsdaten erstellen, oder noch häufiger, wenn Ihr Unternehmen täglich große Mengen neuer Daten generiert.

Es gibt mehrere Methoden, um Ihre Sicherungsdateien auf ein anderes Medium zu übertragen. Einige Datensicherungssysteme sind jedoch zuverlässiger als andere.

Welche Backup-Medien sollten Sie verwenden?

USB-Sticks (USB-Sticks)

USB-Sticks werden ständig größer und sind für schnelle Datensicherungen sehr nützlich. Obwohl sie nicht über die Kapazität externer Festplatten verfügen, verfügen sie über schnelle Datenübertragungsraten und sind sehr portabel. Sie können auf einfache Weise Daten auf einem USB-Laufwerk sichern und es an einen anderen Ort bringen. Da sie keine beweglichen Teile haben, sind USB-Laufwerke sehr zuverlässig.

Verwenden externer Festplatten für Datensicherungen

Für kleine Unternehmen ist der Kauf und die Verwendung einer externen Festplatte für Datensicherungen die empfohlene Methode. Externe Festplatten sind kostengünstig im Vergleich zu Bandlaufwerken. Sie sind auch einfach zu benutzen; Schließen Sie einfach die Festplatte an den USB-Anschluss Ihres Computers an. Die meisten externen Festplatten sind mit einer Backup-Software ausgestattet.

Verwenden von Online-Backup-Services als Datensicherungen
Die Verwendung von Online-Backup-Services vereinfacht das Sichern Ihrer Daten. Dies ist nur einer der Gründe, warum Cloud Computing für kleine Unternehmen ideal ist.

Aber ist Cloud-Datensicherung eine gute Idee für Ihr kleines Unternehmen? Es gibt auch Nachteile, vor allem das Problem der Sicherheit. Ihre Geschäftsdaten sind sensibel. Datenschutzfragen betreffen immer die Kundendaten und das geistige Eigentum. Wählen Sie Ihren Cloud-Backup-Anbieter sorgfältig aus, wenn Sie diese Methode wählen.

Verwenden von Bändern als Datensicherungen

Wenn Sie große Datenmengen zum Sichern haben (oder regelmäßige vollständige Datenarchive für die langfristige Speicherung erstellen und aufbewahren möchten), sind Bandsicherungen die beste Option. Sie sind sehr zuverlässig, aber wesentlich teurer als andere Backup-Arten.

DVDs als Datensicherung verwenden
Die Verwendung von DVDs als Datensicherung ist nicht mehr populär. Leere DVDs sind kostengünstig und das Kopieren von Daten auf DVDs ist einfach. DVDs haben jedoch eine geringe Speicherkapazität und sind die unzuverlässigste Methode aller hier aufgeführten Datensicherungsmethoden. Wer hat nicht die Erfahrung gemacht, eine DVD in ein Laufwerk einzulegen, nur um festzustellen, dass die Daten nicht lesbar sind und die Festplatte "nicht funktioniert"? DVDs haben eine begrenzte Haltbarkeit. Ich empfehle diese Methode der Datensicherung für kleine Unternehmen nicht.

3) Off-Site-Datensicherung

Die einzigen Unternehmen, die ihre Datensicherungen vor Ort aufbewahren sollten, sind solche mit feuerfesten, unverwüstlichen Tresoren. Die Investition in ein Bandlaufwerk oder eine externe Festplatte und die sorgfältige Einhaltung eines regelmäßigen Datensicherungsplans werden nicht helfen, wenn sich alle Ihre Datensicherungskopien an einem Ort befinden und dieser Ort von einer Katastrophe betroffen ist. Sie müssen Kopien Ihrer Backups außerhalb des Unternehmens speichern, wenn Ihre Geschäftsdaten wirklich sicher sein sollen. (Cloud-Backup beseitigt diese Bedenken nicht vollständig, ist aber sicherlich besser als viele physische Speicherorte.)

Viele Unternehmen bewahren ihre Datensicherungskopien in Sicherheitsboxen bei Banken auf. (Die Gebühr für eine Sicherheitsbox ist steuerlich absetzbar, wenn Sie weitere Anreize benötigen.) Einige Kleinunternehmer halten mehrere Datensicherungskopien ihrer Aufzeichnungen bei den Häusern verschiedener Freunde oder Familienmitglieder. Es spielt keine Rolle, wo Sie sie behalten möchten, solange die Site, die Sie für die externe Datensicherung auswählen, sicher ist und Sie regelmäßig darauf zugreifen können.

Sichern Sie es oder riskieren Sie es zu verlieren

Gehen Sie nicht Gefahr, Ihre Geschäftsdaten zu verlieren. Die beste Verteidigung gegen eine solche Katastrophe ist ein angemessener Datenschutz. Durch die Erstellung eines Backup-Systems, das die regelmäßige und ordnungsgemäße Archivierung und Sicherung Ihrer Geschäftsdaten umfasst, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, alle auftretenden Unwetter zu überstehen und fortzufahren.