Kaufauftrag - Definition von Verkaufsbedingungen

I Wenn Sie jemals ein Produkt oder Zubehör für Ihr Einzelhandelsgeschäft bestellt haben, wurden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie eine Bestellnummer haben. Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist ein schriftlicher Kaufvertrag zwischen dem Käufer und dem Verkäufer, in dem die genauen Waren oder Dienstleistungen aufgeführt sind, die von einem einzelnen Lieferanten zu erbringen sind. Es werden Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Artikelidentifikation, Mengen, Versandbedingungen und alle anderen Verpflichtungen und Bedingungen festgelegt.

Bestellungen sind in der Regel vorgedruckte, nummerierte Dokumente, die vom Finanzverwaltungssystem des Einzelhändlers generiert werden. Mit anderen Worten, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, wenn Sie Produkte von einem Lieferanten bestellen, erstellt es eine Bestellung für Sie im System. Der Zweck der Bestellung besteht darin, ein verfolgbares Dokument in Ihrem Buchhaltungs- oder POS-System zu erstellen, das in allen möglichen vorteilhaften Weisen zur Ausführung Ihres Unternehmens verwendet werden kann.

Zuerst teilt eine Bestellung Ihrem Inventarsystem mit, was Sie bei der Bestellung haben. Wenn Sie ein Open-to-Buy-System verwenden, weiß es, kein Produkt mehr zu bestellen, weil es bereits einige bestellt hat. Zweitens kann es Kaufspezifikationen mit dem Verkäufer herstellen. Zum Beispiel enthält es offensichtlich die Mengen von jedem Produkt, das Sie bestellen, aber es beschreibt auch die Zahlungsweise, die Bedingungen, die Sie für die Produkte bezahlen (einschließlich Datierung) und die Methode, in der Sie die Produkte zu Ihrem Geschäft.

Viele Anbieter haben ein Set- oder Standardsystem, das sie für die Abrechnung und Fracht verwenden. Also, ohne irgendwelche Anweisungen, werden sie standardmäßig zu UPS Boden, wenn sie zum Beispiel zu Ihnen versenden. Aber Sie können es schneller brauchen und die PO kann das kommunizieren. Drittens ist eine PO ein Rechenschaftsdokument für alle Parteien. Es ist sehr einfach, wenn Fehler bei der Bestellung gemacht werden.

Aber wenn alles schriftlich ist, ist es schwer zu argumentieren. Ich kann mich an viele Male erinnern, als ich fälschlicherweise von einem Verkäufer in Rechnung gestellt und fakturiert wurde, aber meine Bestellung hatte eine Sicherungskopie und wurde rückgängig gemacht oder repariert. Ein Beispiel dafür war die Rechnung für 300 Kisten Schuhcreme und als ich 300 Stück bestellte. Es gibt 100 Stück in einer Box, so dass Sie sich vorstellen können, wie viel höher die Rechnung war als was sie sein sollte.

Viertens: Wenn die Ware vom Verkäufer eintrifft, können Sie sie gegen die Bestellung einchecken und sicherstellen, dass die Sendung korrekt ist. Fünftens können alle Mitarbeiter mit einbezogen werden. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter bestellen und ein anderer kann empfangen. Ich erinnere mich an meinen ersten Laden vor 26 Jahren, als wir kein PO-System hatten. Da ich derjenige war, der bestellt hat, musste ich auch alles checken, um sicherzustellen, dass es richtig war. Nicht effiziente Nutzung meiner Zeit als Ladenbesitzer.

Einer der anderen Vorteile von Bestellungen ist Ihre Kreditwürdigkeit.Banken werden oft auf Ihre Bestellung schauen, um festzustellen, ob Sie zahlungsfähig sind. Ein solider Bestellprozess kann Ihnen helfen, genehmigt zu werden. Ein schlechter wird dazu führen, dass Sie keinen Kredit bekommen. Es kann auch zur Gutschrift beim Lieferanten verwendet werden. Zum Beispiel könnten einige Anbieter verlangen, dass Sie Bargeld bei der Bestellung bezahlen.

Nach einer Zeit, in der Sie mit Ihnen Geschäfte machen, können Sie Ihnen die Übermittlung einer Bestellung im Vergleich zu einer Kreditkarte ermöglichen. Das ist enorm bei der Verwaltung Ihres Cashflows.

Erzeugerorganisationen sind im Einzelhandel weit verbreitet. Und jede POS- oder Buchhaltungssoftware, die Sie möglicherweise in Ihrem Geschäft installieren, verfügt über eine Bestellkomponente für Sie.