Wie Sie die Datengenauigkeit in der Auftragskalkulation sicherstellen

Viele kleinere und mittelständische Unternehmen machen den Fehler, keinen Jobkostenplan zu verwenden oder einen aufzubauen, der anfällig für falsche Daten oder Datenmängel ist. Mit einem soliden Job-Kalkulationsplan ist es einfacher, den Fortschritt des Gesamtprojekts zu analysieren, jeden Schritt zu betrachten und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Größere Rückschläge und Entgleisungen können mit einem guten Plan vermieden werden. Auch wenn man einen guten Kalkulationsplan mit Maßnahmen zur Verbesserung der Datengenauigkeit hat, hat ein Unternehmen die Oberhand über Konkurrenten.

Bei korrekter Implementierung bietet ein Jobkalkulationsplan folgende Vorteile:

• Genaue Berichterstellung in einer angemessenen Zeitspanne.
• Wissen, wo und wie Kosten entstehen.
• Die Fähigkeit, Kosten nachzuverfolgen und sie mit Jobbudgets und Projektionen zu vergleichen.
• Die Fähigkeit, Änderungen sofort vorzunehmen, wenn sie notwendig werden.
• Eine Datenbank mit Informationen aus früheren Projekten, die für eine höhere Genauigkeit in zukünftigen Projekten verwendet werden können.
• Eine Möglichkeit, den Status der an dem Projekt beteiligten Aufgaben und des Gesamtprojekts auf einem hohen Niveau zu überwachen.

Umsetzbare Planung zur Auftragskalkulation

Obwohl ein Budget das finanzielle Rückgrat eines Projekts ist, wird es nicht immer angemessen geplant und überwacht. Viele kleinere Unternehmen setzen nur einen Dollarbetrag oder eine Spanne für das Gesamtprojekt fest. Aufgaben können möglicherweise nicht ordnungsgemäß recherchiert werden, um mögliche Kostendiskrepanzen in Bezug auf Schätzungen zu berücksichtigen.

Außerdem werden Budgets im Verlauf des Projekts normalerweise vernachlässigt.

Es ist wichtig, das Budget zu überwachen und regelmäßig Anpassungen vorzunehmen. Planen Sie dies und haben Sie sowohl ein Eröffnungs- als auch ein Abschlussbudget.

Wenn das Budget festgelegt wurde, ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Datengenauigkeit sicherzustellen. Dies sind einige Best Practices für die Implementierung eines soliden Jobkalkulationsplans, der Fehler einsparen und eine korrekte Datenaufzeichnung sicherstellen wird.

1. Verfolgen Sie Kosten gründlich

Einer der größten Fehler vieler kleinerer Unternehmen besteht darin, Daten nicht gründlich zu verfolgen. Fügen Sie dies zu einem Plan hinzu, der nicht solide aufgebaut ist, und es gibt ein Rezept für eine Katastrophe. Stellen Sie sich vor, Sie schließen einen Job und erhalten dann eine Rechnung von einem Lieferanten mit einer hohen Gebühr. Die verspätete Gebühr wird mit einer zusätzlichen Strafgebühr berechnet, und die Summe für den unkalkulierten Fehler reicht aus, um die Gesamtprofitabilität des Projekts spürbar zu beeinträchtigen.

Entwickeln Sie ein System zum Protokollieren von geplanten Ausgaben und achten Sie darauf, dass Sie diese während der Projektphasen verfolgen. Es sollte ein System mit Daten- und Kostenprüfungen für jede Phase eines großen Projekts vorhanden sein. Geben Sie Bestellungen immer auf und verfolgen Sie sie, um ein klares Bild der Kosten zu erhalten.

2. Entwickeln eines Änderungsauftragsprozesses

Wenn sich Aufgaben überschneiden und die Zeit begrenzt ist, können Budgetänderungen stattfinden, aber nicht dokumentiert werden.Dies kann das Ergebnis des Projekts und seinen prognostizierten Gewinn beeinflussen. Falls während des gesamten Prozesses Änderungen am Budget vorgenommen werden, dokumentieren Sie diese sofort.

Dies hilft allen Beteiligten, die tatsächlichen Jobkosten zu verstehen, und stellt die Zahlung für das Unternehmen sicher, das das Projekt plant. Entwickeln Sie ein System zur Dokumentation und Überwachung von Änderungsaufträgen für alle Beteiligten.

3. Tägliche Arbeitszeitblätter verwenden

Arbeitsstunden, die falsch, verspätet oder gar nicht dokumentiert wurden, können das Budget einholen, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Man stelle sich vor, die Arbeitszeit zu überprüfen und zu bemerken, dass sich einige Arbeiter für Aufgaben entschieden haben, aber ihre Stunden für diesen Tag nicht protokolliert haben, und dieses Muster passiert während des Projekts mehrmals.

Die Leute können sofort mit einem Projekt beschäftigt werden und vergessen, ihre Zeit zu dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass jede Person ein tägliches Arbeitszeitblatt verwendet, und verfügen Sie über eine Masterliste, die von einem Manager oder Supervisor für die tägliche Überprüfung von Arbeitszeitnachweisen verwendet wird. Es ist viel besser, die Zeit auf Tagesbasis und nicht auf einer wöchentlichen Basis zu dokumentieren, um die Genauigkeit zu erhöhen und finanzielle Verluste später zu vermeiden.

4. Schätzungen mit tatsächlichen Kosten vergleichen

Viele kleine Unternehmen machen den Fehler, nur zu Beginn eines Projekts Schätzungen zu erhalten.

Im Verlauf des Projekts können Probleme auftreten, die die Notwendigkeit von Kostenanpassungen rechtfertigen.

Die Versorgungskosten für bestimmte Artikel können steigen, und bei einigen Projekten ist möglicherweise mehr Material erforderlich als bei der ursprünglichen Schätzung. Diese Änderungen führen zu höheren Gesamtkosten, und es kann ein großer Nachteil sein, wenn es am Ende des Projekts eine Überraschung ist. Lassen Sie einen Schätzer während der gesamten Projektdauer mehrere Schätzungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die voraussichtlichen Kosten den tatsächlichen Kosten entsprechen.

5. Kosten im gesamten Projekt überwachen

Kostenänderungen, zusätzliche Ausgaben und Fehler im Verlauf des Projekts lassen sich leicht übersehen. Es gibt Apps und Softwareprogramme, die Warnungen ausgeben, wenn bestimmte Aufträge noch nicht abgerechnet wurden oder wenn die Kostenprojektionen unter die tatsächlichen Kosten fallen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Projekt abgeschlossen und dann gemerkt, dass ein wichtiger Job nicht in Rechnung gestellt wurde. Dies ist nur eine von vielen Möglichkeiten, Geld zu verlieren.

Ein Tracking-Programm ist ein wertvolles Gut für jedes Großprojekt und kann Fachleuten helfen, Anpassungen vorzunehmen, um im Budget zu bleiben und mit der Abrechnung Schritt zu halten. Wenn ein Programm auch über eine mobile App verfügt, können Sie einfach Kosten verfolgen und aktualisieren oder Rechnungen von überall aus senden. Es ist immer besser, die Aufgaben so zu erledigen, wie sie sich einfallen lassen, anstatt sie bis zur Rückkehr ins Büro aufzuschieben.

6. Codierungsfehlerrisiken minimieren

Viele Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware für die Eingabe aller Ausgaben. Die Verwendung eines externen Buchhaltungsdienstes zur Abwicklung von Spesenabrechnungen und allen detaillierten Aufgaben der Buchhaltung ist ein großer Vorteil und der genaueste Weg, um die Finanzen zu verfolgen. Die Fachleute, die diese Dienste ausführen, müssen jedoch genaue Daten für optimale finanzielle Ergebnisse haben.

In vielen Fällen geben Projektmitarbeiter die falschen Codes in interne Berichtssysteme ein.Wenn diese falschen Codes an externe Buchhaltungsabteilungen übertragen werden, werden sie falsch erfasst und können Probleme verursachen. Das Gleiche gilt für interne Buchhaltungsabteilungen, kann aber auch das Unternehmen mehr Zeit und Geld kosten, um die Fehler zu finden.

Wenn ein Codierungssystem Probleme verursacht, ist es an der Zeit, es neu zu bewerten und ein einfacheres oder klareres System zu entwickeln. Verwenden Sie alternativ eine elektronische Codierung mit einer Bestätigungsaufforderung für einen beliebigen Eingabecode, der detailliert angibt, was der Code bedeutet, und veranlasst den Benutzer, diese Informationen vor dem Senden zu bestätigen.

7. Wissen, wer Änderungen macht

Jeder Fachmann versteht die Bedeutung der Verantwortlichkeit. Aber selbst Profis können sich nicht an ihre Fehler halten, wenn es eine Gelegenheit dazu gibt. Wenn mehrere Parteien an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig zu dokumentieren, wer Aufgaben erledigt, wer Daten ändert, wer finanzielle Prognosen ändert und wer Einkäufe tätigt. Das macht es für alle Beteiligten leichter, zu wissen, wen sie für verschiedene Probleme kontaktieren sollen, und identifiziert auch, wer wichtige Fehler macht.

Obwohl sich Fehler immer noch auf das Ergebnis des Projekts auswirken können, müssen die Leute, die sie machen, identifiziert werden, um ihnen zu helfen, ihre Fehler zu verstehen und notwendige Änderungen vorzunehmen, um die gleichen Probleme in der Zukunft zu verhindern. Die Verwendung von Softwareprogrammen, bei denen Benutzer sich anmelden müssen, um diese wichtigen Änderungen vorzunehmen, ist ein guter Anfang.

Datengenauigkeit und Auftragskalkulation sind ein Teamaufwand

Der wichtigste Ratschlag, den Sie bei der Verwendung dieser Aktionstipps beachten sollten, ist, das Projekt als Teamaufwand zu betrachten. Jeder muss zur Datengenauigkeit für das optimale Ergebnis eines Projekts beitragen. Definieren Sie die Aufgaben jeder Abteilung oder jedes Arbeitsteams und legen Sie fest, wie sich diese Aufgaben und Datengenauigkeiten auf den gesamten finanziellen Erfolg des Projekts beziehen.

Machen Sie eine Präsentation, die beschreibt, wie jeder Teil des Teams funktioniert. Treffen Sie sich mit allen, bevor das Projekt beginnt, diese Punkte zu besprechen und sicherzustellen, dass jeder seine Rolle und die Rolle anderer versteht.

Ein wichtiger Teil des Aufbaus eines starken Teams und der Unterstützung bei der Datengenauigkeit bei der Auftragskalkulation besteht darin, diese um Hilfe zu bitten. Einfach die Teams über ihre Aufgaben und finanziellen Prognosen zu informieren, informiert sie nur. Um sich wertgeschätzt zu fühlen, ihre Rollen besser zu verstehen und sich aktiv beteiligen zu wollen, müssen sie einbezogen werden.

Wenn Sie sich mit allen Teammitgliedern treffen, richten Sie eine Brainstorming-Sitzung ein. Bitten Sie um ihre Eingabe und erstellen Sie einen Aktionsplan, der auf den Erkenntnissen und Vorschlägen aller Beteiligten basiert. Da nicht alle Teams, die an einem Projekt beteiligt sind, die Aufgaben oder Herausforderungen anderer Teams vollständig verstehen, kann diese Übung einen großen Beitrag dazu leisten, mögliche Hindernisse, versteckte Kosten und andere Probleme anzugehen.

Alle diese sorgfältigen Schritte verbessern die Datengenauigkeit, erstellen einen soliden Jobkalkulationsplan und tragen zu einem erfolgreichen Gesamtprojekt bei.