Video: EXCEL VBA Datenbank erstellen / UserForm Grundlagen: Beispiel einer einfachen Datenbank 2024
Möchten Sie wissen, was Mitarbeiter als Arbeitgeber aufzeichnen? Der Arbeitgeber verwaltet vier Mitarbeiterdatensätze für jeden Mitarbeiter. Darüber hinaus unterhält der Arbeitgeber andere Mitarbeiterdatensätze für alle Mitarbeiter.
Hier erfahren Sie mehr über die Mitarbeiterunterlagen, die ein Arbeitgeber behalten und den Mitarbeitern und manchmal auch ihren Vorgesetzten und Managern zugänglich machen möchte.
- Für jeden Mitarbeiter wird eine Personaldatei gepflegt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet und gewartet. Personaldateien sind die wichtigsten Mitarbeiterdatensätze, die in einigen Unternehmen vom Arbeitgeber, vom Mitarbeiter und vom Manager des Mitarbeiters verwendet werden. In anderen - und ich empfehle diesen Ansatz - ist der Zugriff auf die Mitarbeiter-Personalakte auf den Personalbereich und den Mitarbeiter unter Aufsicht beschränkt.
Typische Dokumente in einer Personalakte sind der Bewerbungsbogen, ein Familiennotfallkontaktformular, eine dokumentierte Disziplinarmaßnahmenhistorie, ein Lebenslauf, der Mitarbeiterhandbuchbeleg, die Arbeitszeugnisabnahme, die periodische Beurteilung, die Arbeitsbewertung oder Leistungsentwicklungsplan, Schulungszertifikate und Anwesenheitsnachweise sowie aktuelle persönliche Kontaktinformationen über jeden Mitarbeiter.
Nicht alle Personaldateien enthalten die gleichen Dokumente, aber jede Personaldatei hat einige Dokumente, die identisch sind. Die Dokumentation der Leistung eines Mitarbeiters gehört nicht in die Personalakte, es sei denn, es wurden Disziplinarmaßnahmen, eine Vergabe oder ein sonstiges Zeichen für herausragende Leistungen zugesichert. Solche täglichen Leistungsvermerke gehören in die Datei, die Manager führen, um die Leistung, Ziele und Beiträge ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
- Abrechnungsdateien pflegen auch Mitarbeiterdatensätze. Abrechnungsdateien enthalten eine Historie der Arbeitsplätze, Abteilungen, Vergütungsänderungen, Pfändungen, Darlehen und andere Informationen, die für die Bezahlung eines Mitarbeiters erforderlich sind, und eine Kopie der Vergütungshistorie des Mitarbeiters.
Die Abrechnungsdatei enthält auch die Historie von Regierungsformularen wie den W-2, W-4 und Sozialversicherungsabzugsdokumenten, die vom Mitarbeiter ausgefüllt wurden. Die Datei enthält auch Informationen zu Arbeitnehmerleistungen und die Erlaubnis, Zahlungen aus dem Gehaltsscheck des Mitarbeiters zurückzuziehen. - Eine medizinische Akte des Mitarbeiters wird ebenfalls beibehalten. Die Mitarbeiterdatensätze in der Krankenakte stehen nur für Personalmitarbeiter und den Mitarbeiter, dessen Datensätze in der Datei gespeichert sind, zur Verfügung. Medizinische Akten enthalten Arztnotizen, FMLA-Antragsunterlagen, Drogentestinformationen, erforderliche physische Informationen und andere solche Dokumente, die sich auf die medizinische Gesundheit eines Angestellten oder seines Familienmitglieds beziehen.
Medizinische Dateien erhalten aufgrund der Vertraulichkeit der Mitarbeiterunterlagen den höchsten Grad an sicherer Speicherung und Vertraulichkeit.Es wird empfohlen, dass die medizinischen Akten in verschlossenen Aktenschubladen aufbewahrt werden, die in einem Raum verschlossen sind, auf den Mitarbeiter, die nicht Personalpersonal sind, nicht zugreifen können.
- I-9 Dateien enthalten Mitarbeiterdatensätze, die für alle Mitarbeiter in einer Datei gepflegt werden, die von anderen Mitarbeiterdatensätzen getrennt ist. Arbeitgeber halten diesen Mitarbeiterdatensatz getrennt von anderen Mitarbeiterdatensätzen, um die Vertraulichkeit der Mitarbeiter gegenüber Regierungsbeamten und anderen Stellen aufrechtzuerhalten, die befugt sind, Mitarbeiter I-9 zu überprüfen.
Wenn Sie die I-9 an einem anderen Ort aufbewahren, stellen Sie sicher, dass Regierungsangestellte keinen Zugriff auf andere Aufzeichnungen über den Mitarbeiter oder ihre Beschäftigung in Ihrer Organisation haben, wenn Sie für eine Federal I-9-Dateiüberprüfung ausgewählt werden.
Diese Ermittlungen nehmen jedes Jahr zu, also stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter I-9-Formulare richtig ausgefüllt haben oder dass Sie Geldstrafen und möglicherweise Gefängnisstrafen erhalten.
Mitarbeiter können ihre Mitarbeiterdaten einsehen, indem sie sich während der normalen Geschäftszeiten an eine Person des Personals wenden. Kein Mitarbeiter darf Dokumente in seinen Aufzeichnungen ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalpersonals eingesehen werden müssen.
Sie müssen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch eine Richtlinie für die Anzeige von Personalakten für Mitarbeiter einhalten und diese in Bezug auf Mitarbeiteranfragen zum Anzeigen ihrer Dateien unabhänig verfolgen.
Wenn ein Mitarbeiter eine schriftliche Anforderung für eine Kopie seiner Personalakten sendet, nachdem er seinen Arbeitsplatz verlassen hat, müssen Sie ihm eine Kopie senden. Sie können den ehemaligen Angestellten für die Zeit und die Kopien, wenn Sie wünschen, in Rechnung stellen, aber ich glaube nicht, dass viele Arbeitgeber tun.
Sind Sie ein Arbeitgeber, den die Mitarbeiter wählen werden?
Sind Sie ein Arbeitgeber der Wahl? Wenn ja, sind Sie gut positioniert, um die besten Mitarbeiter während der kommenden Talentkriege zu gewinnen und zu halten.
Für wie lange muss HR Mitarbeiter Datensätze halten?
Interessiert daran, wie lange Mitarbeiteraufzeichnungen aufbewahrt werden können? Wie lange muss ein Arbeitgeber in den Hauptbereichen, für die die Personalabteilung sie aufbewahren muss, Mitarbeiteraufzeichnungen führen?
Was sollten Arbeitgeber in Personalakten für Mitarbeiter aufbewahren?
Müssen wissen, welche Materialien und Unterlagen für Mitarbeiter in einer Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden müssen? Hier ist meine empfohlene Liste der Dateiinhalte.