Was sollten Arbeitgeber in Personalakten für Mitarbeiter aufbewahren?

Es ist eine gute Idee für einen Arbeitgeber, für jeden Mitarbeiter eine Personalakte zu führen. Dokumentation der Erwerbsbiografie, Leistungsnachweise, Disziplinarmeldungen, Beförderungen, Leistungsentwicklungspläne und vieles mehr gehören in eine Personalakte. Smart Arbeitgeber halten auch mehr als eine Personalakte.

Der Arbeitgeber hat gute Gründe, mehrere Personalakten zu führen - einige legale und einige für Best Practices.

Eine Dokumentation ist erforderlich, damit der Arbeitgeber einen genauen Überblick über die Beschäftigungshistorie eines Mitarbeiters hat. Die Dokumentation unterstützt die Entscheidungen des Arbeitgebers und kann den Arbeitgeber in einem Rechtsstreit schützen.

Der Inhalt der Personalakte gibt einen historischen Überblick über die wichtigen Ereignisse während der Karriere eines Mitarbeiters. Sie unterstützen die Entscheidungen, die über den Mitarbeiter und seine Karriere getroffen werden. Sie zeigen die Gründe des Arbeitgebers für Einstellung, Beförderung, Transfer, Belohnung und Anerkennung sowie Entlassungsentscheidungen auf.

Unterschiedliche Richtlinien sind mit unterschiedlichen Personaldateitypen verbunden

Da mehrere Typen von Personaldateien empfohlen werden, sind jedem Typ von Personaldatei unterschiedliche Regeln und Richtlinien zugeordnet.

• Jede Art von Personaldatei hat einen anderen Grund für existierende und unterschiedliche Inhalte, basierend auf diesem Grund.
• Jede Art von Personaldatei ist unterschiedlich gespeichert.

• Der Zugriff auf eine Personaldatei ist in den meisten Organisationen auf bestimmte Mitarbeiter beschränkt. Verschiedene Personaldateitypen haben unterschiedliche Zugriffsrichtlinien.
• Der Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Personaldatei ist zulässig, aber die meisten Arbeitgeber legen Richtlinien für den Zugriff von Mitarbeitern mit einer Zugriffsrichtlinie für Personalakten im Mitarbeiterhandbuch fest. (In verschiedenen Bundesstaaten und Rechtssystemen gelten andere Regeln. Halten Sie sich also immer auf dem Laufenden.)
  Die meisten Organisationen erlauben dem Manager des Mitarbeiters nicht, auf die gesamte Personalakte zuzugreifen. Sie erwarten von den Managern, dass sie die relevante Dokumentation in ihrer eigenen Mitarbeiterdatei aufbewahren, die nicht die offizielle Personalakte ist.
• Die Personalabteilung besitzt und ist für Mitarbeiter-Personalakten verantwortlich.

Empfohlene Personaldateien

Hier werden die Arten der Personaldateien empfohlen und was Sie über die Arbeit mit ihnen wissen müssen.

Mitarbeiter-Personalakte

Dies ist die Hauptpersonalakte, die ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter unterhält. Die Personalakte speichert die Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters. Das müssen Sie über eine Mitarbeiter-Personalakte wissen.

Medizinische Akte

Die medizinische Akte des Mitarbeiters hat ernsthafte rechtliche Einschränkungen, die der Arbeitgeber kennen und beachten muss.Hier ist, was Sie über die Vertraulichkeit und den Inhalt einer medizinischen Akte eines Mitarbeiters wissen müssen.

Abrechnungsdatei

Der Zugriff der Mitarbeiter auf die Mitarbeiter-Abrechnungsdatei ist weniger restriktiv als der Zugriff auf die medizinische oder Personalakte. Die Lohn- und Gehaltsliste enthält Informationen über Gehalt, Leistungsauswahl, Änderungen der Tarife, Pfändungen und andere rechtliche Dokumente, die sich auf den Gehaltsscheck eines Mitarbeiters auswirken. Verschiedene Buchhaltungs- und Personalmitarbeiter greifen auf die Informationen in der Abrechnungsdatei zu.

I-9-Formulardatei für Mitarbeiter

Aufgrund der Zugriffsrechte verschiedener Behörden folgen Sie den bewährten Verfahren, indem Sie eine separate Datei für Mitarbeiter-I-9-Formulare verwalten. Erfahren Sie mehr über das Speichern von I-9-Formularen.

Übersicht über Personaldateien

Möchten Sie nur die schnellen und grundlegenden Details zu Personalakten für Mitarbeiter? Überprüfen Sie hier eine Übersicht der Mitarbeiter-Personalakten.

Personalakten-Zugriffsrichtlinien für Mitarbeiter

Sie möchten jedem Mitarbeiter ermöglichen, zu wissen, was sich in seiner Personaldatei befindet, aber Sie müssen die Integrität, Vollständigkeit und Gründlichkeit der Datei kontrollieren. Die Wahrung der Vertraulichkeit von Mitarbeitern und Arbeitgebern sowie der eingeschränkte Zugang werden durch eine Zugangsrichtlinie für Personalakten sichergestellt.

Was nicht in eine Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden soll

Suchen Sie nach Richtlinien für Inhalte, die niemals in eine Mitarbeiter-Personalakte aufgenommen werden sollten? Hier sind meine besten Empfehlungen zu den Inhalten, die Sie entweder an einem separaten, informellen Ort pflegen oder gar nicht behalten möchten. Die Aufbewahrung unnötiger und rein persönlicher Unterlagen kann Ihnen schaden.

Dokumentation

Wissen Sie welche Dokumentation? Das Wort Dokumentation taucht häufig in der Welt der Beschäftigung und der Humanressourcen auf. Die Bedeutung der Dokumentation und warum Sie bestimmte Beschäftigungsfälle dokumentieren möchten, wird hier ausführlich behandelt. Erfahren Sie mehr über die Dokumentation der Mitarbeiterhistorie und -leistung.

Dies ist die am häufigsten benötigte Information über Mitarbeiter-Personalakten. Klicken Sie sich zu jedem Thema durch, um ausführliche Informationen zu erhalten.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen, auch wenn sie verbindlich sind, nicht für Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Bitte wenden Sie sich an Rechtsbeistand oder Hilfe von staatlichen, bundesstaatlichen oder internationalen Regierungsstellen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Ihre Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Information dient nur zur Orientierung.