Was Arbeitgeber nicht in Personaldateien aufbewahren sollten

Arbeitgeber sollten niemals bestimmte Positionen in Ihre allgemeinen Personalunterlagen aufnehmen. Der Inhalt Ihrer Personaldateien und Aufzeichnungen ist in einigen Unternehmen allgemein für Mitarbeiter der Personalabteilung, den Mitarbeiter und den Vorgesetzten und Vorgesetzten des Mitarbeiters zugänglich.

In anderen Fällen ist der Zugriff auf Personalangestellte beschränkt und Mitarbeiter können Zugriff auf ihre Datensätze anfordern. Rechtsanwälte können auch den Inhalt der Personalunterlagen für Klagen und Beschwerden der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vorladen.

Ein früherer Mitarbeiter kann auch eine Kopie seiner Personalakten anfordern.

Bei all diesen potenziellen Nutzungen und potenziellen Zuschauern Ihrer Personalunterlagen muss ein Arbeitgeber darauf achten, eine unvoreingenommene, sachliche Dokumentation der Beschäftigungshistorie eines Mitarbeiters in Ihren Personalakten zu führen. Wenden Sie daher diese allgemeinen Richtlinien auf die Dokumentation an, die Sie in den Personalakten Ihres Unternehmens aufbewahren.

Allgemeine Richtlinien für den Inhalt der Mitarbeiter-Personalakte

• Informationen in Personalakten müssen sachlich sein. Mitarbeiterbefragungen der Aufsichtsbehörden oder der Personalabteilung; zufällige Notizen; Klatsch; unbegründete Gerüchte; Fragen, Berichte oder tattletale Behauptungen von anderen Mitarbeitern, die unerforscht sind; Behauptungen, die nicht verfolgt, untersucht und geschlossen wurden; und andere nicht-faktische Informationen, Kommentare oder Notizen sollten aus der Personalakte eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden.
  Eines der schlimmsten Beispiele für anstößige Kommentare, die ein HR-Manager in einer Personalakte fand, beinhaltete die Interviewnotizen eines Personalchefs. Einer sagte: "Möglicherweise zu fett, um die Treppe nach oben und unten zu verlassen. "Stellen Sie sich vor, der Mitarbeiter, ein Anwalt und sogar zukünftige Mitarbeiter und Vorgesetzte lesen solche Kommentare.
  In einer anderen Firma fand der Manager unbegründete Notizen, die Manager und andere in die Akten des Mitarbeiters geschrieben hatten, wie: "Mary ist wütend, weil sie keine Gehaltserhöhung bekommen hat. Sie hat ihre Arbeit absichtlich verlangsamt, um es ihrem Manager zu ermöglichen." " Sehen Sie das Problem?

• Personaldatensätze müssen sorgfältig ihren entsprechenden Dateispeicherorten zugeordnet werden. Legen Sie ein Protokoll für Ihre Personalunterlagen fest, das auf staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, Arbeitsgesetzen wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) und Best Practices des Arbeitgebers basiert.
  Dann bleiben Sie bei dem Protokoll. Sie wollen nicht zufällige ärztliche Ausreden finden, die in der Personalakte stecken, wenn sie in eine Krankenakte gehören. Noch, wollen Sie die Begründung und Rechtfertigung für die Förderung eines Mitarbeiters in der Gehaltsliste.
  Sie möchten auch nicht, dass die Aufzeichnungen einer Einstellungsentscheidung, die eine Hintergrundüberprüfung beinhalten, oder Notizen aus Diskussionen mit früheren Arbeitgebern in der Personalakte enthalten sind.
• Vorgesetzte, Manager und andere Mitarbeiter, die Dokumente in Personalakten ablegen, müssen geschult sein, um die Dokumentation entsprechend zu schreiben. Wenn Sie in einem Angestelltenverweis angeben, dass der Angestellte ein totales Versagen war, werden Ihre Personalrekorde keine Preise gewinnen, aber ungeschulte Vorgesetzte sind dafür bekannt, ähnliche Aussagen zu schreiben.
  Besser noch: Beschränken Sie den Zugriff auf die Dateien auf Ihre HR-Person, die für die Aufzeichnungen verantwortlich ist und weiß, was in einer Personaldatei gespeichert werden sollte und sollte.
• Saldieren Sie die Informationen, die Sie in die Personalakten aufnehmen, um sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte der Beschäftigungshistorie eines Mitarbeiters zu berücksichtigen. Allzu oft heben Personalakten jedes negative Ereignis hervor und verfehlen die positiven Komponenten.
• Erkennen Sie den Unterschied zwischen den persönlichen Notizen eines Supervisors über seine Mitarbeiter in der Berichterstattung und den offiziellen Personalunterlagen des Unternehmens. Die Notizen des Supervisors, die zur Leistungsverbesserung, zum Verfolgen von Projekten und zur Zielvervollständigung und zur fairen Bestimmung von Erhöhungen und Leistungsentwicklungsplänen verwendet werden, gehören beispielsweise in die private Datei eines Supervisors und nicht in die offiziellen Personalakten des Unternehmens.
  Erkennen Sie auch die Notwendigkeit, Supervisoren darin zu schulen, wie sie Notizen machen und die Dokumentation in ihrer Verwaltungsdatei aufbewahren. Die gleichen Kriterien für Tatsachen, nicht Meinungen und spezifische Beispiele, nicht Hörensagen, gelten für private Notizen.
  Die privaten Notizen des Supervisors können im Falle eines Rechtsstreits vorgeladen werden, daher ist Vorsicht geboten, auch für private Banknoten. Die Praxis von Vorgesetzten, Kopien von Datensätzen zu führen, die in der offiziellen Mitarbeiter-Personalakte in ihrer Verwaltungsdatei vorhanden sind, wird nicht empfohlen.
• Einstellungsdokumente und Interviewnotizen stellen ein bisschen Dilemma dar. Die beste Vorgehensweise besteht darin, für jede ausgefüllte Position eine separate Datei zu führen, die alle Dokumente zum Besetzen dieser Position von der Stellenanzeige bis zu den Referenzprüfungen enthält. Die Lebensläufe, Bewerbungen und Bewerbungen der Bewerber gehören in diese Datei, mit der Ausnahme, dass Sie die Bewerbung des eingestellten Mitarbeiters in die Mitarbeiter-Personalakte verschieben sollten.
  Diese Datei enthält die offiziellen Checklisten und Formulare, die eine unvoreingenommene Darstellung der Qualifikationen eines potenziellen Mitarbeiters anstreben und die Entscheidung unterstützen, den am besten qualifizierten Bewerber einzustellen. Die Meinungen und Hinweise des Personalchefs, die während des Einstellungsprozesses gemacht wurden, gehören nicht in diese Datei. Die Personalabteilung kann diese Notizen sammeln, um die vollständige Dokumentation einer Beschäftigungsentscheidung zu erhalten, aber sie gehören nicht zu den Personalakten.
• Die faktische Dokumentation über Beschäftigungsentscheidungen wie Beförderung, Übertragung in eine Nebengelegenheit und Gehaltserhöhungen gehören in die Personalakten. Die Ansichten des Vorgesetzten oder des Hohen Vertreters über den Arbeitnehmer nicht. Offizielle Disziplinarmaßnahmen wie eine schriftliche Verwarnung gehören ebenfalls in die Personalakte des Mitarbeiters.

Spezifische Beispiele für Dokumentation, die nicht in Personaldatensätzen enthalten sein sollten

Die folgenden Informationen sollten nicht in Personalakten gespeichert werden.Die Dokumentation kann eine separate Datei erfordern, kann als Aufsichts- oder Verwaltungsnotiz eingestuft werden oder sollte von einem Arbeitgeber überhaupt nicht aufbewahrt werden.

• Jede medizinische Information gehört in die medizinische Akte.
• Die Gehaltsabrechnungsinformationen gehören in die Abrechnungsdatei.
• Dokumente, die Mitarbeiter-Sozialversicherungsnummern oder Informationen über die geschützten Klassifikationen eines Mitarbeiters wie Alter, Rasse, Geschlecht, nationale Herkunft, Behinderung, Familienstand, religiöse Überzeugungen usw. enthalten, sollten niemals in den Personalakten geführt werden. Die
• Aufsichtsdokumentation zum Zweck der Verwaltung der Arbeit eines Mitarbeiters, zum Festlegen von Zielen, zur Rückmeldung usw. sollte in einem privaten Ordner, einem Supervisor oder einem manager-eigenen Ordner abgelegt werden.
• Untersuchungsmaterial , einschließlich der Mitarbeiterbeschwerde, Zeugeninterviews, Mitarbeiterinterview, Befunde, Anwaltsempfehlungen und -behebung sowie Folgemaßnahmen, um keine Vergeltungsmaßnahmen zu gewährleisten, sollten in einer von Personalakten getrennten Untersuchungsakte liegen.
• Datei Mitarbeiter I-9 formt in einer I-9-Datei oder an einem I-9-Standort außerhalb der Mitarbeiter-Personalakten.
• Platzieren Sie Hintergrundüberprüfungen einschließlich Vorstrafen, Kreditauskünfte usw. und die Ergebnisse von Drogentests in einer separaten Datei , auf die Vorgesetzte, Manager und der Mitarbeiter keinen Zugriff haben. SHRM empfiehlt entweder diese separate Datei oder empfiehlt, dass diese Informationen auch in der medizinischen Akte des Mitarbeiters abgelegt werden können.
• Mitarbeiter-Gleichstellungsdatensätze wie Selbstausweisformulare und Regierungsberichte sollten weder in der Personalakte noch an einem anderen Ort aufbewahrt werden, an dem der Vorgesetzte Zugang hat.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, speichert Ihre Organisation effektiv faktische, unterstützbare Beschäftigungshistorien und Personalakten an den entsprechenden Standorten.

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