Für wie lange muss HR Mitarbeiter Datensätze halten?

Eines der großen Dinge im Personalwesen ist, dass wir jede Menge Papierkram haben. Tonnen und Tonnen und Tonnen. Zugegeben, vieles davon ist heutzutage elektronisch, aber das Prinzip bleibt immer noch. HR zeichnet Aufzeichnungen auf. Und wir müssen diese Aufzeichnungen aufbewahren, aber wie lange?

Hier sind grundlegende Richtlinien für die HR-Dokumentation. Bedenken Sie jedoch, dass staatliche Gesetze von diesen Richtlinien abweichen können. Wenn staatliche Gesetze und Bundesgesetze in Konflikt stehen, bewahren Sie die Aufzeichnungen immer auf, je nachdem, welche Anforderung länger ist.

Es ist besser, etwas zu lange zu behalten als nicht lange genug.

Rekrutierungsdatensätze: 1 Jahr

Sie müssen alle Lebensläufe, Vorstellungsgespräche, Bewerbungen und Stellenausschreibungen speichern und sogar eine Aufzeichnung Ihrer Recherchen über Ihr Bewerberverfolgungssystem für ein Jahr nach der Entscheidung, eine Stellenangebot wurde gemacht. Wenn Sie also einen Bewerber befragen und sich der ganze Prozess drei Monate lang hinzieht, dauert es bis zur endgültigen Entscheidung, dass die Uhr anfängt zu ticken.

Warum müssen Sie das tun? Wenn jemand jemals Ihre Einstellungsentscheidung in Frage stellt, müssen Sie zeigen, dass Sie in keiner Weise illegal diskriminiert wurden, Form oder Form. Gesetze wie der Americans with Disabilities Act, Titel VII und viele andere verlangen von Ihnen, dass Sie nachweisen, dass Sie in Übereinstimmung sind. Die Pflege dieser Datensätze hilft Ihnen dabei.

Drug Test Records: 1 Jahr oder 5 Jahre für Transport Jobs

Wenn Sie Drogentests für eine vorzeitige Beschäftigung benötigen, ist dies Teil des Einstellungsdatensatzes und Sie sollten eine Kopie der Ergebnisse für ein Jahr aufbewahren.

Wenn Sie zusätzliche Drogentests durchführen, sei es aufgrund eines Vorfalls bei der Arbeit oder im Rahmen einer Stichprobe, müssen Sie diese Aufzeichnungen auch ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie jedoch den Vorschriften des Transportministeriums unterliegen, beträgt der Mindestzeitraum für Drogentestaufzeichnungen fünf Jahre.

Lohn- und Gehaltsabrechnung, usw.: mindestens 3 Jahre, 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Empfohlen

Das Gesetz schreibt vor, dass Sie diese Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahren müssen. Aktuelle Klagen bedeuten jedoch, dass es für Sie klüger wäre, sie länger aufzubewahren.

Sie möchten aufzeichnen, wie viel jeder Mitarbeiter bezahlt hat und wie viele Stunden er für die gesamte Betriebszugehörigkeit in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat. Bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang auf, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, unabhängig vom Grund.

Für befreite Mitarbeiter müssen Sie natürlich keine Zeitaufzeichnungen führen, da ihre Bezahlung unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gleich ist. Wenn Sie jedoch einen Mitarbeiter als steuerbefreit einstufen, wenn er nicht von der Steuer befreit sein sollte, können Sie anhand dieser Arbeitsstunden Aufzeichnungen über geschuldete Überstunden führen.

Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wie das Unternehmen die Zahlung berechnet hat.Zum Beispiel müssen Sie nachverfolgen, ob es sich um Lohn, Gehalt plus Provision, Überstunden, Akkordarbeit oder Stundenlohn handelt.

Sie müssen dies nicht nur für Lohn- und Steuerfragen tun, sondern viele andere Entscheidungen hängen von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden ab. Beispielsweise hängt die Eignung für FMLA von der Anzahl der in einem Jahr geleisteten Arbeitsstunden ab. Wenn Sie einen teilzeitbeschränkten Mitarbeiter haben, sollten Sie eine Zeiterfassung in Betracht ziehen, um die FMLA-Berechtigung zu bestimmen. Sie müssen auch beweisen können, dass Sie Ihre Arbeitnehmer für alle geleisteten Arbeitsstunden bezahlt haben.

Formular I-9: 3 Jahre nach der Einstellung, 1 Jahr nach Beendigung, je nachdem, was später ist.

Pflegen Sie das Mitarbeiter-I-9-Formular, das getrennt von Ihren Personalakten aufbewahrt wird, drei Jahre nach der Einstellung des Mitarbeiters und ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, was später eintritt.

Informationen zu Gesundheits- / Rentenleistungen: 6 Jahre

Sie müssen Ihre Aufzeichnungen über Ihre Pläne für alle Ihre Leistungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die Gerichte haben entschieden, dass, wenn ein Arbeitnehmer Sie verklagt und sagt, dass er oder sie eine höhere Rente verdient, es beispielsweise in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt, zu beweisen, dass er nicht mehr schuldet, nicht die Verantwortung des Arbeitnehmers zu beweisen. Behalten Sie alle diese Beschreibungen des Zusammenfassungsplans bei.

Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter haben, die Anspruch auf COBRA haben und ihre gesundheitlichen Vorteile ausweiten, sollten Sie diese Aufzeichnungen auch sechs Jahre aufbewahren, nur um sicher zu gehen. Das Gesetz schreibt keine Aufbewahrung vor, aber da dies nach dem Employee Retirement Income Security Act (ERISA) gelten könnte, schreibt dieses Gesetz einen Verbleib von sechs Jahren vor. Um auf der sicheren Seite zu sein, werfen Sie diese Aufzeichnungen nicht weg.

FMLA-Aufzeichnungen: 3 Jahre

Wenn ein Angestellter FMLA anfordert, müssen Sie diese Papierspur behalten, selbst wenn Sie den Urlaub verweigern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Abwesenheiten jedes Mitarbeiters im Auge behalten - zu Beginn und wie viel Zeit Sie verwenden. Wenn der Mitarbeiter intermittierende FMLA hat, stellen Sie sicher, dass Sie jeden Urlaub verfolgen und die Anzahl der Stunden dokumentieren. Termine und die Anzahl der Stunden sollten dokumentiert werden. Denken Sie daran, dass intermittierender Urlaub für ein paar Stunden an einem Tag oder an einigen Tagen in der Woche genutzt werden kann. Dokumentiere alles und bewahre diese Aufzeichnungen auf.

Denken Sie daran, dies ist keine umfassende Liste und gilt nur für Bundesgesetze. Sie unterliegen möglicherweise zusätzlichen Aufbewahrungsgesetzen, wenn Sie zum Beispiel ein Bundesauftragnehmer sind oder Ihr Staat unterschiedliche Standards hat. Werfen Sie es im Zweifelsfall nicht weg.

In der Society of Human Resource Management (SHRM) können Sie auf zusätzliche Ressourcen zur Dokumentation und obligatorischen Berichterstellung zugreifen.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen, auch wenn sie verbindlich sind, nicht für Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -vorschriften variieren von Land zu Land und von Land zu Land. Bitte suchen Sie Rechtsbeistand oder Hilfe von staatlichen, bundesstaatlichen oder internationalen Regierungsstellen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Interpretation und Ihre Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind.Diese Informationen dienen als Anleitung, Ideen und Hilfe.