Was Projektmanager den ganzen Tag machen?

Ich werde oft gefragt, was ein Projektmanager macht, weil die Rolle so umfassend ist. Hier ist meine Sicht auf die Rolle des Projektleiters. Das machen Projektmanager den ganzen Tag.

Projektmanager …

Entwickeln Sie die große Idee

Die erste Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die große Idee zu entwickeln. Es war nicht immer so. Vor nicht allzu langer Zeit wurde von den Projektmanagern erwartet, dass sie eine voll entwickelte Idee, wahrscheinlich einen vollständigen Geschäftsfall, aufnahmen und daraus einen Projektplan machten, der ausgeführt werden konnte.

Heute hat sich die Rolle des Projektmanagers etwas weiterentwickelt, und Sie werden wahrscheinlich früher und früher in das Projekt involviert sein, bevor es sich zu einem Projekt entwickelt hat.

Sie arbeiten mit dem Projektsponsor zusammen, um die Idee zu formulieren, ein erstes Bild des Projekts zu erstellen und herauszufinden, ob dies machbar ist.

Stellen Sie das Team zusammen

Wenn Ihre große Idee als machbar betrachtet wird, wird Ihr nächster Schritt sein, ein Team zusammenzustellen, das daran arbeiten kann, diese Idee in die Realität umzusetzen. Sie benötigen eine Reihe von Personen, die verschiedene Rollen in einem Projektteam erfüllen können.

Idealerweise suchen Sie in jedem Funktionsbereich nach Experten, müssen aber auch die Verfügbarkeit berücksichtigen. Projektmanager können nicht immer die Mitarbeiter bekommen, die sie im Team haben wollen, weil diese Experten mit anderen Projekten beschäftigt sind. Wenn Sie nicht warten können, bis sie verfügbar sind, müssen Sie mit den verfügbaren Personen zusammenarbeiten.

Sie brauchen nicht ständig alle Beteiligten. Einige Funktionsexperten, wie Rechtsanwälte oder Pressesprecher, müssen nur an relevanten Stellen auf dem Weg zum Team kommen. Zu den Fähigkeiten des Projektmanagements und des Ressourcenmanagements gehört es, sicherzustellen, dass Sie wissen, dass ihre Aufgaben anstehen, und sie dann mit dem Projekt vertraut zu machen, sobald ihr Fachwissen benötigt wird.

Organisieren, was passieren wird

Während der Projektinitiierung und der frühen Startphase arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um genau festzulegen, was getan werden muss. Dazu müssen Sie eine klare Definition für die Arbeit festlegen und sicherstellen, dass jeder die Ziele versteht.

Es lohnt sich, all dies in Bezug auf den geschäftlichen Nutzen oder Nutzen zu formulieren: Erklären Sie mit anderen Worten, warum Sie sich auf dieses neue Werk einlassen.

Führen Sie das Team

Jetzt haben Sie Ihr Team zusammengestellt und Sie wissen alle, was Sie gemeinsam erreichen müssen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers sicherzustellen, dass das gesamte Team zusammenarbeitet, um dies zu erreichen.

Es ist schwerer als es klingt! Ein Team erfolgreich führen bedeutet, die Herausforderungen von Meinungsverschiedenheiten und Konflikten zu verhandeln und jederzeit über die Kommunikation zu verfügen. Sie müssen Ihr Team motivieren, auch in schwierigen Zeiten gute Arbeit zu leisten.Es beinhaltet auch das Coaching, Training, Mentoring und die Entwicklung der Leute, die an dem Projekt arbeiten, auch wenn sie nicht direkt für Sie arbeiten. Das ist ein Overhead, der oft bei Projekten vergessen wird, aber denken Sie daran, dass Menschen besser arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, respektiert und ermutigt zu werden, ihre beste Arbeit zu leisten. Wenn Sie Ihr Projekt zu einem Ort machen können, an dem Menschen wachsen und neue Fähigkeiten entwickeln, dann möchten die Menschen mit Ihnen zusammenarbeiten.

Die Leitung des Teams umfasst auch die Einrichtung und Verwaltung der Zusammenarbeit im Team. Dies könnte durch Online-Projektmanagement-Tools oder persönliche Meetings oder etwas dazwischen geschehen. Die Zusammenarbeit und der Aufbau eines "Team-Teams" hilft Ihren Projektressourcen, Konflikte oder schwierige Zeiten im Projekt zu bewältigen, z. B. eine Deadline, die plötzlich vorgezogen wird.

Das Geld verwalten

Projekte kosten Geld, und die Fähigkeit, ein Projektbudget zusammenzustellen, ist eine Schlüsselkompetenz für einen Projektmanager. Ihre Rolle endet jedoch nicht dort. Sie müssen in der Lage sein, das Geld zu verwalten und die Kosten für das Projekt in der Zukunft zu kontrollieren.

Sie können dies tun durch:

• Entwicklung von Schätzungen, die alle erforderlichen Projektaufgaben und -ressourcen abdecken.
• Arbeiten Sie mit Ihren Fachexperten zusammen, um sicherzustellen, dass diese umfassend und vollständig sind.
• Verwenden Sie Ihre Schätzungen, um ein Projektbudget zu erstellen.
• Verwenden Sie Ihr Budget, um dem Projektsponsor zu erklären, und klären Sie, wie viel das Projekt kosten wird.

Dann können Sie während des gesamten Projekts Ihre Kosten durch genaue Kostenkontrolle verwalten. Dazu vergleichen Sie, was Sie im wirklichen Leben ausgeben, mit den Schätzungen und dem Projektbudget, das Sie zusammengestellt haben. Hoffentlich sind sie nicht zu weit voneinander entfernt, aber wenn Sie einen Trend bemerken, zu viel oder falsche Schätzungen auszugeben, dann sind Sie früh genug, um es mit etwas Glück zu korrigieren. Sie können nur beheben, was Sie bemerken, daher ist eine gute Kostenkontrolle wichtig.

Expertentipp: Eine gute Kostenkontrolle beinhaltet mehr als nur die Nachverfolgung von Ausgaben. Sie müssen auch den Arbeitsaufwand im Projekt überwachen. Es ist die Kombination aus Geld und erledigten Aufgaben, die Ihnen einen Überblick darüber gibt, ob das Projekt über seine Mittel hinausgeht.

Entscheidungen treffen

Lassen Sie uns eins klarstellen: Während der Projektsponsor für die gigantischen Entscheidungen da ist, sind Sie der Projektmanager und verantwortlich für die Mehrheit der Entscheidungen, die über das Projekt getroffen wurden. Sogar die Großen. Selbst wenn Sie sich nicht entscheiden, geben Sie eine Empfehlung ab, welche Entscheidung der Sponsor Ihrer Meinung nach treffen sollte, denn Sie haben alle Details und haben viel Zeit damit verbracht, sie zu berücksichtigen. dass.

Engagierende Stakeholder

Vor nicht allzu langer Zeit wurde in der Projektmanagementliteratur über das Stakeholder-Management gesprochen. "Heute wird erkannt, dass Sie einen Stakeholder nicht" verwalten "können. Es ist naiv und ein bisschen beleidigend, das zu suggerieren, also sprechen wir stattdessen davon, sie zu "engagieren".

Praktisch haben sich die Werkzeuge nicht geändert - es ist nur die Rhetorik und die Einstellung, die anders ist.Sie werden immer noch festlegen, wer die Stakeholder für das Projekt sind und ob sie besonders mächtig oder einflussreich sind in Bezug auf die Arbeit, die Sie leisten. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan und setzen Sie ihn in die Praxis um.

Stakeholder-Engagement bedeutet, mit den vom Projekt betroffenen Personen zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie die bevorstehenden Veränderungen verstehen.

Lesen Sie weiter: Umgang mit schwierigen Stakeholdern (weil nicht jeder leicht mit ihnen arbeiten kann).

Liefern Sie die Ziele des Projekts

Sie werden dies mit der Beteiligung Ihres Teams tun, und das ist es, worauf die ganze Arbeit bis jetzt hinausgelaufen ist.

In der Lage zu sein, effektiv zu liefern, was Sie versprochen haben, hängt davon ab, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was dies sein sollte. Sie müssen wichtige Erfolgsfaktoren und die Maßnahmen dokumentieren, anhand derer Sie beurteilen können, ob Sie das erreicht haben, was Sie vorhaben.

Dies sollte im Business Case oder Projektinitiierungsdokument des Projekts (oder in beiden unterschiedlichen Detaillierungsgraden) festgelegt werden. Daher sollte es relativ einfach sein, zu sehen, was diese Ziele sind - es ist weniger einfach, sicherzustellen, dass Sie sie liefern.

Gute Planung, starke Führung und die Fähigkeit, das Gesamtbild und das Detail zu sehen, werden immens helfen.

Verwalten Sie die Übergabe, um zu leben

Die Erreichung der Projektziele ist nicht das Ende Ihrer Rolle als Projektmanager. Das Wichtigste am Ende der Ausführungsphase ist, sicherzustellen, dass Sie eine klare und vollständige Übergabe an das Team vornehmen, das das Projekt in Zukunft leiten wird.

Ein guter Handover bedeutet, dass Sie einen Schritt zurücktreten können. Sie sind nicht mehr die 'Go to' Person des Projekts und können zu Ihrem nächsten Projekt übergehen, da Sie wissen, dass das Geschäftsteam in der Lage ist, das Beste aus dem zu machen, was Sie ihm geliefert haben.

Teilen Das Wissen

"Gelernte Lektionen" beschreiben, was durch das Projekt gelernt wurde, das in Zukunft für andere Initiativen genutzt werden könnte. Der Projektmanager sollte am Ende des Projekts ein "Lessons Learned Meeting" abhalten. Dies hilft dem Team beim Wachsen und pflegt organisatorisches Wissen. Mit anderen Worten, es hält das Unternehmen davon ab, die gleichen Fehler noch einmal zu machen.

Das ist es, was ein Projektmanager den ganzen Tag tut. Ihre tatsächliche Aufgabenliste sieht möglicherweise etwas anders aus als diese Liste, aber im Wesentlichen werden alle Aufgaben, die dort ausgeführt werden, zu diesen Elementen des Projektmanagers beitragen. Es ist eine weitreichende und herausfordernde Aufgabe, aber es ist auch abwechslungsreich und eine großartige Berufswahl!