Wie kann ich die Teilnahme am Exit-Interview verbessern?

Exit-Interviews sind eine der besten Möglichkeiten, um ein ehrliches Feedback von Mitarbeitern zu erhalten. Der Nachteil ist, dass es einige Zeit in Anspruch nimmt, eine signifikante Menge an Daten aus Exit-Interviews aufzubauen. Wenn Sie Ihre Teilnahmequote erhöhen, können Sie jedoch aus Ihren Ausstiegsinterviews mehr Informationen erhalten, die sich auf die Umsetzung auswirken.

Was ist eine gute Teilnahmequote für Exit-Interviews?

Forschungsergebnisse zeigen, dass die durchschnittliche Antwortrate bei Papier- und Bleistiftausstellungsgesprächen bei ca. 30-35% liegt.

Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit 2000 Mitarbeitern und einer Fluktuationsrate von 15% pro Jahr etwa 100 abgeschlossene Ausstiegsinterviews erwarten würde. Auf dieser Beteiligungsebene erhält die Organisation Rückmeldungen von nur 5% der Gesamtbelegschaft.

Mit etwas mehr Aufwand sollten Sie diese Antwortrate verdoppeln können. 65% oder besser ist ein gutes Ziel für die Teilnahme am Ausscheidungsgespräch. Dies kann mit Papier- und Bleistiftausstiegsinterviews, webbasierten Online-Exit-Interviews und Telefonausstiegsinterviews erreicht werden.

Messung Ihrer Teilnahme am Exit-Interview

Um Ihre Antwortquote zu messen, dividieren Sie die Anzahl der abgeschlossenen Exit-Interviews durch die Anzahl der Mitarbeiter, von denen Sie ein Exit-Interview angefordert haben. Idealerweise sollte die zweite Zahl der Gesamtanzahl der Abschlüsse entsprechen, aus praktischen Gründen ist dies jedoch im Allgemeinen nicht der Fall.

Wenn Sie zum Beispiel 125 Beendigungsinterviews von 300 Personen abgeschlossen haben, die Sie gebeten haben, ein Ausstiegsgespräch abzuschließen, beträgt Ihre Teilnahmequote 125/300. 416 oder 41. 6%.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie über eine gute Methode verfügen, um diese Art der Teilnahme zu verfolgen. Zumindest möchten Sie die Teilnahmequote am Anfang eines Verbesserungsprojekts und dann periodisch danach verfolgen.

Ein ideales Szenario besteht darin, einen laufenden Durchschnitt beizubehalten, auf den Sie sich regelmäßig beziehen können.

Diese Echtzeitnummer weist Sie sofort darauf hin, dass die Mitarbeiterbeteiligung an Ausstiegsinterviews abnimmt (oder zunimmt). Ein Online-Exit-Interview-Managementsystem sollte dies automatisch für Sie erledigen.

Große Unternehmen möchten möglicherweise Beteiligungsquoten für Tochterunternehmen, große Geschäftsbereiche oder geografische Regionen separat erfassen. Kleine bis mittelständische Unternehmen können generell von einer Gesamtbeteiligungsrate für die Organisation profitieren.

Wenn Sie entscheiden, dass Ihre Teilnahmequote bei Ausstiegsinterviews eine Verbesserung bedeuten könnte, analysieren Sie als Nächstes Ihren aktuellen Exit-Interview-Prozess. Die beiden wichtigsten Überprüfungsbereiche sind:

1. Warum entscheiden sich die Mitarbeiter dafür, das Ausstiegsgespräch nicht abzuschließen?
2. Gibt es logistische Probleme, die verhindern, dass Personalressourcen die Informationen rechtzeitig und effektiv an die Mitarbeiter weiterleiten?

Mitarbeiter schließen ihr Exit-Interview nicht ab

Einige der Gründe, warum Mitarbeiter sich dafür entscheiden, Exit-Interviews nicht abzuschließen, sind:

• Das Exit-Interview ist zu lang.
• Die Fragen zum Austrittsgespräch sind verwirrend oder persönlich invasiv.
• Der Mitarbeiter glaubt nicht, dass das Ausstiegsinterview gelesen wird oder einen Unterschied macht.
• Der Mitarbeiter hat Angst vor Konsequenzen.
• Der Mitarbeiter ist wütend auf die Firma.
• Der Arbeitnehmer zögert oder vergisst.
• Der Prozess ist schwierig oder unbequem.

Wenn Sie eine Umfrage mit beurteilten Fragen verwenden, beziehen sich 35-60 Fragen auf die richtige Länge der Umfrage. Mehr als 60 Fragen beginnen sich für den Mitarbeiter lang und unangenehm anzufühlen. Wenn Sie 70 Fragen übertreffen, sollten Sie auf eine höhere Anzahl von unvollendeten Abschlussgesprächen vorbereitet sein.

Überprüfen Sie die Fragen zum Austrittsinterview der Einfachheit halber. Versetzen Sie sich in die Lage des Mitarbeiters und fragen Sie sich, wie Sie sich bei der Beantwortung der Fragen fühlen würden. Vermeiden Sie viele Fragen zum Austrittsinterview, die nach Gefühlen und Emotionen fragen.

Viele Mitarbeiter stimmen nicht mit ihren Gefühlen überein (oder wenn sie es sind, möchten sie sie vielleicht nicht mit Ihnen teilen). Es ist für einen Mitarbeiter viel einfacher, die Effektivität eines Prozesses zu bewerten und nicht, wie er sich über den Prozess fühlt.

Exit Interview Feedback Ignored

Die Mitarbeiter werden ihre Exit-Interviews nicht beenden, wenn sie glauben, dass das von ihnen bereitgestellte Feedback nicht gelesen wird oder umgehend ignoriert wird. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie ihr Feedback wertschätzen. Wenn Sie Verbesserungen aufgrund von Vorschlägen aus Ausstiegsinterviews vornehmen, scheuen Sie sich nicht, den Mitarbeitern mitzuteilen, woher die Idee stammt.

Im Laufe der Zeit werden Mitarbeiter lernen, zuzuhören. Sobald dies Teil der Unternehmenskultur wird, können Sie sich auf viele offene und ehrliche Ideen, Vorschläge und Kritiken verlassen.

Rückwirkungen von ehrlichem Feedback

Auch sei klar, dass ehrliches Feedback keine Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben wird. Erklärungen, die in einem Ausstiegsgespräch abgegeben wurden, sollten niemals dazu verwendet werden, die zukünftige Teilnahmeberechtigung zu verhindern.

Es gibt viele vermeintliche Experten, die den Angestellten sagen, dass sie in ihrem Ausstiegsinterview nicht ehrlich sein sollen oder es überhaupt nicht tun sollen. Sie behaupten, dass Unternehmen diese Informationen gegen die Angestellten verwenden. Human Resource Professionals wissen, dass das Unsinn ist, aber sie müssen diese unbegründete Wahrnehmung noch bekämpfen.

Angry Employee Feedback

Angestellte, die sich über das Unternehmen ärgern, können das Gefühl haben, dass sie nicht durch die Teilnahme am Exit-Interview helfen möchten. Sie können diese Mitarbeiter ermutigen, ihre Wut im Austrittsgespräch zu lüften. Viele dieser wütenden Mitarbeiter sind begeistert von der Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen - vor allem, wenn sie wissen, dass sie von der Geschäftsleitung gehört wird.

Ein sauberer und vereinfachter Prozess ist ebenfalls wichtig. Ob webbasiert oder Papier und Bleistift, das Formular für das Austrittsinterview sollte mit einem intuitiven und leicht verständlichen Umfrageformular gestaltet werden.

Logistische Probleme sind der zweite wichtige Bereich für die Überprüfung in Ihrem Exit-Interview-Prozess. Es gibt im Allgemeinen schwache Verbindungen in jedem Prozess und Ausstiegsinterviews sind keine Ausnahme. Ihre Prüfung sollte die gesamte Kette von Ereignissen einschließen, die beginnt, wenn ein Mitarbeiter kündigt und endet, wenn der Mitarbeiter das Austrittsgespräch einreicht.

Audit Ihres Exit-Interview-Prozesses

Sie können beginnen, Ihren Exit-Interview-Prozess zu auditieren, indem Sie die folgenden Informationen herausfinden.

• Wie informieren Mitarbeiter generell über ihre Absicht zu kündigen?
• Wer ist die erste Person, die benachrichtigt wird und wie oft wird in der Regel mitgeteilt?
• Wer teilt der Personalabteilung mit und wie? Wie bald nachdem der Mitarbeiter kündigt, wird HR benachrichtigt? Wer im HR wird zuerst benachrichtigt?
• Wer ist für die Einleitung des Austrittsgesprächs verantwortlich? Wann wird diese Person (en) über die Kündigung von Mitarbeitern informiert?
• Wie wird der Mitarbeiter über das Austrittsgespräch informiert? Von wem? Welche Methode? Wann?
• Gibt es in der Personalabteilung einen eindeutigen Eigentümer des Ausstiegsinterviews? Verstehen die Prozessbeteiligten die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Austrittsinterviews?
• Was sagt der Mitarbeiter über das Austrittsgespräch? Auf welche Weise werden sie ermutigt, das Ausstiegsgespräch abzuschließen? Werden Mitarbeiter mehr als einmal und auf mehr als eine Weise erzählt?
• Kann das Austrittsgespräch einfach abgeschlossen werden?
• Wann und wo wird der Mitarbeiter das Austrittsgespräch absolvieren? Gibt es einen einfachen Zugang zu notwendigen Ressourcen?
• Verfügt der Mitarbeiter über Privatsphäre, um das Ausstiegsgespräch abzuschließen, wenn er es bei der Arbeit erledigt?
• Unterstützen Vorgesetzte und Manager den Exit-Interview-Prozess? Haben sie Angst vor negativen Rückmeldungen von Mitarbeitern? Verlassen Sie sich darauf, dass ängstliche Vorgesetzte Informationen über das Austrittsinterview an Mitarbeiter weitergeben?
• Ist es für die Mitarbeiter einfach, ihre Abschlussgespräche einzureichen?

Überprüfen Sie jede der oben genannten Prüfungsfragen und werfen Sie einen genauen Blick auf Ihren Exit-Interview-Prozess. Bestimmen Sie, was Sie tun können, um jeden dieser Bereiche zu verbessern. Nach Abschluss der Überprüfung können Sie sofort mit Verbesserungen beginnen.

Messen Sie Ihren Exit-Interview-Prozess neu

Einige der Änderungen, die Sie vornehmen, werden die Teilnahmequote sehr schnell deutlich verbessern. Andere werden mehr Zeit benötigen, um die Unternehmenskultur effektiv zu durchdringen.

Bewerten Sie Ihre Teilnahmequote nach drei Monaten, sechs Monaten, neun Monaten und zwölf Monaten. Nach der zwölfmonatigen Frist sollten Sie mit einer dramatischen Verbesserung Ihrer Teilnahmezahlen für das Ausreisegespräch rechnen. Dies bedeutet, dass Sie über mehr Daten verfügen, mit denen Sie den Umsatz begrenzen und die Mitarbeiterbindung erhöhen können.

Fazit

Sie können den Wert Ihrer Austrittsgespräche erheblich erhöhen, indem Sie die Anzahl der beendenden Mitarbeiter erhöhen, die am Austrittsinterview teilnehmen. Indem Sie den Inhalt und die Struktur des Ausstiegsinterviews zusammen mit Ihren eigenen internen Prozessen überprüfen und verbessern, können Sie Ihre Teilnahmequote erheblich steigern.

Schließlich sollten Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass ein tatsächliches persönliches Gespräch mit einem HR-Mitarbeiter nicht nur Ihre Teilnahmequoten verbessert, sondern auch bessere Informationen liefert. Sie können den Wert von Follow-up-Befragungen nicht unterschätzen.

Siehe empfohlene Fragen zum Beenden von Vorstellungsgesprächen.