Wie die 80/20-Regel dazu beitragen kann, Ihre Produktivität zu verbessern

1906 schuf der italienische Ökonom Vilfredo Pareto eine mathematische Formel, um die ungleiche Verteilung des Reichtums in seinem Land zu beschreiben. Pareto beobachtete, dass zwanzig Prozent der Leute achtzig Prozent des Reichtums besaßen. In den späten 1940er Jahren schrieb der Qualitätsguru, Dr. Joseph M. Juran, Pareto die 80/20 Regel zu und nannte sie Pareto's Prinzip. Das Pareto-Prinzip oder das Pareto-Gesetz ist ein nützliches Werkzeug, das Ihnen hilft, die Arbeit in Ihrem Leben zu priorisieren und zu verwalten.

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Regel und Beispiele, wie sie Ihnen helfen können, Ihre persönliche und berufliche Produktivität und Effektivität zu verbessern.

Was es bedeutet

Die 80/20-Regel bedeutet, dass in jeder Situation 20 Prozent der Eingaben oder Aktivitäten für 80 Prozent der Ergebnisse oder Ergebnisse verantwortlich sind. In Paretos Fall bedeutete dies, dass 20 Prozent der Menschen 80 Prozent des Vermögens besaßen. In Jurans erster Arbeit, die die 80/20-Regel auf Qualitätsstudien anwandte, identifizierte er 20 Prozent der Defekte, die 80 Prozent der Probleme verursachten. Projektmanager wissen, dass 20 Prozent der Arbeit (die ersten 10 Prozent und die letzten 10 Prozent) 80 Prozent der Zeit und Ressourcen verbrauchen.

Andere Beispiele, auf die Sie gestoßen sind:

80% unseres Umsatzes werden von 20% unserer Kunden erzielt.
80% unserer Beschwerden stammen von 20% unserer Kunden.
80% unserer Qualitätsprobleme treten bei 20% unserer Produkte auf.

Oder:

20% unserer Mitwirkenden stellen 80% unserer Finanzierung zur Verfügung.
20% unserer Mitarbeiter sind für 80% der Krankentage verantwortlich.
20% meiner Ideen generieren 80% meiner Zugriffe auf meinem Blog.

Es gibt eine fast unbegrenzte Anzahl von Beispielen, bei denen wir die 80/20-Regel in unserem persönlichen und beruflichen Leben anwenden. Die meiste Zeit verweisen wir auf Paretos Regel, ohne eine rigorose mathematische Analyse auf die Situation anzuwenden.

Wir verallgemeinern über diese 80/20 Metrik, aber selbst mit dieser schlampigen Mathematik ist das Verhältnis in unserer Welt unheimlich verbreitet.

7 Bereiche, für die die 80/20-Regel Ihre Produktivität unterstützen kann:

Wenn Sie die Elemente auf Ihrer "Aufgabenliste" genau prüfen, sind nur wenige der Elemente mit wichtigen Problemen verknüpft. Während wir uns vielleicht damit zufrieden geben, eine große Anzahl der kleineren Themen von unseren Aufgabenlisten zu kreuzen, legt die 80/20-Regel nahe, dass wir uns auf die wenigen, größeren Punkte konzentrieren sollten, die die signifikantesten Ergebnisse liefern. Die Liste wird möglicherweise nicht viel kürzer, aber Sie üben eine effektive Priorisierung.
Bei der Risikobewertung für ein anstehendes Projekt hat nicht jedes Risiko die gleiche Bedeutung. Wählen Sie die Top-Risiken aus, die das größte Schadenspotenzial aufweisen (angesichts der Eintrittswahrscheinlichkeit), und konzentrieren Sie Ihre Überwachungs- und Risikoplanungstätigkeiten auf diese Punkte.Ignorieren Sie die anderen nicht, aber verteilen Sie Ihren Fokus proportional.
Arbeiten Sie als Vertriebsmitarbeiter hart daran, die Attribute der 20 Prozent Ihrer Kunden, die den Großteil Ihrer Umsätze ausmachen, zu verstehen und investieren Sie in die Suche nach ähnlichen Kunden.
Bewerten Sie regelmäßig die 80 Prozent Ihrer Kunden, die etwa 20 Prozent Ihres Geschäfts generieren, und identifizieren Sie Möglichkeiten, diese Kunden für diejenigen abzustoßen, die bessere Ergebnisse erzielen . Einige Manager und Firmen wählen alle paar Jahre aktiv ihre Kundenlisten aus und feuern die leistungsstärksten Kunden an.
Wenn Sie im Kundensupport oder in einem Call Center arbeiten, suchen Sie nach der 80/20-Distribution, bei der 80 Prozent Ihrer Kundenanrufe oder Supportprobleme entweder 20 Prozent Ihrer Angebote oder 20 Prozent Ihrer Gesamtanzahl von Kunden zugeordnet werden können. Konzentrieren Sie sich bei den Angeboten, die alle Anrufe generieren, auf die Ursachenanalyse, um Qualitäts- oder Dokumentationsprobleme zu identifizieren, und ergreifen Sie dann Korrekturmaßnahmen. Für den hohen Anruf versuchen Volumen-Kunden, den Grund für ihre Anrufe zu verstehen und alternative Methoden zum Erhalten von Antworten anzubieten.
Unternehmer, Solisten und unabhängige Fachleute sollten ihre Arbeitsbelastung bewerten und beurteilen, ob der größte Teil ihrer Zeit damit verbracht wird, Kleinbetragsaktivitäten zu verfolgen , einschließlich Verwaltungsarbeiten, die einfach und kostengünstig ausgelagert werden können.
Wenn Sie Ihre Fortschritte zum Jahresende in Bezug auf Ihre Ziele bewerten, konzentrieren Sie sich auf die wenigen Ziele oder Aktivitäten, die für Ihre Entwicklung oder Ihren Erfolg am wichtigsten sind. Ähnlich wie bei der Aufgabenliste sind nicht alle Aufgaben und Ziele gleich.

Praktische Grenzen der 80/20-Regel:

Wie wir untersucht haben, hat die 80/20-Regel viele Anwendungen in unserem Arbeits- und Privatleben. Es gibt jedoch Möglichkeiten, dieses Tool falsch anzuwenden und kritische Fehler zu machen.

Sie sollten sich nicht auf die 20 Prozent der Top-Performer in Ihrem Team konzentrieren, auf Kosten der anderen 80 Prozent. Sie sind dafür verantwortlich, die Anzahl der leistungsstärksten Mitarbeiter zu erhöhen und diejenigen zu bewerten und potenziell zu eliminieren, die ständig schlechte Leistungen erbringen.
Die 80/20-Regel könnte vorschlagen, den Grad der Diversifizierung, den Sie mit Investitionen anstreben, zu reduzieren. Es muss sorgfältig auf Ihren Gesamtportfoliomix und die vorgenommenen Anpassungen geachtet werden, wenn nur 20% Ihrer Investitionen 80% der Ergebnisse ausmachen.
Während 20 Prozent der durch Planung und Ausführung in ein Projekt investierten Zeit die meisten Ergebnisse oder Fortschritte generieren, können Sie es sich nicht leisten, die Details der Initiative zu ignorieren.

Das Fazit:

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel ist ein nützliches Konstrukt bei der Analyse unserer Bemühungen und Ergebnisse. Es ist unbezahlbar, wenn es auf Aufgaben- oder Ziellisten angewendet wird, und es bietet einen nützlichen analytischen Rahmen für viele Problemsituationen. Benutze es großzügig, aber akzeptiere es nicht als absolutes oder falsches Verhalten.

Aktualisiert von Art Petty