Was treffen Minuten und wer zeichnet sie auf?

Sitzungsprotokolle sind die schriftliche oder aufgezeichnete Dokumentation, die verwendet wird, um Teilnehmer und Nichtteilnehmer darüber zu informieren, was während eines Meetings diskutiert wurde und was passiert ist. Die Sitzungsprotokolle werden im Allgemeinen während des Meetings aufgezeichnet oder aufgezeichnet, so dass die Teilnehmer eine Aufzeichnung darüber haben, was während des Meetings passiert ist.

Das Protokoll enthält normalerweise:

• die Namen der Teilnehmer,
• die von den Teilnehmern getroffenen Tagesordnungspunkte,
• Entscheidungen,

• die Folgemaßnahmen, die von den Teilnehmern durchgeführt werden,
• Fälligkeitstermine für die Erfüllung der Verpflichtungen und
• alle anderen Ereignisse oder Diskussionen, die für zukünftige Überprüfungen oder Vorgeschichten dokumentiert werden müssen.

Beispielhafte Sitzungsprotokolle konzentrieren sich auf die während der Sitzung getroffenen Entscheidungen und auf die von den Teilnehmern eingegangenen Verpflichtungen. Die Verpflichtungen werden von Fälligkeitsterminen und anderen Details begleitet, die für ein gemeinsames Verständnis der Sitzungsteilnehmer erforderlich sind.

Besprechungsprotokoll als historisches Dokument

Als historisches Dokument sind sie auch nützlich, um die wichtigsten Ideen oder Diskussionen zu dokumentieren, die zu einer Entscheidung geführt haben. Zum Beispiel beantworten wir später Fragen, wenn ein Teammitglied sagt: "Was haben wir jemals darüber nachgedacht, als wir dieses Ziel gewählt haben?"

Effektive Besprechungsprotokolle zeigen die fünf Alternativen auf, die das Team besprochen hat, und den Hauptgrund, warum man über die anderen verfügbaren Pfade ausgewählt wurde.

Effektive Sitzungsprotokolle für das typische Geschäftstreffen müssen nicht jede Diskussion aufzeichnen.

Sie müssen und sollten auch nicht sagen, wer was gesagt hat. Auch sollten sie nicht dokumentieren, was jeder Teilnehmer im Detail sagt. In dem gegebenen Beispiel fasst ein effektiver Protokollführer die Diskussion zusammen, anstatt jedes Wort aufzuschreiben.

(Erkenne, dass diese Regel für andere Arten von Meetings in Situationen wie Gerichtsverfahren, Gerichtsverhandlungen usw. unterschiedlich ist.

Diese Protokolle erfordern eine genaue Aufzeichnung des Gesprächs und der Aussagen.) Arbeitsplatzbesprechung nicht.

Wann und wie Sie das Sitzungsprotokoll teilen können

Im Idealfall werden die Sitzungsprotokolle am Ende des Meetings elektronisch an die Sitzungsteilnehmer verteilt. Auf diese Weise werden die Teilnehmer umgehend über ihre Verpflichtungen und Termine informiert. Wenn dies nicht möglich ist (z. B. wenn der Protokollant Fehler bereinigen möchte), sollte der Protokollführer das Protokoll innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung verbreiten.

Das Protokoll dient als Erinnerung an die Mitglieder des Engagements, die während des Treffens gemacht wurden. Sie helfen den Teilnehmern, ihre Meeting-Verpflichtungen auf ihre Kalender und Aufgabenlisten zu übertragen. Sie erinnern an jeden Gegenstand, der die Teilnehmer vor dem nächsten Treffen erreichen muss.

(Dies kann eines der größten Probleme bei Meetings ausschließen - im Allgemeinen - wenn Informationen während des Meetings verteilt werden, damit die Teilnehmer das Meeting lesen statt zu interagieren.) Ist Interaktion nicht der Punkt eines Meetings? Für alles andere haben Sie Tools wie E-Mail und Yammer.

Sie sollten die Protokolle Ihrer vorherigen Besprechung zu Beginn der nächsten Besprechung überprüfen, damit die Benutzer sie auf ihre Richtigkeit und die nächsten Schritte überprüfen können.

Sitzungsprotokolle sind ein effektiver Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen, wenn Protokolle angemessen geschrieben und zeitnah verteilt werden. Dies gilt insbesondere, wenn ein Team starke Normen entwickelt hat, die den Geschäftserfolg unterstützen.

Wie können Organisationen Besprechungsprotokolle entgegennehmen?

Entscheidend für den Erfolg einer Besprechung ist, dass der Protokollführer oder -rekorder das Meeting für Teilnehmer, Historie und Mitarbeiter dokumentiert, die wissen müssen, was bei dem Meeting passiert ist. Ohne volle Sitzungsprotokolle sind die Erfolgsaussichten des Treffens eingeschränkt.

Der Mitarbeiter, der die Besprechungsprotokolle entgegennimmt, ist normalerweise Mitglied des Teams und nimmt die Notizen während der Teilnahme an der Besprechung auf. In Sitzungen, die rechtliche oder behördenbezogene Verfahren, Konsequenzen oder Anforderungen wie Anhörungen, erforderliche Vorstandssitzungen oder Einlagen haben, nimmt eine nicht teilnehmende Person das offizielle Protokoll und zeichnet häufig das Verfahren auf.

Der Mitarbeiter, der das Protokoll aufzeichnet, muss ein Ohr haben, damit das Detail genau aufgezeichnet werden kann. Der Mitarbeiter muss auch während der Aufzeichnung des Protokolls effektiv an der Besprechung teilnehmen können.

In einigen Meetings nimmt derselbe Mitarbeiter das Protokoll bei jedem Meeting auf. In anderen geht die Rolle des Protokollführers vom Mitarbeiter zum Mitarbeiter über. Wie beim Meeting Leadership baut die Rolle des Protokollführers Führung, Kommunikation und effektives Treffen von Führungsqualitäten auf.

Was sind die Anforderungen für ein Besprechungsprotokoll?

Die Anforderungen für den Recorder oder den Protokollführer umfassen:

• Zeichnen Sie die bei einem Meeting getroffenen Entscheidungen, Verpflichtungen und wichtigen Diskussionspunkte genau auf.
• Notieren Sie die Aktionselemente, zu denen sich die Besprechungsmitglieder verpflichtet haben, zusammen mit dem Fälligkeitsdatum, zu dem sich die Mitglieder verpflichtet haben. Aktionsgegenstände haben einen Namen, aber in der allgemeinen Diskussion wird nicht angegeben, wer was in informellen Arbeitstreffen gesagt hat.
• Überprüfen Sie die wichtigsten Entscheidungen und die Aufgaben oder freiwilligen Verpflichtungen und Aktionspunkte am Ende des Treffens, damit die Teilnehmer vor dem Verlassen des Meetings die Ereignisse und Verpflichtungen überprüfen und vereinbaren können.
• Der Konferenzleiter kann den Protokollführer bitten, die Diskussion während eines Meetings regelmäßig zu wiederholen.
• In einer fortlaufenden Reihe von Besprechungen nimmt der Protokollführer eine Minute Zeit, um das Sitzungsprotokoll zu Beginn des nächsten Meetings zu überprüfen. Die anwesenden Mitarbeiter können in den Protokollen etwas hinzufügen oder korrigieren, mit dem sie nicht einverstanden sind.
• Das Verteilen einer Kopie des Sitzungsprotokolls innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung war die Standardempfehlung von Meeting-Moderatoren für Jahre.Jetzt jedoch nahm der Rekorder höchstwahrscheinlich die Minuten auf einem elektronischen Gerät wie einem Laptop oder iPad auf. Daher sollte der Protokollführer die Besprechungsnotizen nach einer kurzen Überprüfung von Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit verteilen - oft innerhalb oder wenige Minuten nach der Besprechung.

Der Recorder ist eine Rolle, die eine Besprechung haben muss, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer Besprechung von den Teilnehmern kommuniziert und bearbeitet werden. Ohne die Notizen müssen sich die Teilnehmer auf das Gedächtnis der anderen Teilnehmer verlassen. Garantiert, das ist kein guter Plan.

Die Dokumentation des Protokollführers ist für den Erfolg eines Meetings erforderlich, ebenso wie die Dokumentation zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung erforderlich ist.

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