Verständnis für die fünf Phasen eines Projekts

Während einige Projektmethoden wie agile Ansätze die folgenden Phasen in schnelleren, iterativen Zyklen komprimieren oder wiederholen, ist die Arbeit jeder Phase in jedem Projekt sichtbar und unterschiedlich.

Formale Projekte folgen einem fünfstufigen Prozess, wie folgt

1. Initiierung: Projektteambildung, Projektchartern und Kick-off.
2. Planung: Fertigstellung des Projektumfangs, Definition der detaillierten Arbeitsteilung, Risikobewertung, Ermittlung der Ressourcenanforderungen, Fertigstellung des Zeitplans und Vorbereitung auf die eigentliche Arbeit.

1. Ausführung: Durchführen der tatsächlichen Arbeit, die für die Projektdefinition und den Umfang erforderlich ist.
2. Überwachen und Steuern: Die tatsächliche Verwaltung, Berichterstellung und Steuerung der Ressourcen und Budgets während der Ausführungsphase.
3. Projektabschluss: Projektdurchführung, Bewertung der gewonnenen Erkenntnisse, Vertagung des Projektteams.

Traditioneller Projektfluss

Unabhängig von der Größe des Projekts ist die Bewegung durch die Stufen gleich. Das Projekt wird initiiert oder gestartet mit einer Charta, die den Projektmanager identifiziert und die Wichtigkeit des Projekts beschreibt.

Nach der Initiierung des Projekts geht es in die Planungsphase. Hier identifizieren die Kern- und Arbeitsteams die notwendigen Arbeiten, um den Projektumfang zu erreichen, und entwickeln Schätzungen und Bewertungen für Zeit, Kosten, Ressourcen und Risiken.

Nach der Planungsphase beginnt die Arbeit und erfolgt in einer definierten Reihenfolge, um von Vorgänger- oder Vorgängeraktivitäten zu Nachfolgeaktivitäten zu wechseln.

Projektabhängigkeiten spielen in dieser Phase eine wichtige Rolle.

Während die Ausführung fortschreitet, überwachen und steuern der Projektmanager und die Teammitglieder das Gesamtprojekt mit Schwerpunkt auf Aktivitäten für kritische Pfade. Diese Arbeit wird fortgesetzt, bis die Ausführungsphase abgeschlossen ist und das Projekt an den Kunden geliefert wird.

In der letzten Phase, dem Projektabschluss, wird die Bereitstellung abgeschlossen, die gewonnenen Erkenntnisse bewertet und das Projektteam so angepasst, dass die Mitglieder zu ihrer nächsten Initiative wechseln können.

Bei agilen oder iterativen Entwicklungsprojekten finden Planung und Ausführung in kurzen Schüben oder Sprints statt, wobei sich die Schritte wiederholen, bis das Projekt zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen ist.

Detaillierte Erklärung für jede Phase

Einleitung: Eine solide Projektinitiierung wird nicht nur Ihr Projekt zum Erfolg führen, sondern auch die Grundlage für alle zukünftigen Phasen legen. Während der Initiierung erhalten Sie die zugewiesenen Projektteammitglieder, informieren Sie über die Gesamtprojektziele und stellen dem Kunden oder Projektbesitzer so viele Fragen wie möglich, damit Sie das Projekt effizient planen können.Es ist auch eine gute Zeit, Team-Begeisterung über das Projekt aufzubauen und alle Details in letzter Minute zu sammeln, die die Projektplanung beeinflussen könnten. Weitere Schritte sind:

• Stakeholder-Analyse
• Zuordnung eines Executive Sponsors
• Entwicklung und Kommunikation von Charterdokumenten
• Formales Kick-off Meeting

Planung : Sobald Sie das Projekt initiiert und gesammelt haben Mit allen relevanten Informationen beginnen Sie dann mit der Planung Ihres Projekts. Die Planungsphase hängt von der Größe Ihres Projekts ab, davon, wie viele Informationen Sie organisieren müssen und wie groß Ihr Team ist.

Das Endergebnis der Planung sollte ein klarer Projektplan oder Plan sein, von dem aus jeder seine zugewiesenen Aufgaben verfolgen wird. Die Verwendung eines Projektplanungsprogramms wie Microsoft Project oder Basecamp ist äußerst hilfreich bei der Planung eines Projekts. Wenn Sie keinen Zugang zu einem dieser Programme haben, führen Sie eine allgemeine Online-Suche nach kostenloser Projektierungssoftware durch. Auch wenn ein Projektplanungsprogramm hilfreich ist, ist es nicht immer notwendig. Die Verwendung von Excel und Word zur Erstellung Ihres Plans und zur Kommunikation mit dem Team ist ebenso effektiv. Zu den spezifischen Aufgaben in der Planungsphase gehören:

• Erstellen eines Kommunikationsplans für die verschiedenen Stakeholder
• Erstellen einer detaillierten Projektstruktur.
• Den kritischen Pfad identifizieren.
• Plotten von Ressourcen in den Projektplan und Verfeinern der Sequenzierung der Arbeit basierend auf Projektabhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen.
• Einen detaillierten Zeitplan entwickeln.
• Bewertung von Risiken und Entwicklung eines Risikopriorisierungs- und Risikominderungsplans.

Ausführung: Nachdem Sie einen soliden Projektplan erstellt haben, kann das Team das Projekt mit den ihm zugewiesenen Aufgaben ausführen. Es ist die Bühne, wo jeder tatsächlich anfängt, die Arbeit zu machen. Sie möchten die Ausführungsphase mit persönlichen Treffen offiziell beginnen, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer das hat, was er benötigt, um mit der Ausführung seines Teils des Projekts zu beginnen. Das Team auf die richtige Spur zu bringen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs, um den Zeitplan und den Kommunikationsplan klar zu formulieren.

Überwachen und Steuern: Während sich das Projekt in der Ausführungsphase befindet, beginnen Sie mit der Überwachung und Steuerung, um sicherzustellen, dass es sich wie geplant bewegt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu überwachen und zu steuern. Lässige Check-ins mit Teamleitern, organisierte tägliche "Stand-ups" oder formellere wöchentliche Statusmeetings sind effektiv. Die Informationen, die aus diesen Besprechungen oder Kommunikationskanälen hervorgehen, werden die Rückkopplungsschleife und letztendlich alle Neuplanungen und Anpassungen informieren, die für das Projekt erforderlich sind. Weitere wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind:

• Einhaltung Ihres zuvor festgelegten Kommunikationsplans, um das Bewusstsein der Stakeholder für den Projektstatus zu gewährleisten.

• Überwachung von Arbeitsteams und Arbeitstätigkeiten auf dem kritischen Pfad.

• Identifizieren von Möglichkeiten zur Verbesserung der Zeitplanleistung durch schnelles Verfolgen oder Abschließen von Aktivitäten parallel oder, falls erforderlich, Abstürzen des Zeitplans durch Hinzufügen von Ressourcen.

• Überwachung der tatsächlichen gegenüber den geplanten Kosten.

• In einigen Fällen Überwachung, Berechnung und Berichterstattung über den verdienten Wert für den Projektplan.

• Überwachen und mindern Sie Risiken und verfeinern Sie den Risikoplan nach Bedarf.

Projektabschluss: Sobald alle Details und Aufgaben Ihres Projekts vollständig sind und vom Kunden oder Projekteigentümer genehmigt wurden. Sie können Ihr Projekt schließlich schließen. Der Abschluss eines Projekts ist genauso wichtig wie seine Initiierung, Planung und Ausführung. Sie sollten alle Informationen aus dem Projekt dokumentieren und ordentlich organisieren, damit Sie gegebenenfalls darauf zurückgreifen können. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um eine Nachuntersuchung des Projekts durchzuführen, damit alle Teammitglieder darüber nachdenken können, was während des Projekts richtig oder falsch gelaufen ist. Es sollte auch dokumentiert werden, damit das Ergebnis mit anderen Projektmitgliedern geteilt und in einem Projektverlaufsordner abgelegt werden kann. Schließlich ist es wichtig, das Projektteam formell zu vertagen und Feedback und Leistungsbewertungen bereitzustellen, wie in der Richtlinie Ihres Unternehmens angegeben.

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Aktualisiert von Art Petty