Zeitersparnis bei ausgehenden Anrufen

Telefonzeitmanagement ist wichtig, da das Telefon immer noch das wichtigste Kommunikationsmittel für die meisten kleinen Unternehmen ist. Aber die meiste Zeit, die Unternehmen damit verbringen, das Telefon zu nutzen, ist Zeitverschwendung. Anstatt mit den Leuten zu kommunizieren, mit denen wir kommunizieren wollen, wenn wir ausgehende Anrufe tätigen, verplempern wir die Zeit mit anderen Leuten oder Maschinen und spielen endlose Runden von Telefonanhängern.

Aber was wäre, wenn wir einfach anrufen und mit den Leuten reden könnten, mit denen wir reden wollten, sagen, was wir sagen wollten und weitergehen wollten?

Stellen Sie sich vor, wie viel produktiver wir sein könnten und wie viel Zeit wir anderen Dingen widmen müssten.

Das können wir - und alles was nötig ist, ist ein bisschen Vorbereitung.

Zeitmanagement-Telefon-Tipps für ausgehende Anrufe

1) Ob Lieferanten, Stammkunden oder Vertragspartner, viele von uns rufen wiederholt dieselben Personen an. Behalten Sie Ihre Kontaktinformationen bei mit zeitsparenden Details, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, Personen zu erreichen, die nicht verfügbar sind.

Zum Beispiel, wenn Sie wissen, dass eine bestimmte Person, die Sie erreichen möchten, ein Mittagessen von 1 bis 2 p einnimmt. m. Jeden Tag, warum verschwende ich meine Zeit damit, sie während dieser Zeit anzurufen?

2) Programmieren Sie die Nummern für diejenigen, die Sie regelmäßig anrufen, in Ihr Telefon. Ich bin verblüfft von Leuten, die das nicht tun, denn die Zeit, die Sie sparen, wenn Sie nicht nach Zahlen suchen und sie einstecken, ist ebenso erstaunlich.

3) Planen Sie Ihre ausgehenden Anrufe. Notieren Sie sich vor dem Anruf das Hauptziel des Anrufs und die wichtigsten Punkte, die Sie abdecken möchten.

Dies hilft Ihnen dabei, sich an den Punkt zu halten, an dem Sie telefonieren, und sicherzustellen, dass Sie alles abdecken, was Sie abdecken möchten. So sparen Sie Zeit während des Anrufs und vermeiden, dass Sie erneut anrufen müssen, weil Sie etwas vergessen haben. Sehen Sie sich 11 Cold Calling-Techniken für erfolgreiche Verkäufe an, um ein Eröffnungsskript vorzubereiten, das Ihnen hilft, Thema zu bleiben.

4) Wenn Sie jemanden anrufen, der in Ihre Kontaktdatenbank eingetragen ist, haben Sie alle Informationen über die Person, die Sie anrufen, wenn Sie anrufen. Ob Sie einen Desktop-Computer, ein Mobilgerät oder einen Rolodex verwenden, dies ist eine großartige Gedächtnisstütze während des Anrufs. Und wenn Sie nicht nach etwas suchen müssen, wie zum Beispiel nach dem Namen des Ehemanns des Kunden, haben Sie die Möglichkeit, sich während des Gesprächs Notizen zu machen und so noch mehr Zeit zu sparen.

5) Wenn Sie während eines Gesprächs Notizen machen möchten (oder etwas anderes machen, während Sie telefonieren), ist natürlich eine gute Freisprecheinrichtung oder ein Headset wichtig. Befreiung der Hände kann viel Zeit einsparen.

6) Wenn Sie den Anrufbeantworter oder die Voicemail einer Person erreichen, hinterlassen Sie eine vollständige Nachricht, die Ihre Telefonnummer doppelt angibt und den Grund angibt, warum Sie anrufen.Zum Beispiel: "Das ist Susan Ward bei (Telefonnummer). Ich rufe an, um den Kostenvoranschlag für Ihr Projekt zu besprechen. Sie können mich heute Nachmittag unter (Telefonnummer) erreichen." Wenn Sie Ihre Nummer zweimal eingeben, die Nachricht eine viel bessere Chance, es richtig zu machen und es notiert zu bekommen, ohne die Nachricht wiederzugeben.

7) Geben Sie dem Telefongespräch nicht nach

. Wenn Sie versuchen, jemanden zu erreichen, und Sie nicht, ist es verlockend, zurückzurufen - vielleicht jede halbe Stunde! Aber wenn Sie eine richtige Nachricht hinterlassen haben, brauchen Sie keine Zeit damit zu verschwenden, wiederholte Nachrichten zu hinterlassen (und den Anrufbeantworter oder die Mailbox der Person auszufüllen). Geben Sie der Person, die Sie anrufen, eine angemessene Zeit zum Rückruf, z. B. bis zum nächsten Werktag.

8) Planen Sie Ihre Telefonanrufe und machen Sie sie alle in einem einzigen Zeitblock zusammen, wenn möglich.

Die meisten von uns sind nicht so gut im Multitasking und verlieren viel Produktivität, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten wechseln. Wenn Sie also an einem bestimmten Tag ein Dutzend Anrufe tätigen müssen, ist es effizienter, sie alle in einer Stunde zu erstellen, als ein oder zwei Anrufe zu tätigen, und dann eine Stunde später drei weitere Anrufe zu tätigen und weitere 45 Minuten danach. 9) Buchen Sie Ihre ausgehenden Telefongespräche, wenn möglich.

Wenn es sich nicht um einen schnellen Anruf handelt, wenn Sie jemanden anrufen, stellen Sie sich vor, sagen Sie ihr, warum Sie anrufen, und fragen Sie dann, ob es eine günstige Zeit ist zu sprechen oder ob sie lieber eine Zeit buchen möchte. um es zu diskutieren. Dann vereinbaren Sie, dass Sie sie zu dieser Zeit anrufen werden. Das spart Ihnen nicht nur Zeit am Ort, sondern spart Zeit, wenn Sie die Person zurückrufen, denn Sie werden beide bereit sein, das Problem zu besprechen, über das Sie ursprünglich angerufen haben.

10) Wenn überhaupt möglich, tätigen Sie Ihre ausgehenden Telefongespräche in "Prime Time".

Die Forschung hat gezeigt, dass in den frühen Morgenstunden mehr Menschen in ihren Büros sind und zwischen 8 und 15 Uhr erreicht werden können. m. und 11a. m. Möchten Sie weitere Tipps zum Umgang mit Telefonanrufen? Dann möchten Sie vielleicht das Gegenstück zu diesem Artikel, Zeitmanagement-Tipps für eingehende Anrufe, lesen.

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