Dinge zu beachten, bevor Sie Buchhaltungssoftware kaufen

Buchhaltungssoftware ist ein Muss für jedes kleine Unternehmen, um Einnahmen, Ausgaben, Kundeninformationen und andere Finanzdaten im Auge zu behalten. Es ist auch ein großartiges Werkzeug für die Entscheidungsfindung, da zeitnahe Berichte und Budgetanalysetools, die mit den meisten Buchhaltungssoftwareprogrammen kommen, Geschäftsinhabern eine Chance geben, zurückzutreten und ein allgemeines Verständnis der Unternehmensfinanzen zu haben. Aber wie wählen Sie in einem Meer von Programmen und Softwaremarken die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen?

Was ist zu beachten, bevor Sie Buchhaltungssoftware kaufen

Da Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie vor dem Kauf einer bestimmten Art von Finanzmanagement recherchieren. oder Buchhaltungssoftware. Wenn Sie sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau ansehen, können Sie die täglichen Anforderungen an die Funktionalität beurteilen, die Sie benötigen. Im Folgenden sind einige der Dinge, die Sie tun und beachten sollten, bevor Sie sich für den Kauf von Buchhaltungssoftware entscheiden.

1. Machen Sie eine Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich für ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm entscheiden, sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen, um die Funktionen, Funktionen und Berichte zu beurteilen, die Sie für das Programm benötigen. Nehmen Sie sich die Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, welche Buchhaltungstransaktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind, damit Sie ein Programm auswählen können, das sie effizient handhaben kann. Alle Berichte, die Sie generieren müssen, die von Ihnen benötigten Steuerelemente oder die Integration, die Sie mit Anwendungen von Drittanbietern wünschen, sollten aufgelistet werden.

Diese Bedarfsanalyse ist die Grundlage für den Beginn des Auswahlprozesses.

2. Read Accounting Software Reviews

Lesen anderer Kundenbewertungen des Produkts gibt Ihnen eine bessere Vorstellung davon, was Sie kaufen. Viele Verbraucher-Websites wie Amazon, haben unzählige Bewertungen, die Benutzerfreundlichkeit, Reporting, Support, Betriebssystem-Kompatibilität und Preis diskutieren.

3. Finden Sie, was Ihren Bedürfnissen entspricht

Die meisten kleinen Unternehmen können Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie QuickBooks direkt nach dem Auspacken verwenden. Die meisten Anbieter richten Berichtsfunktionen und -vorlagen ein, sodass Sie fast jeden Bericht erstellen können, den Sie benötigen. Es kann jedoch sein, dass Sie branchenspezifische Software benötigen, wie z. B. eine Non-Profit-Buchhaltungssoftware, eine Buchhaltungssoftware oder eine Point-of-Sale-Buchhaltungssoftware, um die einzigartigen Buchhaltungs- und Berichtsanforderungen Ihrer Branche zu erfüllen.

4. Betrachten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen lernen, die von Ihnen erworbene Buchhaltungssoftware zu verwenden. Es ist wahrscheinlich, dass Sie im Laufe der Jahre Personalfluktuation haben werden. Daher sollten Sie erwägen, ein Buchhaltungssoftwarepaket zu wählen, das nicht nur Ihren Anforderungen entspricht, sondern auch leicht zu erlernen ist, wenn Sie die Zeit und die Ressourcen in Betracht ziehen, die Sie für die Schulung der Mitarbeiter bei der Verwendung der Software benötigen.Wenn Sie nur wenige Ressourcen zur Verfügung haben, um Ihre Mitarbeiter bei einem Umsatz in Betrieb zu nehmen, dann ist die Wahl eines einfachen, benutzerfreundlichen Buchhaltungsprogramms wie QuickBooks oder Peachtree der richtige Weg für Ihr kleines Unternehmen. Obwohl es vielleicht bessere Buchhaltungssoftwareprogramme auf dem Markt gibt, wird Ihr kleines Unternehmen die Vorteile dieser Programme nicht sehen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie sie richtig verwenden.

5. An Support denken

Sie müssen entscheiden, welche Art von Support Sie bei der Verwendung des Produkts unterstützen möchten. Die meisten Anbieter bieten eine vollständige Palette an Hilfemöglichkeiten - E-Mail, Telefon und Online-Support. Einige Anbieter bieten kostenlosen Support an, wenn Sie das Programm erwerben, während die meisten Anbieter technische Supportpläne anbieten, die Sie zusätzlich zum Buchhaltungssoftwareprogramm erwerben können. Sie sollten alle Foren über Erfahrungen anderer Benutzer mit dem Kundensupport des von Ihnen ausgewählten Softwareherstellers lesen, da sie nicht alle gleich sind. Bestimmte Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten angemessene Unterstützung, andere nicht.

6. Erwägen Sie Skalierbarkeit

Wie viel Wachstum erwarten Sie, dass Ihr Unternehmen kurz- bis mittelfristig wächst? Nachdem Sie Ihre Prognosen über das Wachstum Ihres Unternehmens erstellt haben, möchten Sie sehen, wie skalierbar Ihr Buchhaltungssoftwareprogramm sein muss, um dieses Wachstum zu bewältigen.

Benötigen Sie eine Buchhaltungssoftware, die auch auf Laptops und Desktops oder auf mobilen Geräten ausgeführt werden kann? Benötigen Sie eine Buchhaltungssoftware, die in einem Netzwerk ausgeführt werden kann? Wie teuer ist es, zusätzliche Benutzer zu Ihrer Buchhaltungssoftware hinzuzufügen? Sie sollten diese Fragen berücksichtigen. Wenn Ihr kleines Unternehmen in einem Netzwerk ausgeführt wird, sollten Sie sich an einen IT-Experten wenden, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Buchhaltungssoftware mit Ihrer Hardware kompatibel ist. Ein IT-Fachmann sollte in der Lage sein, sicherzustellen, dass Sie die Hardware- / Software-Spezifikationen erfüllen, und gleichzeitig andere Netzwerkvorschläge machen, die den Betrieb Ihres Unternehmens verbessern.

7. Brauchen Sie Dokumentenmanagement?

Einige kleine Unternehmen wollen in einer papierlosen Umgebung agieren, während andere sich ein wenig altmodisch fühlen. Unabhängig davon, für welchen Prozess Sie sich entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass die Software so konzipiert ist, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise ein papierloses Büro wünschen, müssen Sie die Dokumentenverwaltungsfunktionen Ihrer Buchhaltungssoftware überprüfen. Alternativ können Sie ein Dokumentverwaltungstool eines Drittanbieters erwerben und nachsehen, ob es Buchhaltungssoftwareprogramme gibt, die in Ihr Dokumentenverwaltungssystem integriert werden können, um die Workflowprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren.

8. Können Sie die Workflow-Verwaltung verwenden?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, in einer papierlosen Büroumgebung zu arbeiten, müssen Sie ein Buchhaltungssoftwareprogramm auswählen, das entweder integrierte Workflow-Prozesse enthält oder Sie in die Lage versetzt, sie für Ihre Geschäftsprozesse zu erstellen. Da Sie keine physischen Papierkopien in Ihrem Büro zur Überprüfung und Genehmigung haben, müssen Sie in der Lage sein, Genehmigungsprozesse für einfache und komplexe Aufgaben wie Arbeitszeitblatt, Lieferant oder Genehmigungsprüfung zu entwerfen.

9. Berücksichtigen Sie die Anforderungen an die Datensicherheit

Die Sicherheit der Buchhaltungsdaten ist immer wichtig, da Sie sicherstellen möchten, dass Ihre persönlichen Informationen, die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter und die Daten Ihrer Kunden geschützt sind. Sie können jedoch in einer Branche tätig sein, beispielsweise im Gesundheitswesen, wo Sie zusätzliche Compliance-Anforderungen wie HIPPA haben. Strafen für diese Verstöße können Ihr Unternehmen lahm legen und in einigen Fällen bis zu 500.000 US-Dollar erreichen. Unabhängig von der erforderlichen Sicherheitsstufe sollten Sie sicherstellen, dass die Entwürfe in Ihre Buchhaltungssoftware integriert sind oder dass Sie die erforderlichen Sicherheitsfunktionen in einen IT-Plan einbauen können, um diese Anforderungen zu erfüllen.