Rationalisieren Sie die Ereignisplanung mit der Verwaltungssoftware

Immer mehr Veranstaltungsplaner verwenden Event-Management-Software. Sie fragen sich vielleicht, worum es bei dem Buzz geht und ob es Sinn macht für Ihr Eventplanungsgeschäft. Lassen Sie uns also durch die Unordnung gehen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob Event-Management-Software für Sie geeignet ist.

Benötigen Sie Event Management Software?

Nein, Sie benötigen keine Ereignismanagement-Software, um ein erfolgreiches Ereignisplanungsgeschäft auszuführen.

Wenn Sie bis zu diesem Zeitpunkt ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner waren, ohne einen solchen zu verwenden, wussten Sie bereits die Antwort auf diese Frage. Kann es Ihnen das Leben erleichtern und Ihre Veranstaltungen

mehr erfolgreich machen? Vielleicht. Es hängt alles von Ihren spezifischen Bedürfnissen und der jeweiligen Event-Management-Software ab. Funktionen der Event Management Software

Event-Management-Software gibt es für praktisch jede Art von Event-Planung, einschließlich Kongressen, Non-Profit-Events und Exponaten. Und es gibt eine sehr lange Liste von Werkzeugen für die Organisation und Verwaltung des Veranstaltungsplanungsprozesses. Zu den Funktionen gehören Projektmanagement, Dateifreigabe, automatisierte Registrierung, Verfolgung von Verträgen und Vorschlägen sowie die Verwaltung mehrerer Ereignisse. Es gibt auch Tools für das Ticketing, die Verwaltung von Zimmerblöcken und soziale Förderung, um nur einige zu nennen.

Bei einem so breiten Angebot ist es wichtig, ein wenig zu recherchieren und zu erkunden, was jedes Paket bietet.

Was bringt eine Event-Management-Software, die nicht die Tools enthält, die Sie benötigen, um effizienter zu sein? Lösungswerkzeuge funktionieren nur, wenn sie Lösungen für Probleme bieten, die Sie lösen müssen. Das bringt mich zu meinem nächsten Punkt.

Eine Liste erstellen

Werfen Sie einen Blick auf Ihre Eventplanung. Welche Aufgaben erledigen Sie regelmäßig im Rahmen des Planungsprozesses?

Erstellen Sie eine Liste dieser Elemente und notieren Sie alle, die bereits automatisiert sind. Wenn Ihre Liste vollständig ist, trennen Sie die Aufgaben, die am schwierigsten, zeitaufwändig oder kostspielig sind. Dies sind Ihre Prioritäten - Sie müssen eine Event-Management-Software finden, die Lösungen für diese Probleme bietet. Es ist verlockend, sich vom Glamour einer Event-Management-Software oder der langen Liste der Features eines anderen inspirieren zu lassen. Aber Schnickschnack sind nutzlos, wenn sie Ihnen nicht bei Ihrem Eventplanungsgeschäft helfen.

Maximieren, was Sie bereits haben

Welche Technologie haben Sie bereits? Optimieren Sie seine Fähigkeiten? Mitgliederverwaltungssoftware und Kontaktverwaltungssysteme verfügen häufig über Funktionen zur Ereignisplanung, mit denen Sie die Registrierung, die Online-Zahlung und die Erstellung von Bestätigungsmitteilungen automatisieren können. Bevor Sie sich ein neues System ansehen, sollten Sie eine Bestandsaufnahme der Funktionen durchführen, die mit Ihrem vorhandenen System verfügbar sind.

Starten Sie das Einkaufen

Nachdem Sie nun eine Liste der Veranstaltungsplanungs-Tools haben, nach denen Sie suchen, ist es an der Zeit, sich umzusehen. Schauen Sie sich die verfügbaren Optionen an und verwenden Sie gefilterte Suchen, um Ereignisplanungssoftware mit Tools zu finden, die Ihrer Liste entsprechen. Beginnen Sie mit denjenigen, die bereits in Ihre bestehende Technologieplattform integriert werden können.

Dann gib ihnen einen Testlauf. Einige Software ist auf unbestimmte Zeit kostenlos; andere bieten kostenlose Testphasen an. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um mit den verschiedenen Programmen zu experimentieren, um herauszufinden, ob sie gut zu dem passen, was Sie suchen.

Ask Around

Sprechen Sie mit anderen Veranstaltungsplanern und finden Sie heraus, welche Veranstaltungsplanungssoftware sie verwenden und warum. Die Erfahrung eines anderen mit einem Produkt oder einer Dienstleistung aus erster Hand ist von unschätzbarem Wert. Es kann Ihnen Zeit und Geld sparen. Besser noch, ihre Empfehlung für eine Event-Management-Software, die wirklich für sie funktioniert, kann Ihnen noch mehr Zeit und Geld auf lange Sicht sparen. Es gibt keine "Einheitsgröße", wenn es um Event-Management-Software geht; es ist eine individuelle Wahl, die auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihren persönlichen Vorlieben basiert.