Stakeholder-Managementplan im Projektmanagement

Im Projektmanagement ist ein Stakeholder-Management-Plan ein formales Dokument, das darlegt, wie Stakeholder an dem Projekt beteiligt werden. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein persönliches Interesse an dem Projekt hat. Durch das Durchdenken, wann und wie Stakeholder einbezogen werden, kann ein Projektteam die positiven Auswirkungen der Stakeholder auf das Projekt maximieren.

Was sind Stakeholder?

Stakeholder können innerhalb und außerhalb der Organisation sein.

Beispiele für interne Stakeholder sind Führungskräfte und Geschäftseinheiten wie Rechnungswesen und Informationstechnologie. In der Regel haben Geschäftseinheiten Vertreter im Projektteam. Externe Interessengruppen können Interessengruppen, Unternehmen und zivilgesellschaftliche Organisationen sein. Es ist selten, dass externe Stakeholder im Projektteam vertreten sind. Für Agenturen mit Regulierungsbehörde sind die Branchen, die sie regulieren, normalerweise die wichtigste externe Stakeholder-Gruppe für jedes Projekt. Wenn ein Stakeholder vom Projektteam identifiziert wird, sollte dieser Stakeholder im Stakeholder-Management-Plan berücksichtigt werden.

Es ist unpraktisch, wenn ein Projektteam aus Mitgliedern besteht, die jede Interessengruppe vertreten. In vielen Fällen ist es unmöglich. Das Projektteam benötigt jedoch Input und Einbindung von Stakeholdern, damit das Projekt erfolgreich ist. Zum Beispiel will eine Regierungsorganisation ihr am weitesten verbreitetes proprietäres Softwareprogramm komplett überarbeiten und modernisieren.

Fast jeder in der Organisation verwendet das Programm auf irgendeine Weise. Jede Art von Benutzer kann nicht direkt im Projektteam vertreten sein, daher erarbeitet das Team Wege, um Informationen von Interessenvertretern zu sammeln, und entscheidet, wie Stakeholder über den Projektstatus informiert werden können. Diese Methoden zur Erfassung von Input- und Kommunikationsstrategien sind im Stakeholder-Management-Plan dokumentiert.

Der Unterschied zwischen einem Stakeholder-Management-Plan und einem Kommunikationsplan

Zwischen dem Stakeholder-Management-Plan eines Projekts und dem Kommunikationsplan kann ein beträchtlicher Überlauf auftreten. Ihre Funktionen sind sehr ähnlich. Ein Stakeholder-Management-Plan ist dahingehend breiter, dass er die Eingabe in das Projekt erleichtert und die Ergebnisse skizziert. Ein Stakeholder-Management-Plan ist insofern enger, als er nur diejenigen mit Interessengruppen anspricht, während ein Kommunikationsplan ein breiteres Publikum umfassen könnte.

Ein Stakeholder-Management-Plan entwickelt sich während eines Projekts

Der Stakeholder-Management-Plan wird normalerweise vom Projektmanager aufbewahrt. Im Verlauf eines Projekts überprüft der Projektmanager den Stakeholder-Management-Plan und bringt ihn in regelmäßigen Abständen zum Projektteam zurück, um Updates in Betracht zu ziehen. Ein Projekt kann in der Mitte seiner Zeitlinie sehr anders aussehen als in den Planungsphasen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Leitfäden eines Projekts geändert werden, wenn die Umstände dies erfordern.

Beispiel für die Funktionsweise eines Stakeholder-Management-Plans

Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie sich ein Stakeholder-Management-Plan im Verlauf eines Projekts ändern kann. Eine staatliche Behörde startet ein Regelsetzungsprojekt. Zu Beginn des Projekts erstellen der Projektsponsor und der Projektmanager eine Liste mit Stakeholdern, die in den Stakeholder-Managementplan aufgenommen werden sollen.

Eine der ersten Aufgaben des Projektteams ist die Ausarbeitung des Plans. Nach ein paar Monaten identifiziert ein Projektteammitglied einen Stakeholder, an den niemand zu Beginn des Projekts gedacht hat. Der Projektmanager fügt den neuen Stakeholder zum Plan hinzu und ruft ein Projektteam-Meeting an, um zu besprechen, wie der neue Stakeholder eingebunden werden kann. Sobald das Team entscheidet, was zu tun ist, wird der Projektmanager den Projektsponsor informieren.

Der Stakeholder Management Plan ist eindeutig ein lebendiges Dokument. Wenn sich das Projekt ändert, kann sich der Stakeholder-Managementplan damit ändern, um die Bedürfnisse des Projekts besser zu erfüllen. Mit einem flexiblen Stakeholder-Management-Plan kann ein Projektteam angemessen Input und Feedback von Stakeholdern sammeln und diese Stakeholder auf dem Laufenden halten.