Wie ein Supervisor Absentismus verwalten kann

Laut einer CCH Unscheduled Absence Survey verlieren die Arbeitgeber an Boden, wenn es darum geht, die Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu halten. Die ungeplanten Fehlzeiten sind auf den höchsten Stand seit 1999 angestiegen.

Nach wie vor besorgniserregend ist, dass fast zwei von drei Beschäftigten, die nicht zur Arbeit erscheinen, nicht körperlich krank sind.

Für die meisten Unternehmen ist die Verantwortung für das Management von Fehlzeiten in erster Linie auf unmittelbare Vorgesetzte abgefallen.

Diese Vorgesetzten sind oft die einzigen, die wissen, dass ein bestimmter Mitarbeiter abwesend ist.

Sie sind in der besten Position, um die Umstände der Abwesenheit eines Individuums zu verstehen und ein Problem frühzeitig zu bemerken. Daher ist ihre aktive Beteiligung an den Abwesenheitsprozeduren des Unternehmens entscheidend für die Gesamteffektivität und den zukünftigen Erfolg einer Abwesenheitspolitik oder eines Programms.

Leider haben die meisten Vorgesetzten keine Anleitung oder Schulung im Umgang mit Fehlzeiten erhalten. Sie sind allein gelassen worden, um die oft unpopuläre Aufgabe der Identifizierung, Konfrontation und Lösung von Abwesenheitsmissbrauch zu erfüllen.

Um sicherzustellen, dass die Vorgesetzten in ihrer Rolle bei der Verwaltung von Fehlzeiten gut und kompetent sind, müssen sie die volle Unterstützung der Geschäftsleitung haben. Alle Parteien müssen sich über das Ziel von Abwesenheitsrichtlinien und -verfahren im Klaren sein. Sollte es Abweichungen zwischen den Abteilungen geben? eine Politik kann ihre Wirksamkeit verlieren.

Um für mehr Kohärenz zu sorgen, sollten die Vorgesetzten in ihrer Verantwortung für das Management von Fehlzeiten geschult werden, beraten, wie man effektive Wiedereingliederungsgespräche führt und bei Bedarf über disziplinarische Verfahren unterrichtet werden.

Die Verantwortlichkeiten des Supervisors

Zusätzlich zur Sicherstellung, dass die Arbeit während der Abwesenheit des Mitarbeiters angemessen abgedeckt wird, gibt es eine Reihe anderer kritischer Maßnahmen, die die Vorgesetzten ergreifen müssen, um Fehlzeiten zu bewältigen.

Sie sollten:

• sicherstellen, dass alle Mitarbeiter sich über die Richtlinien und Verfahren der Organisation im Umgang mit der Abwesenheit im Klaren sind,
• die erste Anlaufstelle sein, wenn ein Mitarbeiter krank telefoniert,
• entsprechend detailliert aufrechterhalten , genaue und aktuelle Abwesenheitsberichte für ihre Mitarbeiter (z. B. Datum, Art der Krankheit / Grund für die Abwesenheit, erwartete Rückkehr zum Arbeitstermin, ggf. ärztliche Bescheinigung),
• identifizieren Muster oder Tendenzen von Abwesenheiten die Anlass zu Besorgnis geben,
• Befragungen zur Wiedereingliederung durchführen und
• erforderlichenfalls Disziplinarverfahren einführen.

Das Return-to-Work-Interview

Die Schulung von Vorgesetzten, wie Fehlzeiten am besten behandelt werden können, sollte Anweisungen für die Durchführung effektiver und fairer Wiederholungsgespräche enthalten.Jüngste nationale Umfragen zeigen, dass diese Interviews als eines der effektivsten Instrumente zur Bewältigung kurzfristiger Fehlzeiten gelten1.

Die Wiedereinstiegsdiskussion ermöglicht es dem Vorgesetzten, den Mitarbeiter wieder bei der Arbeit willkommen zu heißen, und demonstriert das starke Engagement des Managements für die Kontrolle und das Management von Fehlzeiten am Arbeitsplatz. Das Interview wird eine Überprüfung ermöglichen, dass der Mitarbeiter gut genug ist, um wieder zur Arbeit zu kommen.

Die notwendigen Formalitäten können erledigt werden, so dass die Abwesenheit und ihre Schlussfolgerung richtig aufgezeichnet werden.

Die Tatsache, dass ein etabliertes Verfahren zur Untersuchung und Besprechung von Abwesenheiten mit einem Beschäftigten vorhanden ist, kann allein aus unaufrichtigen Gründen als Abschreckung für die Nichtanwesenheit dienen.

Interviews müssen so schnell wie möglich nach der Rückkehr des Arbeitnehmers zur Arbeit (spätestens einen Tag nach seiner Rückkehr) durchgeführt werden. Der Mitarbeiter sollte reichlich Gelegenheit haben, die Gründe für seine Abwesenheit darzulegen. Der Vorgesetzte sollte das Interview als eine Zeit nutzen, um alle Probleme zu untersuchen, die der Mitarbeiter haben kann und die zu Abwesenheit führen.

Ziel ist es, eine offene und unterstützende Kultur zu fördern. Die Verfahren sind vorhanden, um sicherzustellen, dass bei Bedarf Hilfe und Ratschläge angeboten werden und um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer wieder zur Arbeit zurückkehren kann.

Mitarbeiter werden in der Regel die Möglichkeit schätzen, innerhalb einer formalisierten Struktur echte Gründe für die Abwesenheit zu erklären.

Sollte der Vorgesetzte die Echtheit der Gründe für die Abwesenheit bezweifeln, sollte er diese Gelegenheit nutzen, um Zweifel oder Bedenken auszudrücken.

Der Mitarbeiter muss sich jederzeit bewusst sein, dass das Gespräch nicht nur Teil der Unternehmensabläufe ist, sondern ein bedeutendes Treffen, bei dem die Abwesenheit festgestellt wurde und Auswirkungen auf die zukünftige Beschäftigung haben kann. Das Disziplinarverfahren des Unternehmens sollte bei unzulässiger Abwesenheit dem Mitarbeiter erläutert werden.

Der Manager kann festlegen, wie sich die Abwesenheit auf die Abteilung auswirkt. Die Botschaft sollte lauten, dass der Mitarbeiter verpasst wurde und dass die Produktivität gelitten hat.

Die Art und Weise, in der das Ministerium Personalarrangements neu organisieren musste, könnte ebenfalls erläutert werden. Dies würde zeigen, dass die Effizienz der Arbeitseinheit durch die Abwesenheit beeinträchtigt wurde.

Der Supervisor sollte dann den zurückkehrenden Mitarbeiter über die aktuelle Situation informieren (zum Beispiel, welche Aufgaben nun Prioritäten sind, welche Arbeit bereits ausgeführt wurde und wo sich der Mitarbeiter nun konzentrieren sollte).

Zu ​​keinem Zeitpunkt des Treffens sollte das Interview zu einer Form der Bestrafung werden, sollte aber als Gelegenheit gesehen werden, die Auswirkungen der Abwesenheit innerhalb der Abteilung hervorzuheben und zu erklären. Die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten ist stolz auf ihre Arbeit und das Management sollte ermutigt werden, diese Personen als verantwortungsbewusste Erwachsene zu behandeln.

Die meisten Mitarbeiter verstehen angemessene Regeln und wollen nicht in die Compliance gedrängt werden.Der geringe Prozentsatz von Arbeitnehmern, die tatsächlich ein Problem mit der Abwesenheit haben, erfordert eine strenge Überwachung und möglicherweise sogar Strafmaßnahmen wegen übermäßiger Fehlzeiten. Diese wenigen Mitarbeiter, die unverantwortlich sind, sollten individuell und fest gehandhabt werden.

Empfohlene Disziplinarverfahren bei weiterem Absentismus

In den folgenden Richtlinien werden die empfohlenen Schritte beschrieben, die in Fällen zu ergreifen sind, in denen kurzfristige Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum als akzeptabel angesehen werden.

Stufe 1: Beratungsgespräch

• Der unmittelbare Vorgesetzte sollte den Arbeitnehmer über seine Sorgen bezüglich der Abwesenheiten informieren, versuchen, die Gründe für die Krankheit zu ermitteln und festzulegen, was getan werden muss, um die Anwesenheit zu verbessern.
• Wenn in diesem Stadium eine Erkrankung festgestellt wird, die sich wahrscheinlich auf die Eignung des Jobs auswirkt, sollte der Supervisor einen Termin bei einem vom Unternehmen zugelassenen Arzt vereinbaren. Dies sollte innerhalb von fünf Arbeitstagen schriftlich mit dem Mitarbeiter bestätigt werden.
• Wenn das Problem aus der Diskussion nicht auf eine zugrunde liegende Arbeitsunfähigkeit zurückzuführen ist, sollte der Vorgesetzte dem Mitarbeiter mitteilen, dass die aufgezeichneten Beschwerden zwar echt sind, aber eine nachhaltige Verbesserung der Anwesenheit erwartet wird oder die nächste Stufe in der Prozedur wird genommen.
• Eine Überprüfung der Teilnahme wird automatisch jeden Monat für die nächsten sechs Monate durchgeführt.

Phase 2: Erste formale Überprüfung (verbale Warnstufe)

• Wenn sich die Abwesenheiten des Arbeitnehmers nach Analyse und regelmäßiger Überwachung weiter verschlechtern, sollte er zu einem formellen Besprechungstreffen mit dem Vorgesetzten eingeladen werden.
• Der Abwesenheitsbericht sollte in einem Brief detailliert beschrieben werden, in dem der Mitarbeiter zu diesem Gespräch eingeladen wird. Der Arbeitnehmer sollte darüber informiert werden, dass er berechtigt ist, sich von einem Gewerkschaftsvertreter oder einem Kollegen vertreten zu lassen.
• Der Zweck dieses Treffens wird sein:
  - weiterhin die Gründe für die Abwesenheiten zu erörtern,
  - die Mitarbeiterin über den Dienst und die Kosten ihrer Abwesenheit zu informieren, und
  - -warn der Mitarbeiter (außer bei der Entscheidung, einen Arzt zu konsultieren), dass ihre Beschäftigung beendet werden kann, weil sie nicht in der Lage ist, ein akzeptables Anwesenheitsniveau aufrechtzuerhalten, wenn sich keine wesentliche und nachhaltige Verbesserung ergibt. Dies ist die verbale Warnung.
• Wenn eine medizinische Versorgung gerechtfertigt ist, muss sofort gehandelt werden. Die Sitzung wird daher nur vertagt, damit dieser Teil des Prozesses abgeschlossen werden kann. Innerhalb von fünf Arbeitstagen muss der Mitarbeiter ärztlichen Rat erhalten. Das Treffen wird dann mit HR zusammengeführt und die Meinung des Arztes wird diskutiert.
• Bestätigt der Arzt die Arbeitsfähigkeit, sollte der Arbeitnehmer vor den Folgen einer fortgesetzten Abwesenheit gewarnt werden.

Stufe 3: Zweite formale Überprüfung (schriftliche Warnstufe)

• Zeigt eine regelmäßige Überwachung an, dass keine Verbesserung des Abwesenheitsmusters aufgetreten ist, wird ein zweites formelles Treffen mit der Personalabteilung vereinbart.
• Der Brief, in dem der Arbeitnehmer zu der Versammlung eingeladen wird, enthält die Abwesenheitsunterlagen und wiederum Ratschläge zur Vertretung.
• Jede neue Information, die in der Versammlung über Krankheit oder eine Änderung der Art der Krankheit gegeben wird, muss möglicherweise von einem vom Unternehmen zugelassenen Arzt beurteilt werden.
• Der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, seine Abwesenheitsunterlagen zu erläutern. Gegebenenfalls sollte der Vorgesetzte den Mitarbeiter darüber informieren, dass eine formelle schriftliche Warnung ausgegeben wird und dass diese Warnung für einen bestimmten Zeitraum in der Akte des Mitarbeiters verbleibt. Eine Kopie der Warnung sollte dem Mitarbeiter und seinem Vertreter ausgestellt werden.
• Der Arbeitnehmer sollte darüber informiert werden, dass die Nichterfüllung der Anwesenheitserwartungen des Unternehmens und die Verbesserung der derzeitigen inakzeptablen Abwesenheitsliste zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses führen.
• Bei Zweifeln an der Eignung für die Arbeit sind die Umsetzungsoptionen gemäß den Anweisungen des Arztes fortzusetzen. Wenden Sie sich ggf. an den Gewerkschaftsvertreter des Mitarbeiters bezüglich des Umsetzungsprozesses und der Optionen.
• Stufe 4: Vorübergehende Aussetzung von der Arbeit
• Wenn nach der Durchführung der vorherigen Phasen des Disziplinarverfahrens keine Verbesserung der Anwesenheit eintritt, kann das Management mit einer vorübergehenden Aussetzung ohne Bezahlung fortfahren. Die Absicht zur Suspendierung sollte schriftlich mit Angabe von Start- und Enddatum bestätigt werden. Eine Kopie des Suspendierungsschreibens sollte an den Vertreter des Mitarbeiters geschickt werden (falls zutreffend).

Phase 5: Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Dies ist der letzte Schritt im Disziplinarverfahren, in dem der Arbeitnehmer entlassen wird, weil er nicht in der Lage ist, die Anforderungen des Unternehmens an die Anwesenheit bei der Arbeit zu erfüllen. Eine Kündigung kann nur mit schriftlicher Genehmigung eines leitenden Angestellten und einer Personalabteilung erfolgen.
• Der Brief, in dem der Mitarbeiter angerufen wird, enthält erneut Hinweise zur Vertretung und wird den Abwesenheitsbericht skizzieren. Der Arbeitnehmer sollte darauf hingewiesen werden, dass er aufgrund des Vorstellungsgesprächs wegen Unfähigkeit zur Ausübung von Arbeitspflichten entlassen werden kann.
• Auch hier muss der Betriebsarzt konsultiert werden, wenn neue Informationen über die Gesundheit oder Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers vorliegen.
• Wenn eine Umschichtung nicht möglich oder angemessen ist, sollten Sie aus Gründen der Leistungsfähigkeit mit der Entlassung fortfahren. Die Anspruchsberechtigung für Invalidenleistungen hängt von den Umständen jedes einzelnen Falles ab.
• Wenn eine Entscheidung über die Entlassung auf der Grundlage der Befähigung getroffen wird, sollte eine Kopie des Entlassungsschreibens an den Vertreter des Arbeitnehmers geschickt werden (falls zutreffend).
• Der Arbeitnehmer kann das Recht haben, gegen Entlassung zu protestieren. Die Berufung sollte im Einklang mit den Disziplinarverfahren des Unternehmens stehen.

Herausforderungen bei der Verwaltung von Absentismus

Seien Sie sich bewusst, dass Vorgesetzte oft unangenehm oder unwillig sind, über diejenigen zu berichten, die ein akzeptables Maß an Fehlzeiten überschritten haben. Wegen des vielen Drucks, der bereits auf die Vorgesetzten ausgeübt wird, ist die konsequente Umsetzung der Absentismuspolitik nicht immer oberste Priorität.

Es ist wichtig zu versuchen, die Subjektivität aus dem Management von Fehlzeiten herauszunehmen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden.Es ist wichtig, konsequent, beharrlich und für alle fair zu sein. Wenn Abwesenheit nicht adressiert oder adressiert wird, kann sich eine geringere Moral ergeben.

Mitarbeiter können das Gefühl haben, dass sie unfair behandelt wurden, wenn sie wahrnehmen, dass andere abwesende Mitarbeiter "davonkommen". "

Die Mehrheit der Mitarbeiter wird Maßnahmen und Programme schätzen, die eher unterstützend als strafend sind. Strenge oder strafende Maßnahmen, die die Mitarbeiter dazu zwingen, zur Arbeit zu kommen, können dazu führen, dass Mitarbeiter "während der Arbeit abwesend" werden.

Sie tun so wenig wie möglich und widersetzen sich jeglicher Anstrengung, um mehr zu erreichen. Es sollten andere Programme implementiert werden, die den Mitarbeitern helfen, bei der Arbeit anwesend zu sein, wie flexible Arbeitszeitplanung, Job-Sharing, Anwesenheitsauszeichnungen und Wellness-Programme.