Verhandlung im Einkaufsprozess

Die Verhandlung im Einkaufsprozess umfasst den Zeitraum von der ersten Kommunikation zwischen dem kaufenden Käufer und dem Lieferanten bis zur endgültigen Unterzeichnung des Vertrages. Verhandlungen können so einfach sein wie der Versuch, einen Rabatt auf einen Fall von Schutzhandschuhen zu erhalten, bis hin zu den komplexen Kapitaleinkäufen.

Ein Einkäufer muss bestrebt sein, bei seinen Verhandlungen mit Lieferanten erfolgreich zu sein, um den besten Preis zu den besten Bedingungen für jeden Artikel zu erhalten, der gekauft wird.

Kleinere Lieferantenbasis und langfristige Verträge

Der Verhandlungsprozess ist ein wichtigerer Sektor im Prozess der Lieferkette geworden, da Unternehmen ihre Ausgaben reduzieren und gleichzeitig ihre Kaufkraft erhöhen wollen. Das bedeutet, dass Einkäufer immer bessere Tarife mit ihren Lieferanten verhandeln müssen, während Qualität und Service erhalten bleiben.

In der Vergangenheit hatten Unternehmen eine lange Liste von Lieferanten, bei denen sie verschiedene Artikel kauften, von denen die erforderlichen Einkaufsressourcen benötigt wurden, um eine begrenzte Zeit für die Aushandlung der niedrigsten Preise zu verwenden. Die beste verfügbare Lösung war der Vergleich von Listenpreisen aus Katalogen und die Auswahl des Lieferanten auf der Grundlage dieser Informationen. Der Trend im letzten Jahrzehnt bestand darin, die Lieferantenbasis zu rationalisieren und langfristige Vereinbarungen mit Single-Sourcing zu schließen. Dies bietet Unternehmen die Möglichkeit, deutlich niedrigere Preise für Artikel auszuhandeln, die sie von einer Reihe separater Anbieter erworben haben.

Anbieter sind Partner

Der Verhandlungsschwerpunkt ging vom Niedrigpreisszenario weg und verhandelte mit weniger Anbietern, um den niedrigsten Preis mit dem besten Service, der besten Qualität und den besten Konditionen zu erzielen. Das Ziel für die Unternehmen bestand darin, die Gesamtausgaben zu reduzieren, statt mit einer großen Anzahl von Anbietern den niedrigsten Preis auszuhandeln, was nicht das beste Gesamtergebnis lieferte.

Die ausgehandelten langfristigen Verträge mit einer kleineren Lieferantenbasis haben eine stärkere Partnerbeziehung zwischen Käufer und Lieferant hervorgebracht. Die Beziehung kann weniger Gegner werden, was dem Käufer und Verkäufer zugute kommt. Bei einem Partnertyp oder einer Partnerschaft ermutigt der Käufer den Anbieter, die Qualität und den Service zu erhöhen, und der Verkäufer weiß, dass dadurch die Partnerschaft mit einem erneuerten Vertrag mit garantierten Verkäufen fortgesetzt wird.

Negotiation oder RFQ

Nicht-staatliche Einkaufsabteilungen bieten weiterhin einer Reihe von vorqualifizierten Anbietern eine Angebotsanfrage (RFQ) für Artikel oder Dienstleistungen an, die sie erwerben möchten. Der Ausschreibungsprozess kann eine Reihe von Geboten und Konditionen erzeugen, die der Einkauf bewerten und dann an das Unternehmen vergeben kann. Dies kann eine Form der Verhandlung beinhalten oder nicht.

Bei den meisten ausgehandelten Geschäften handelt es sich um Artikel oder Dienstleistungen, die nicht unbedingt durch eine Anfrage definiert werden können. Die Einkaufsabteilung und der Verkäufer verhandeln mehr als einen Preis. Die Verhandlungen umfassen in der Regel, was hergestellt werden soll oder wie weit der zu erbringende Service, die Garantie, die Transportdienste, die technische Unterstützung, die Verpackungsalternative, die Zahlungspläne usw. reichen.

Kauf von Waren oder Dienstleistungen mit erheblichen Kosten erfordert ausgedehnte Verhandlungen, um zu einem endgültigen Vertrag zu gelangen.

Einkäufer müssen sich an diesen Verhandlungen beteiligen, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen den besten Preis zu den günstigsten Konditionen erhalten, und das Personal muss möglicherweise in Verhandlungsmethoden geschult werden, da es in einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld immer beliebter wird.

Verhandlungsziele

Das Einkaufspersonal sollte alle Verhandlungen mit klar definierten Zielen führen. Ohne Ziele hat die Möglichkeit für den einkaufenden Profi, Preis, Qualität oder Service zuzusagen, deutlich zugenommen. Der Verhandlungsführer sollte Gespräche mit dem Verkäufer aufnehmen, um genaue Ziele zu erreichen, die er für sein Unternehmen erreichen möchte.

Das Ziel sollte nicht absolut sein und sollte eine gewisse Flexibilität ermöglichen.

Der Verhandlungsführer sollte jedoch auch sicherstellen, dass er nicht von den Zielen abweicht und sich in Bereichen äußern kann, die nicht Gegenstand der Diskussion sind. Zum Beispiel hat ein Verhandlungsführer möglicherweise mit dem Verkäufer an seinen Zielen bezüglich Preis und Leistung, aber nicht an Qualität gearbeitet. Wenn der Verkäufer anfängt, über Qualität zu diskutieren, sollte der Verhandlungsführer von jeglicher Vereinbarung Abstand nehmen, wenn er ohne ein bestimmtes Ziel ist.

Die Verhandlung ist ein wichtiger Teil der Rolle des Einkaufsberaters. Es ist eine Fertigkeit, die gelernt wird, und Schulungen können dem Einkaufspersonal helfen, zu verstehen, was bei Verhandlungen mit Lieferanten erforderlich ist.

Aktualisiert von Gary Marion, Experte für Logistik und Supply Chain.