Besprechung Managementpraktiken helfen bei der Verbesserung der Produktivität

Wir verbringen viel Arbeit in Meetings. In vielen Fällen führen schlechte Meeting-Management-Praktiken zu einer unproduktiven Nutzung der Zeit der Teilnehmer. In einem verwandten Beitrag biete ich Hilfestellung an, fünf häufige Besprechungsszenarien in produktive Ereignisse umzuwandeln. In diesem Beitrag biete ich zusätzliche Ideen an, um den Nutzen, die Produktivität und die Wirkung von Meetings zu stärken.

Besprechungsverwaltungsschlüssel - Stand PAT

Einige Manager verwenden einen PAT

-Ansatz für Meetings, für die ein P -Ansatz, ein A -Genda und ein T erforderlich sind. > Imeframe. Die Teilnehmer vor der Sitzung mit diesen kritischen Kontextpunkten zu bewaffnen, stellt sicher, dass die Teilnehmer bereit sind, teilzunehmen und die Gesamtabsicht des Treffens zu unterstützen. Eine klare P.A.T.-Übersicht hilft dabei, eine produktive Sitzung sicherzustellen.

Sie sollten in der Lage sein, den Zweck der Besprechung in höchstens 1 oder 2 Sätzen zu definieren. "Diese Besprechung soll die neue Marketingkampagne planen" oder "Diese Besprechung soll die neue Umgang mit Rücksendungen. " Der Zweck hilft sicherzustellen, dass jeder weiß, warum er da ist, was getan werden muss und wie man den Fortschritt lenkt und zu einer Schlussfolgerung treibt.

Legen Sie eine Agenda fest. Listen Sie die Elemente auf, die Sie überprüfen / besprechen / überprüfen möchten. Ich möchte jedem Tagesordnungspunkt (siehe unten) eine zeitliche Begrenzung zuweisen und die Person identifizieren, die für die Moderation der Diskussion verantwortlich ist. Setzen Sie einen Zeitrahmen. legen Sie zumindest eine Start- und Endzeit fest.

Ich empfehle auch, für jeden Punkt in der Agenda eine Dauer festzulegen. Diese sollten sich auf den gesamten Besprechungszeitrahmen beziehen.

Beginnen Sie Ihre Meetings pünktlich

Wenn Sie in einer dieser Kulturen arbeiten, in denen die Leute bis fünf oder zehn Minuten nach der geplanten Startzeit in Besprechungen versinken, ist es an der Zeit, einen neuen Trend zu beginnen.

Eine Firma ermutigt ihre Manager, die Tür zur geplanten Startzeit zu schließen, und diejenigen, die zu spät kommen, sind nicht willkommen. Das mag zwar drakonischer sein, als Sie tun, aber Sie sollten keine Bedenken haben, das Meeting in Ordnung zu bringen, den Zweck zu überprüfen und Erwartungen und Timing zu bestätigen.

Warten Sie nicht darauf, dass Nachzügler auftauchen. Wenn jemand zu spät kommt, gehe nicht zurück und überprüfe, was bereits abgedeckt wurde. Fahren Sie mit Ihren Besprechungsthemen fort. Dies wird für den Nachzügler unangenehm sein und die Chancen erhöhen, dass er beim nächsten Treffen pünktlich ankommt.

Wenn der Organisator / Sponsor des Meetings nicht rechtzeitig erscheint, betrachten Sie das Meeting als storniert und gehen Sie zur Arbeit zurück. Eine Wartezeit von fünf bis sieben Minuten ist angemessen. Wahrscheinlichkeiten sind, der Organisator des Treffens geriet in eine unerwartete Schwierigkeit und würde es vorziehen, dass Sie Ihre Zeit nicht verschwenden, die auf ihn / sie wartet.

Halten Sie die Besprechung über das Thema

Ein bewährtes Verfahren besteht darin, jemandem die Aufgabe zu übertragen, alle während des Meetings auf Kurs zu halten. Zu oft driften die Diskussionen und werden dann zu einem Wirbel von Meinungen, Ideen, Fakten und Emotionen. Weisen Sie stattdessen die Rolle zu und informieren Sie alle anwesenden Personen darüber, dass diese Person einspringen wird, wenn die Diskussion von der Tagesordnung und dem bestimmten Diskussionspunkt abweicht.

In einigen Firmen wird diese Rolle als "Traffic Cope", in anderen als "Topic Keeper" bezeichnet. Unabhängig vom Label ist die Rolle äußerst hilfreich, um die Effektivität und Produktivität Ihrer Meetings zu steigern.

Wenn zusätzliche Themen auftauchen, die außerhalb der Tagesordnung liegen, aber wichtig zu besprechen sind, sollten diese klar erfasst und auf dem "Parkplatz" für zukünftige Überlegungen und Diskussionen oder für ein diskretes Treffen platziert werden. Der Eigentümer des Meetings behält sich das Recht vor, eine geringfügige abweichende Diskussion zuzulassen, wenn der Zweck der Hauptversammlung unterstützt wird.

Besprechungsnotizen / -protokolle behalten und verteilen

Jemand, der nicht der Organisator der Besprechung ist, sollte Protokolle der Besprechung führen. Eine gute Aufzeichnung des Protokolls enthält:

Besprechungszeit, Datum, Ort

• Beschreibung des Zwecks
• Kopie der Tagesordnung
• Liste der Teilnehmer und eine Liste der Teilnehmer, die nicht teilgenommen haben
• Eine detaillierte Zusammenfassung der Schlussfolgerungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fertigstellungstermine. Viele Notetaker nutzen die Agenda als Leitfaden für die Auflistung der Schlussfolgerungen und Aktionen.
• Geplantes Folgetreffen, wenn es wirklich nötig ist.
• Verteilen Sie die Besprechungsnotizen idealerweise so schnell wie möglich nach Abschluss der Besprechung und unbedingt innerhalb eines Werktages. Die Protokolle und Notizen dienen als wichtige Erinnerung für die Teilnehmer sowie als Informationsquelle für andere Interessengruppen oder für diejenigen, die das Treffen verpasst haben. Das Protokoll ist ein großartiges Werkzeug, um Menschen und Teams an ihre engagierten Folgemaßnahmen zu erinnern.

Die Quintessenz für jetzt:

Es ist möglich, dass ein Treffen zu einem positiven Ergebnis führt, was dazu beiträgt, Projekte und Menschen voranzutreiben, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Ein gewisses Maß an Sorgfalt und gezielte Stärkung Ihrer Meeting-Management-Techniken werden Ihre Chancen verbessern, ein großartiges Ergebnis zu erzielen.

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Aktualisiert von Art Petty