Erfahren Sie, was Sie in Ihren Event Planner-Vertrag

Die meisten Veranstaltungsplaner - ob Hochzeitsplaner, Konferenzplaner, Partyplaner oder Firmenveranstalter - wissen, dass Veranstaltungsplanungsverträge eine entscheidende Komponente für ein erfolgreiches Eventplanungsgeschäft sind. Und während das Wort "Vertrag" eine negative Konnotation in der heutigen prozessualen Gesellschaft mit sich bringen kann, zwingt ein rechtlicher Vertrag einfach beide Parteien dazu, schriftlich einer Reihe von Bedingungen zuzustimmen.

Der Zweck des Veranstaltungsplanungsvertrags besteht darin, beide Beteiligten zu schützen.

Wenn Sie jemals ein Treffen mit jemandem hatten und dachten, dass Sie sich beide verstanden haben, nur um später herauszufinden, dass Sie beide mit einem ganz anderen Gefühl davon gegangen sind, was besprochen wurde und irgendwelche nächsten Schritte, dann haben Sie die Welt erlebt von Missverständnissen. Es passiert jedem in allen Lebensbereichen, in persönlichen und beruflichen Beziehungen.

Unter bestimmten Umständen können die Konsequenzen klein sein, wie z. B. das Versorgen des Essens auf dem Heimweg von der Arbeit, weil Sie verstanden haben, dass Ihr Partner es abdeckt. In anderen Situationen - insbesondere in der Wirtschaft - können die Auswirkungen sowohl nachteilig als auch kostspielig sein. Wenn Sie einen Eventplanungsvertrag abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde ein klares Verständnis für die zu erledigende Arbeit und andere notwendige Aspekte der Geschäftsabwicklung haben.

Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihres Veranstaltungsplanungsvertrags unbedingt diese fünf Punkte.

Definieren Sie eindeutig die Ereignisplanungsdienste, die bereitgestellt werden

Als Veranstaltungsplaner kann die Auflistung der Ereignisplanungsservices, die Sie bereitstellen werden, als das offensichtlichste Element erscheinen, das in einen Ereignisplanungsvertrag aufgenommen werden soll.

Und in gewisser Weise ist es das. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, im Detail anzugeben, welche Dienste Sie bereitstellen werden, da Ihre Arbeit darauf beschränkt ist, nur die in dieser Liste aufgeführten Dienste bereitzustellen.

Veranstaltungsplaner führen eine breite Palette von Dienstleistungen durch und die angebotenen Dienste können von einem Ereignis zum anderen variieren. Ein Eventplaner kann Blumenarrangements bereitstellen, ein anderer nicht. Einige Eventplaner können bei der Auswahl des Veranstaltungsortes behilflich sein und andere kümmern sich um die Transportbedürfnisse der Gäste. Keine zwei Eventplaner sind genau gleich. Daher sind keine zwei Veranstaltungsplanungsverträge genau gleich.

Während Ihre Veranstaltungsplanungsservices auf die in dieser Liste aufgeführten Elemente beschränkt sind, ist es wichtig, auch Services zu nennen, die nicht bereitgestellt werden. Warum? Es hilft Ihnen, diese Aufgaben im Ereignisplanungsvertrag aufzuführen, damit Ihr Kunde genau weiß, dass es sich um Dienste handelt, die Sie nicht ausführen werden.

Es ist auch hilfreich, dies schriftlich festzuhalten und als Teil Ihres Vertrages zu vereinbaren, damit Sie im Rahmen der Planung dieses Ereignisses einen Vertrag abschließen müssen, wenn Sie von Ihrem Mandanten verlangen, dass Sie diese Verantwortung übernehmen. Sie lehnen höflich ab, diese Aufgaben auszuführen.Verwenden Sie eine breite Sprache, um sich vor der Durchführung von Ereignissen zu schützen, die außerhalb des Bereichs Ihrer vereinbarten Veranstaltungsplanungsdienste liegen.

Zahlungsplan

Alle Veranstaltungsplanungsverträge sollten Zahlungsbedingungen und Einzelheiten zum Zahlungsplan enthalten. Beginnen Sie mit dem Fälligkeitsdatum der ersten Einzahlung und geben Sie deutlich an, dass keine Arbeit bei der Planung dieses Ereignisses anfangen wird, bis die Einzahlung eingegangen ist. Wenn das Ereignisdatum ausgewählt wurde, geben Sie das Datum an, an dem die Anzahlung eingehen muss, um die Dienstleistungen für dieses bestimmte Datum zu liefern. Geben Sie einen Zahlungsplan und Details zu zukünftigen Zahlungen an, indem Sie entweder für jede Zahlung ein festes Kalenderdatum festlegen oder jede Zahlung an einen Meilenstein im Ereignisplanungsprozess binden. Richten Sie einen Zahlungsplan ein, der am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Cashflow passt. Fügen Sie alle Steuern und zusätzlichen Gebühren hinzu.

Bedingungen für die Kündigung von Veranstaltungen

Was passiert, wenn - zu irgendeinem Zeitpunkt im Veranstaltungsplanungsprozess - Ihr Kunde die Veranstaltung storniert?

Überlassen Sie dieses Ergebnis nicht dem Zufall! Ihr Veranstaltungsplanungsvertrag sollte Bedingungen für die Stornierung von Veranstaltungen enthalten. Dies ist ein wichtiger Teil des Vertrages, der sowohl Ihr Geschäft als auch die erwarteten Einnahmen aus dieser Veranstaltung schützt.

Geben Sie an, dass die erste Einzahlung und alle Zahlungen bis zum Zeitpunkt der Stornierung nicht erstattet werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie für die bereits geleistete Arbeit bezahlt werden. Dies ist in der Ereignisplanung von entscheidender Bedeutung, da die meiste Arbeit vor dem eigentlichen Ereignis abgeschlossen wird.

Ziehen Sie in Erwägung, eine Klausel aufzunehmen, die besagt, dass die Kunden für die Zahlung aller erbrachten Dienstleistungen bis zu dem Zeitpunkt verantwortlich sind, zu dem die schriftliche Mitteilung über die Stornierung eines Ereignisses eingeht. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihr Zahlungsplan so strukturiert ist, dass Sie zwischen regelmäßigen Zahlungen arbeiten können.

Kündigungsklausel

Was passiert, wenn ein Hurrikan gerade rechtzeitig ankommt, um verheerenden Schaden an Ihrem ansonsten gut geplanten Ereignis anzurichten? Umstände außerhalb Ihrer Kontrolle - wie extreme Wetterbedingungen oder Arbeitsniederlegungen - die dazu führen, dass eine der Parteien die Bedingungen des Veranstaltungsplanungsvertrages nicht erfüllen kann, sind durch eine Kündigungsklausel, auch bekannt als höhere Gewalt, geschützt. Durch die Aufnahme einer Kündigungsklausel sind beide Parteien unter diesen Umständen von der Haftung befreit. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen und den Zeitraum für die Kündigung angeben, z. B. die Gründe für die Kündigung.

Entschädigungsklausel

Die meisten Verträge enthalten eine Entschädigungsklausel. Aber nur weil sie häufig sind, sollten Sie ihre Bedeutung nicht unterschätzen. Die Einbeziehung und der Umfang einer Haftungsklausel können Ihr Unternehmen erheblich beeinträchtigen. Grundsätzlich bietet eine Entschädigungsklausel Schutz, wenn Ihr Kunde etwas tut, was Ihnen Schaden zufügt oder dazu führt, dass ein Dritter Sie auf Schadensersatz verklagt.

In einfachen Worten bedeutet dies, dass Ihr Kunde Sie nicht für Verluste, Schäden, Verbindlichkeiten oder Aufwendungen haftbar machen kann, die auf ihre Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.Am wichtigsten ist, wenn Sie einen Veranstaltungsplan vorbereiten, unterschreiben Sie nichts, bis Sie mit den Bedingungen vollständig zufrieden sind.