Lernen, wie Besprechungsprotokolle ausgeführt werden

Sitzungsprotokolle sind die detaillierten Notizen, die als offizielle schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung oder Konferenz dienen. Die für die Versammlung zuständige Person bittet normalerweise einen der Teilnehmer, sich um diese Aufgabe zu kümmern. Eines Tages könnte dieser jemand du sein! Es ist zwar keine schrecklich schwierige Aufgabe, aber wichtig. Da Sitzungsprotokolle eine offizielle Aufzeichnung dessen sind, was sich ereignet hat, ist Genauigkeit erforderlich. Sie müssen detaillierte Notizen machen, auf die sich die Leute bei Bedarf später beziehen können.

Hier einige Hinweise, die Ihnen helfen, diese Aufgabe mit Finesse zu lösen. Finden Sie heraus, was Sie vor, während und nach dem Meeting tun sollen.

Vor dem Meeting

• Wählen Sie Ihr Aufnahme-Tool: Als erstes müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Notizen aufnehmen möchten. Werden Sie in die alte Schule gehen und mit Stift und Papier arbeiten? Oder gehen Sie auf Technik und nutzen Sie einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone? Erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef, ob er oder sie es vorzieht, eine bestimmte Methode anzuwenden. Es ist unwahrscheinlich, aber möglich.
• Vergewissern Sie sich, dass das Werkzeug Ihrer Wahl funktionsfähig ist und sichern Sie sich für den Fall, dass Ihr Original ausfällt. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop mitbringen, sollten Sie auch Stift und Papier griffbereit haben. Sie möchten das Meeting nicht beenden, während Sie nach etwas suchen, auf das Sie schreiben können, wenn Ihr Computer abstürzt.
• Lesen Sie die Meeting-Agenda, bevor das Meeting beginnt. Es wird Ihnen erlauben, eine Übersicht für Ihre Minuten zu formulieren. Lass etwas Platz unter jedem Gegenstand drauf und schreibe deine Notizen dort. Auf diese Weise wird Ihre Arbeit ein wenig einfacher, solange die Person, die die Besprechung leitet, an der Tagesordnung festhält.

Während der Versammlung

• Geben Sie eine Anwesenheitsliste aus und vergewissern Sie sich, dass sich alle anmelden. Sie müssen eine Liste aller Teilnehmer in das offizielle Sitzungsprotokoll aufnehmen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer jeder ist. Auf diese Weise können Sie erkennen, wer gerade spricht und diese Informationen korrekt aufzeichnen.
• Notieren Sie die Uhrzeit, zu der das Meeting beginnt.
• Versuchen Sie nicht, jeden einzelnen Kommentar aufzuschreiben. Es ist in Ordnung, nur die Hauptideen einzubeziehen. Seien Sie sehr vorsichtig, um keine Elemente auszulassen, mit denen Sie nicht einverstanden sind. Deine Vorurteile sollten dich nicht beeinflussen. Denken Sie daran, dies ist ein offizielles Konto und nicht Ihre Meinung von dem, was passiert ist!
• Notieren Sie alle Anträge, wer sie gemacht hat, und gegebenenfalls die Abstimmungsergebnisse; Sie brauchen nicht aufzuschreiben, wer eine Bewegung unterstützt hat. Natürlich können sich die Regeln Ihrer Organisation unterscheiden, überprüfen Sie sie also zuerst.
• Wenn die Abstimmungen über Anträge oder Diskussionen bis zur nächsten Sitzung aufgeschoben werden, notieren Sie dies.
• Notieren Sie die Endzeit des Meetings.

Nach dem Meeting

• Geben Sie das Protokoll so schnell wie möglich nach dem Meeting ein, während alles noch frisch im Gedächtnis ist. Wenn Sie einen Fehler in Ihren Notizen finden oder wenn Sie eine Frage haben, können Sie diese schnell aufräumen, indem Sie mit anderen Teilnehmern sprechen.
• Geben Sie in der endgültigen Kopie des Protokolls den Namen der Organisation, den Titel des Ausschusses, die Art des Treffens (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder speziell) und seinen Zweck an.
• Geben Sie die Zeiten an, die sie begonnen und beendet hat.
• Geben Sie die Teilnehmerliste und einen Hinweis an, wer das Meeting geleitet hat. Sie können hier auch angeben, dass Sie die Minuten genommen haben. Fügen Sie Ihren Namen in die Teilnehmerliste ein und sagen Sie in Klammern hinter Ihrem Namen, dass Sie die Minuten genommen haben. Alternativ können Sie sich am Ende des Dokuments abmelden, indem Sie "Respectively submitted by" gefolgt von Ihrem Namen schreiben.
• Korrektur der Minuten, bevor Sie sie einreichen. Bitten Sie jemanden, der sie besucht hat, auch nachzusehen. Er oder sie wird Sie informieren können, wenn Sie versehentlich etwas ausgelassen haben.
• Senden Sie sie an die Person, die die Besprechung geleitet hat, sofern Sie keine andere Anweisung erhalten.