Auswahl der Personalinformationstechnologie

Personalinformationstechnologie (HRIS) ist für Unternehmen wichtig, um ihre Leistungspläne und ihre Mitarbeiterinformationen verwalten zu können. Nutzenmanagementtechnologie ist nicht länger eine nette Sache, sondern eine Notwendigkeit, Personal bei der Verwaltung eines Meeres zu unterstützen. Informationen und das Geld, das für Vorsorgepläne ausgegeben wird, da Personalressourcen mit begrenzten Ressourcen und ständig wechselnden Daten konfrontiert sind.

Aber wie wissen HR und andere Führungskräfte, dass sie die beste HR-Informationstechnologie auswählen, um alle Details zu verwalten, und dass die von ihnen ausgewählte Lösung den Test der Zeit bestehen wird?

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fragen, die beim Auswählen der Informationstechnologie für die Personalwirtschaft gestellt und beantwortet werden müssen.

• Welchen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit bietet die HR-Informationstechnologie-Software? HR-Fachleute sollten feststellen, ob die Software Daten aus mehreren Excel-Arbeitsblättern, Datenbanken und Papierdokumenten importieren kann und auf welcher Ebene sie mit allen möglichen anderen Systemen und Daten verbunden werden kann.
  Die Software sollte in der Lage sein, Informationen aus mehreren Quellen aufzunehmen und zu filtern. Idealerweise sollte dieser Prozess auch automatisiert werden. Viele Online-Registrierungslösungen erfordern, dass Daten manuell manipuliert werden, bevor sie an einen Netzbetreiber gehen können, um ihre Systeme zu aktualisieren. Die Automatisierung des Aktualisierungsformats, des Übertragungszeitplans und der Übermittlungsmethode kann dazu beitragen, Probleme bei der Abrechnung und Zuschussfähigkeit zu vermeiden.
• Wird die Software in der Lage sein, den Regeln der Unternehmen und der Leistungserbringer von HR zu entsprechen? Eine wirklich leistungsfähige Registrierungs-Engine wertet jede Registrierungsaktivität aus und wendet jede erforderliche Kombination von Regeln, Nachrichten, Eingabeaufforderungen und Optionen an, die speziell dafür ausgelegt sind, die genauen Anforderungen an die Teilnahmeberechtigung zu erfüllen. Die Software sollte alle Berechtigungsregeln des Unternehmens und der Betreiber erfüllen.

• Wird die HR-Informationstechnologie wachsen und mit der Organisation skalieren können? HR sollte die Fähigkeit der Technologie beurteilen, zu wachsen, während das Unternehmen neue Mitarbeiter, Büros, Leistungsänderungen und Regeln anstellt. HR sollte nach den Schwellen für jedes dieser Elemente fragen.
• Kann die HR Informationstechnologie-Software in andere Systeme integriert werden? Die Personalabrechnung und andere Funktionen teilen oft dieselben Informationen wie das Leistungsmanagement. HR kann größere Effizienz erreichen, wenn Daten und andere Mitarbeiterinformationen, die in ein System eingegeben werden, mit einem anderen System geteilt werden. Die Rekrutierung von Mitarbeitern ist eine weitere notwendige Funktion.

• Wer ist für die Implementierung oder den Aufbau der Lösung verantwortlich? Welches Ausbildungsniveau ist beteiligt? Einige Lösungen erfordern, dass der Kunde sehr an der anfänglichen Implementierung beteiligt ist, was für bereits beschäftigte Personaladministratoren überwältigend sein kann.
  Die Personalabteilung sollte ein klares Verständnis des erforderlichen Ausbildungs- und technischen Kenntnisstands und der erwarteten Zeit haben. Befragungslösungsanbieter zu diesem Thema können Einblicke in subtile Bereiche bieten, die zunächst einfach erscheinen mögen, aber über ein erhebliches technologisches Know-how verfügen. HR kann dann bestimmte Aufgaben bestimmen, die so schwerfällig sein können, dass die Fertigstellung realistisch behindert wird, was möglicherweise den Wert der HR-Informationstechnologie und den ROI reduziert.
• Wenn es um Training geht, gibt es eine Gebühr? Die Kosten für die Ausbildung sollten ebenfalls bewertet werden - einschließlich Zeitverschwendung und Reisekosten für Reisen außerhalb des Standorts. Die Personalabteilung muss sich aller harten und weichen Kosten bewusst sein, die mit der Einführung der HR-Informationstechnologie verbunden sind.
• Wem gehören die Daten? Die Antwort auf diese Frage sollte die Personalabteilung sein. Unternehmen sollten ihre Daten an jeden Application Service Provider (ASP) transportieren können. Wenn sich die Daten auf dem proprietären Server eines Netzbetreibers befinden, werden dem Unternehmen manchmal zusätzliche Gebühren in Rechnung gestellt, sollte es den Netzbetreiber wechseln.
• Welche Arten von Wartung und Instandhaltung sind erforderlich? Wenn Software auf den lokalen Workstations oder Servern eines Unternehmens installiert wird, sind regelmäßige Updates dieser Technologie oft erforderlich und können mühsam geplant und verwaltet werden. Aktualisierungen der HR-Informationstechnologie werden häufig automatisch mit Software durchgeführt, die online über ein Application Service Provider (ASP) oder Software as a Service (SaaS) -Modell verfügbar ist.
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in die HR-Informationstechnologie eingebaut? Wenn die Software online über ein ASP- oder SaaS-Modell verfügbar ist, sollte der Anbieter tägliche Backups, Backup-Server und zusätzliche Schutzschichten anbieten. Zusätzliche Systeme und Verfahren sollten vorhanden sein, um zu verhindern, dass Informationen durch nicht autorisiertes Personal verloren gehen oder darauf zugreifen. HR sollte in Absprache mit anderen Managern die alleinige Entscheidungsbefugnis darüber haben, wer in welchem ​​Umfang Zugang zur HR-Informationstechnologie erhält.
• Werden Mitarbeiter in der Lage sein, sich in Leistungspläne einzutragen und ihre persönlichen Daten in Echtzeit zu ändern und Entscheidungen zu treffen? Der Zugang der Mitarbeiter sollte angesichts des weit verbreiteten allgemeinen Zugangs zu Computern gegeben sein.
  Die Mehrheit der Beschäftigten hat zu Hause einen Internetzugang. Employee Self-Service bietet enormes Potenzial, Zeit und Geld zu sparen. Ein gutes Self-Service-System führt die Mitarbeiter reibungslos durch die Eingabe von Informationen über sich selbst und ihre Angehörigen.
  Das System sollte die verfügbaren Pläne klar darstellen und es den Mitarbeitern ermöglichen, die Auswahl nach Belieben zu treffen und diese Aktionen während des gesamten Prozesses mit Assistenten zu vereinfachen. Mitarbeiter sollten auch Abhängige hinzufügen und Informationen nach Bedarf ändern können, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, das ganze Jahr über.

Dies sind weitere Fragen, die Sie beantworten müssen, wenn Sie die IT-Anforderungen Ihrer Organisation im Bereich Human Resources bewerten.

• Wird die Technologie der Personalabteilung die Befugnis erteilen zu entscheiden, wem Zugang gewährt wird und in welchem ​​Umfang?In der gleichen Weise, in der Mitarbeiter Zugang haben, sollte die Technologie HR das letzte Wort geben. Der Personalbereich sollte die Befugnis haben, alle Daten zu genehmigen, bevor er an die Fluggesellschaften übermittelt wird, und er sollte auch bestimmen, in welchem ​​Umfang Mitarbeiter und andere Personen Zugang haben.
• Welche Arten von Berichtsfunktionen sind von der HR-Informationstechnologie verfügbar? Die Berichtstechnologie sollte mehrere Ansichten und Formate (Tabellenkalkulation, PDF, HTML), eine Gesamtbildbewertung und die Möglichkeit zur Drilldown-Funktion bieten, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. HR sollte in der Lage sein, jederzeit Einschreibungen in bestimmte Pläne, offene Maßnahmen und Änderungen in den demografischen Informationen der Mitarbeiter in Bezug auf Leistungen und andere Mitarbeiterdaten zu erfassen.
• Bietet die Software spezifische Funktionen, mit denen HR Zeit sparen kann? Abhängig von den eigenen Abteilungsbedürfnissen möchte sich die Personalabteilung erkundigen, inwieweit die Technologie in der Lage ist, Informationen stapelweise zu verarbeiten, Benachrichtigungen und Abrechnungen für COBRA-Policies zu verwalten, Tools zur Selbstfakturierung und Rechnungsabgleichung bereitzustellen und spezifische Berichte zu erstellen.
• Bietet die Software spezifische Funktionen, die es HR erleichtern, mit Mitarbeitern besser zu kommunizieren? Einige Programme bieten HR die Flexibilität, mit Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen zu kommunizieren - über Massen-E-Mails, elektronische Bulletin-Boards und spezifische Filterkriterien (wie Standort, Abteilung, Versicherungspläne, Einschreibungsstatus, Ruhestandsstatus und andere) über die HR-Informationstechnologie-System. Eine Reihe von Kommunikationsmitteln zu haben, kann die Prozesse weiter automatisieren und der Personalabteilung helfen, Nachrichten zielgerichteter auszurichten.
• Stellt das HR-Informationstechnologie-System ein Kontrollmittel zur Verfügung? Neben der Ermöglichung der Genehmigung von Transaktionen durch die Personalabteilung bieten viele HR-Informationstechnologie-Systeme auch Funktionen für die Personalabteilung, um als Torwächter bei der Prüfung von Spediteurabrechnungen zu prüfen, ob sie mit den Daten im System übereinstimmen. Dies kann:
  - Sicherstellung der Genauigkeit der Rechnungen des Betreibers,
  - Zeit und Geld sparen,
  - Unterstützung bei der fristgerechten Zustellung von Mitarbeiteranmeldungen und
  - Bestätigung der Anspruchsberechtigung für Mitarbeiter ..
• Wie werden Informationen mit Fluggesellschaften ausgetauscht? Und wer wird für diese Interaktion verantwortlich sein? Die Integration des HR Informationstechnologie-Systems sollte nicht nur durch die Anzahl der Träger, mit denen die Software Beziehungen hat, sondern auch durch die Art der Verbindung, die sie ermöglicht, beurteilt werden. Die Gewährleistung einer erfolgreichen Interaktion mit Carriern über eine Software für die Leistungsverwaltung erfordert viele Schritte, einschließlich:
  - Erfassung der ersten Zählung der Implementierungsdaten;
  -Einrichten der anfänglichen Integration für den laufenden Informationsaustausch;
  -koordinierende tägliche oder wöchentliche Interaktion, um sicherzustellen, dass Daten empfangen und genau angewendet werden;
  - Überprüfung laufender Updates;
  - Anforderungen an die Zulassung von Reiseveranstaltern für die Anmeldung werden in Übereinstimmung mit den Regulierungsbehörden erfüllt; und
  - Förderung einer proaktiven Beziehung mit jedem Carrier, um die Beziehung des Datenaustauschs zu verbessern.
  Es ist wichtig zu wissen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, um ein Produktangebot vollständig zu verstehen.Jeder Softwareanbieter bietet ein anderes Integrationsniveau an, um einige der oben beschriebenen Aufgaben zu erfüllen. HR sollte versuchen, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die starke, kontinuierliche und nahtlose Beziehungen zu den ausgewählten Fluggesellschaften des Unternehmens aufweisen.
  Viele Provider ermöglichen die Übertragung einer generischen ANSI 834-Datei, die vom Carrier akzeptiert oder nicht akzeptiert werden kann, ein Faktor, der oft von der Größe der Gruppe beeinflusst wird. Manager sollten nach Anbietern suchen, die saubere, validierte Transfers anbieten (die Eignung der Transaktion sicherstellen), die auf die Bedürfnisse der einzelnen Carrier zugeschnitten sind, um Probleme zu vermeiden. Sie sollten sich auch an Anbieter wenden, die über eine dedizierte EDI-Abteilung (Electronic Data Interchange) verfügen, um mit der eigenen, spezifischen Transfersprache des Betreibers zu interagieren.
• Welcher Kundendienst wird angeboten? Gibt es eine zusätzliche Gebühr für den Service? Die Personalabteilung sollte die Zugangsstufe zur bereitgestellten Hilfe und die Art der Kundenservice-Online-Hilfe über eine Datenbank, einen Online-Chat, E-Mail-Support, Gespräche mit einer lebenden Person oder eine Kombination davon festlegen. Angesichts der Sensibilität von Vorteilen und anderen HR-Informationen sollten Manager eine Antwort auf Anfragen innerhalb von 24 Stunden nach einem direkten Kontakt erwarten, der helfen kann.
• Wie hoch sind die Kosten für das HR Informationstechnologie-System und überwiegen die Vorteile? Die Personalabteilung sollte die gesamten Kosten des HR-Informationstechnologie-Systems einschließlich aller jährlichen, monatlichen und einmaligen Kosten sowie der bereitgestellten Leistungen bewerten. Ein etwas teureres System kann den Unterschied mehr als ausgleichen, da es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Aufzeichnungen zu führen und mehr Komfort, Zeitersparnis und Genauigkeit zu bieten. Diese Faktoren sollten bei der Auswahl eines HR-Informationstechnologiesystems berücksichtigt und abgewogen werden.

Der Bedarf an Personalinformationssystemen steigt. Da HR-Mitarbeiter eine große Bandbreite an Optionen in HR-Informationstechnologie-Systemen finden, ist es immer wichtiger, alle verfügbaren Optionen zu analysieren und abzuwägen.

Die Wahl eines HR Informationstechnologie-Systems sollte als eine Investition betrachtet werden, die mit den Anforderungen der Abteilung und des Unternehmens wächst. Diese Fragen führen Sie zu dem passenden HR-Informationstechnologie-System für Ihr Unternehmen.