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Sie müssen nicht lange suchen, um Artikel von Experten für Zeitmanagement, vollendete Führungskräfte und andere Gurus und Experten zu finden, die Meetings beschimpfen und vorschlagen, dass Sie diese oft mühsame Geschäftszeit vermeiden, schrumpfen oder auf andere Weise verzichten. Verschwender.
Trotzdem müssen wir uns manchmal treffen. Und ja, es gibt einige großartige Ratschläge von Experten zu Zeitmanagement, Agenda-Kontrolle und Geschäftsordnung.
Der Fokus hier ist etwas anders und bietet einige erprobte und wahre Anleitungen, die Manager dabei unterstützen werden, aus fünf allgemeinen Meeting-Typen schmerzlose und produktive Ereignisse zu machen.
Fünf gemeinsame Besprechungslösungen
1. Beseitigen Sie den Tod durch "Around the Table" Updates . Du kennst dieses Treffen. Cram achtzehn Leute in einem Raum und dann verlangen alle, ein Update zu teilen, das normalerweise wie ein Versuch klingt, ihre Existenz zu rechtfertigen und für ihre Verankerung in der großen Angestellt Hall of Fame zu argumentieren. CEOs und hochrangige Führungskräfte sind berüchtigt dafür, diese Meetings abzuhalten, naiv zu glauben, dass dies eine großartige Möglichkeit für jedermann ist zu hören, was in der Firma passiert. In der Realität tun sich die Leute meistens ab und konzentrieren sich darauf, ihr eigenes Update zu planen, das niemand hören wird.
Stattdessen: Treffen Sie sich auf jeden Fall mit Gleichgesinnten, Teammitgliedern oder Schlüsselkollegen, erliegen Sie aber nicht dem "around the table" -Ansatz. Bieten Sie Informationen auf Ausnahmebasis an.
Teilen Sie relevante Neuigkeiten, einschließlich finanzieller Ergebnisse, großer Kundengewinne oder Updates zu unternehmensweiten Initiativen. Erweitern Sie auch das Angebot für Einzelpersonen, um wichtige Fragen aufzuwerfen. Wenn etwas Bemerkenswertes und nicht allgemein bekanntes passiert ist, sollte jemand es teilen. Wenn eine Gruppe Hilfe von einer anderen Gruppe benötigt, erhöhen Sie die Anforderung.
Andernfalls zwingen Sie nicht alle Teilnehmer zum Teilen.
2. Statusbesprechungen im Allgemeinen. Diese können brutale Time-Killer sein, besonders wenn sie sich als wiederkehrende Ereignisse einschleichen und schlecht verwaltet werden.
Statt : Nennen Sie niemals eine Besprechung für etwas, das Sie nachschlagen können. Nutzen Sie die Technologie-Tools des Tages, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsteams eine aktuelle und sichtbare Statusaktualisierung durchführen, wo jeder sie mit einem Mausklick sehen kann. Wenn Sie sich treffen müssen, reduzieren Sie die geplante Besprechungszeit um die Hälfte oder verwenden Sie agile Ansätze und führen Sie kurze "Stand-up" -Sitzungen durch. Seien Sie drakonisch über die Abschweifungen und Ablenkungen, die diese Sitzungen verlängern. Konzentrieren Sie sich auf den Austausch von Status und verlangen Sie, dass Menschen Probleme außerhalb dieses Forums angehen.
3. Unstrukturierte Brainstorming-Meetings Die meisten Brainstorming-Meetings werden so schlecht unterstützt, dass wir am Ende Ideen unterdrücken, die Idee des Chefs unterstützen oder großartige Listen mit coolen Dingen auf Post-It erstellen, die nie wieder gehört oder gesehen werden.
Stattdessen: Definieren Sie das Brainstorming-Thema und teilen Sie es vor der Sitzung mit den eingeladenen Personen. Sammeln Sie ihre Eingabe und konsolidieren und veröffentlichen Sie sie oder teilen Sie sie ohne Zuordnung zu den Ideen. Verwenden Sie die Live-Sitzung, um zu springen und auf den eingereichten Ideen aufzubauen, und fügen Sie der Liste hinzu.
Widerstehe dem Drang, Ideen in dieser Sitzung zu bewerten. Integrieren Sie andere Techniken, die Sozialisierungsdruck minimieren, wie z. B. Gehirnschreiben. Und vor allem konsolidieren Sie die Ideen und erstellen einen Prozess, um sie zu bewerten und in zukünftigen Sitzungen und Situationen zu archivieren.
4. Operationsberichte, die die Inquisition zahm aussehen lassen. Wenn Sie jemals durch eine Sitzung gelitten haben, in der sich der Versammlungsleiter - normalerweise eine Führungskraft - entweder auf eine kämpfende Funktion konzentriert oder die Schwachstelle in jeder Präsentation sucht und dann die Messenger gnadenlos grinst, wissen Sie, wie destruktiv dieses Format ist. Bewahre diesen Prozess nicht weiter.
Stattdessen: Halten Sie die tiefen funktionalen Tauchgänge und Proktologieprüfungen für Unternehmen privat und konzentrieren Sie sich darauf, wichtige betriebliche Indikatoren, Probleme und Chancen zu teilen.
Das Gruppentreffen ist nicht die Zeit oder der Ort, ein unterdurchschnittliches Gebiet oder eine einzelne Person auseinander zu reißen. Richten Sie vor Ort ein Folgetreffen ein, unterziehen Sie aber nicht alle anderen Ihrem sichtbaren Kreuzverhör zu diesem Thema. Lehnen Sie sich nicht von der Verantwortung für Verbesserungen ab, sondern beseitigen Sie Grausamkeiten und öffentliche Beschämungen aus Ihrem Meeting-Management-Repertoire.
5. Meetings, die Fragen aufwerfen, die spontane Entscheidungen erfordern. Komischerweise oder ironisch ist der Besprechungsraum einer der schlimmsten Orte für schnelle Entscheidungen. Wenn Sie ein Problem zum ersten Mal ansprechen und eine Entscheidung fordern, werden die Leute vor Ort sein, und sie werden Ihnen übelnehmen, dass Sie diesen Ansatz verwenden.
Stattdessen: Arbeiten Sie unaufhörlich im Vorfeld von Gruppentreffen, um wichtige Stakeholder zu Fragen und Optionen einzubeziehen. Holen Sie ihren Input ein, bieten Sie Ihre Perspektiven an und arbeiten Sie daran, gemeinsame Interessen zu vermitteln. Nutzen Sie das Meeting-Forum, um die Interessen der Stakeholder zu überprüfen und ihre Empfehlungen zu identifizieren. Während Sie die unmittelbare Entscheidung vielleicht noch nicht ohne einen oder zwei Schritte erhalten, werden Sie Ihre Arbeitsbeziehungen mit Ihrer Arbeit vor der Sitzung gestärkt haben.
Die Bottom-Line für Now:
Wir sind von Natur aus Gemeingeschöpfe und sogar mit einer Vielzahl von Technologie-Tools, die es uns ermöglichen, miteinander in Kontakt zu kommen, ohne dabei am selben Ort zu sein. Gesicht. Nutzen Sie diese Zeit mit Bedacht und zeigen Sie Ihren Respekt für die Teilnehmer, indem Sie Meetings veranstalten, die Zeitinvestitionen minimieren und den qualitativ hochwertigen Informationsaustausch in einer nicht bedrohlichen Umgebung maximieren.
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