Wie man effektive Meetings durchführt

Haben Sie Angst vor der wöchentlichen Personalversammlung? Findest du jemals, dass du da sitzt, deinen Stift drehst und der Versuchung widerstehst, auf dein Smartphone zu schauen und dich fragt, warum du auf Erden da bist, wenn du so viele andere Dinge zu tun hast? Oder, schlimmer, sind Sie an der Spitze des Tisches, der das Treffen leitet, während Sie das Desinteresse anderer beobachten? Du bist nicht allein. Schlecht geführte Meetings sind ein Produktivitätskiller und sie tragen sicherlich nicht zur Moral der Mitarbeiter bei.

Verabschieden Sie sich von diesen langweiligen Meetings und lernen Sie, effektive Meetings durchzuführen, bei denen Ihre Mitarbeiter engagiert und motiviert sind.

7 Tipps für effektive Besprechungen

Festlegen des Ziels der Besprechung

Bevor Sie eine Besprechungsbenachrichtigung senden und in Ihren Kalender einfügen, fragen Sie sich, warum Sie eine Besprechung abhalten und das Ziel festlegen möchten. Ist es ein Treffen, um Mitarbeiter bei einem Wechsel im Management auf den neuesten Stand zu bringen? Entscheiden Sie sich für ein Projekt? Ist es ein Brainstorming für eine neue Geschäftsstrategie? Stellen Sie sicher, dass das Sammeln von Mitarbeitern in einem Raum für persönliche Gespräche und Interaktion für Ihr Ziel notwendig ist. Wenn der Zweck des Meetings eine Statusaktualisierung ist, ist das Versenden einer Gruppen-E-Mail möglicherweise eine bessere Nutzung der Zeit von allen.

Kommunizieren Sie den Zweck des Meetings

Wenn Sie andere zu Ihrem Meeting einladen, sollten Sie sich über den Zweck des Meetings im Klaren sein. Dadurch bleiben Sie nicht nur konzentriert, sondern können auch an den Besprechungen teilnehmen, die entweder mit Dokumenten oder mit Gedanken zu diesem Thema vorbereitet werden.

Kommunikation ist für ein effektives Treffen unerlässlich.

Seien Sie selektiv über Teilnehmer

Niemand schätzt es, an einem Treffen teilzunehmen, das nichts mit ihnen oder ihrer Arbeit zu tun hat. Bestimmen Sie, wer wirklich da sein muss und warum. Wessen Eingang brauchst du? Welche Kollegen müssen teilnehmen und werden wahrscheinlich Fragen dazu haben?

Wenn jemand auf Ihrer Liste steht, der einfach darüber informiert werden muss, was diskutiert wurde, dann tun Sie ihm einen Gefallen und nehmen Sie ihn von der Liste. Sie können leicht mit einer Follow-up-E-Mail aktualisiert werden. Zeit ist wertvoll und kein Arbeitgeber will die Produktivität negativ beeinflussen, indem er Mitarbeiter an Sitzungen teilnehmen lässt, die unnötig sind.

Sie müssen eine Besprechungsagenda erstellen

Eine Besprechung ohne eine festgelegte Versammlungsagenda zu halten, ähnelt dem Klettern in ein Segelboot und hofft, dass der Wind Sie dorthin bringt, wohin Sie wollen. Sie werden - im wahrsten Sinne des Wortes - auf See verloren gehen. Ihre Meeting-Agenda führt Sie zu Ihrem endgültigen Ziel. Geben Sie Themen an, die besprochen werden sollen und wer sich an jeden Gegenstand wenden wird, wenn andere teilnehmen. Emailen Sie die Agenda vorab an die Teilnehmer, damit jeder weiß, was er erwartet und vorbereitet wird.

Halten Sie sich an Ihren Plan

Sogar das am besten geplante Treffen wird schiefgehen, wenn die Diskussion entgleist und tangentiale Themen behandelt. Aus diesem Grund erreichen die meisten Meetings ihr Ziel nicht - sie bleiben nicht auf Kurs. Zu Beginn der Besprechung legen Sie Grundregeln und eine festgelegte Zeitzuteilung für jeden Punkt auf Ihrer Tagesordnung sowie die Gesamtbesprechung fest. Zum Beispiel: "Danke, dass Sie heute gekommen sind. Jeder Mensch ist wertvoll und es ist mein Ziel, dieses Treffen auf weniger als eine Stunde zu verlängern.

Bleiben wir bei den Gegenständen und reservieren wir zu einem späteren Zeitpunkt eine Diskussion über andere Themen. "Reinigen Sie jeden, der die Diskussion monopolisiert oder Themen einführt, die nicht auf der Tagesordnung stehen.

Halten Sie sie engagiert

Visuelle Hilfsmittel tragen dazu bei, dass sich jeder auf das Meeting konzentriert und nicht auf seine Telefone oder die Uhr. Veröffentlichen Sie die Agenda auf einem Smart Board im vorderen Bereich des Raums. Projektvisualisierungen auf einem großen Bildschirm mit einem Computer; etwas, um die Augen nach vorne zu halten.

Das Meeting zusammenfassen

Haben Sie jemals ein Meeting verlassen und einen ganz anderen Take Away als Ihr Kollege? Stellen Sie sicher, dass dies nicht mit Ihrem Meeting geschieht, indem Sie innerhalb von 24 Stunden einen Follow-up per E-Mail senden. Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu, markieren Sie die angesprochenen Hauptthemen, zugewiesene Aufgaben und geben Sie die Fristen an. Wenn Sie dies rechtzeitig abschicken, wird sichergestellt, dass die Teilnehmer nicht in die falsche Richtung gehen.