Tipps für effektive Meetings, die Ergebnisse erzielen

Die Leute verbringen so viel Zeit in Meetings, dass es für erfolgreiche Organisationen eine Priorität ist, die Besprechungszeit in nachhaltige Ergebnisse umzuwandeln. Aktionen, die Meetings erfolgreich machen, erfordern die Verwaltung durch den Meetingleiter vor, während und nach dem Meeting.

Wenn Sie eine dieser Möglichkeiten für das Meeting-Management vernachlässigen, werden Ihre Meetings und Teams nicht die Früchte tragen, die Sie sich von dem Moment an wünschen, in dem Sie investieren. Nutzen Sie diese zwölf Tipps für das Meeting-Management, um Ihre Teilnehmer dazu zu bringen, erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse zu erzielen.

Was vor dem Meeting zu tun ist, um effektive Meetings zu gewährleisten

Aktionen vor dem Meeting bilden die Grundlage für die Erzielung von Meeting-Ergebnissen. Sie können alle erforderlichen Follow-ups durchführen, aber ohne einen effektiven Meetingplan zu starten, werden Ihre Ergebnisse Sie enttäuschen. Diese Tipps helfen Ihnen bei der Planung und Durchführung des Meetings.

Planen des Meetings

Effektive Meetings, die Ergebnisse liefern, beginnen mit der Meetingplanung. Ermitteln Sie zuerst, ob andere Mitarbeiter benötigt werden, um die Planung des Meetings zu unterstützen. Entscheiden Sie dann, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten. Legen Sie machbare Ziele für Ihr Meeting fest.

Die von Ihnen festgelegten Ziele bilden den Rahmen für einen effektiven Besprechungsplan. Wie Stephen Covey in den Sieben Gewohnheiten von Hochwirksamen Menschen sagt: "Fangen Sie mit dem Ende an." Ihr Meeting-Zweck bestimmt den Meeting-Fokus, die Meeting-Agenda und die Meeting-Teilnehmer, die Sie benötigen, um den Zweck zu erfüllen.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meeting benötigen

Sobald Sie Ihren Meetingplan erstellt haben, stellen Sie sicher, dass ein Meeting ein geeignetes Mittel ist, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Das Planen und Halten eines Meetings ist teuer, wenn Sie die Zeit der teilnehmenden Personen berücksichtigen. Versuchen Sie daher, festzustellen, dass ein Meeting die beste Gelegenheit ist, das Problem zu lösen, den Prozess zu verbessern oder einen laufenden Plan zu erstellen.

Sie können feststellen, dass Sie die Besprechungsziele mit einer E-Mail-Diskussion oder durch das Verteilen und Anfordern von Informationen über den Unternehmensnewsletter erreichen können. Stellen Sie sicher, dass das Meeting benötigt wird und nicht nur bequemer für Sie - Sie erhalten bessere Ergebnisse von Ihren Meeting-Teilnehmern, wenn Sie wirklich eine Bestandsaufnahme ihrer Bedürfnisse gemacht haben.

Sicherstellen, dass eine angemessene Teilnahme am Meeting stattfindet

Wenn ein Meeting das geeignete Mittel ist, um Ihre Ziele zu erreichen, wenden Sie sich an die Teilnehmer, die am Meeting teilnehmen müssen, um erfolgreich zu sein. Die benötigten Teilnehmer müssen verfügbar sein, um an der Besprechung teilnehmen zu können.

Verschieben Sie das Meeting, anstatt ein Meeting ohne kritische Mitarbeiter abzuhalten. Wenn ein Delegierter anstelle eines entscheidenden Entscheidungsträgers anwesend ist, stellen Sie sicher, dass der designierte Mitarbeiter die Entscheidungsbefugnis hat - oder die Sitzung verschieben kann.

Vor der Besprechung vor der Besprechung verteilen und überprüfen

An wie vielen Besprechungen haben Sie teilgenommen, die damit begannen, dass der Besprechungsassistent eine Reihe von Handouts verteilte oder eine Microsoft PowerPoint-Folie zur Diskussion projizierte? Frustrierend? Du wettest. Das Treffen wird zu einer Gruppeneinlese, die für die Zielerreichung kaum produktiv ist.

Wenn die angegebenen Zwecke für die Abhaltung eines Treffens die Entscheidungsfindung und die Beantwortung von Fragen sind, ist das Einlesen einer Gruppe eine schändliche Verschwendung von Zeit.

Sie können Besprechungen produktiver gestalten und Ergebnisse sicherstellen, indem Sie vor der eigentlichen Besprechung notwendige Vorarbeiten leisten. Das Bereitstellen von Vorarbeiten, Diagrammen, Diagrammen und Lesematerial 48 Stunden vor einer Besprechung wirkt sich auf den Besprechungserfolg aus. Je mehr Vorbereitungszeit Sie haben, desto besser sind die vorbereiteten Personen für Ihr Meeting.

Eine Dokumentation, die Ihnen beim Erreichen der Besprechungsziele hilft, kann Berichte enthalten. Daten, Diagramme und Links zu Wettbewerbsinformationen, Verkaufsmonaten und Produktionsplänen; Microsoft PowerPoint-Folien, die wichtige Diskussionspunkte veranschaulichen; und Besprechungsprotokolle, Notizen und Folgemaßnahmen zu früheren oder verwandten Sitzungen und Projekten.

Vorabarbeiten, sogar nur Links zum Folgen, um die Informationen zu lesen, rechtzeitig verteilt, mit der ernsten Erwartung, dass Teilnehmer die Vorarbeit vor dem Meeting lesen, hilft sicherzustellen, dass Ihr Meeting erfolgreich ist.

Während des Meetings, um effektive Meetings zu gewährleisten

Effektive Nutzung der Meetingzeit schafft Begeisterung für das Thema. Es erzeugt Engagement und ein Gefühl der Erfüllung von den Teilnehmern. Die Menschen fühlen sich Teil von etwas Größerem als ihren alltäglichen Herausforderungen. Daher wird ein gut moderiertes, aktives Treffen, das die Voraussetzungen für eine Nachbereitung schafft, zu Ergebnissen führen.

Effektive Besprechungserleichterung

Der Besprechungsleiter legt einen positiven, produktiven Ton für die Interaktion zwischen den Besprechungsteilnehmern fest. Effektive Besprechungserleichterungen beginnen mit einer Überprüfung der Ziele oder erwarteten Ergebnisse und der Agenda. Der Moderator hilft Gruppenmitgliedern dabei, konzentriert und produktiv zu bleiben.

Das Tagungsdesign und die Tagesordnung bildeten den Rahmen für das Treffen. Ein effektiver Moderator, der die Teilnehmer auf Kurs hält, sorgt für die Erfüllung der erwarteten, gewünschten Ergebnisse des Meetings.

Verwenden Sie die Vorarbeit in der Besprechung

Verwenden oder referenzieren Sie die Vorarbeit und andere Informationen, die vor der Besprechung während der Besprechung angegeben wurden. Sie bekräftigen die Notwendigkeit, dass die Teilnehmer die benötigte Zeit im Voraus für die Durchsicht der Materialien aufwenden müssen, die für die Erzielung der gewünschten Ergebnisse unerlässlich sind.

Ihre Teilnehmer bereiten sich auf die Teilnahme an Ihren Meetings vor und Ihre Ergebnisse werden Zeugnis geben von solider Vorbereitung und Führung. Niemand will unvorbereitet, uninteressiert oder in den Augen eines Mitspielers nicht beitreten.

Beziehen Sie jeden Teilnehmer in Aktionen ein

Jede Arbeitsgruppe hat verschiedene Persönlichkeiten, die für Meetings angezeigt werden. Sie haben ruhige Mitarbeiter und Leute, die versuchen, jede Plattform zu beherrschen. Unabhängig davon, ob Sie die Besprechung unterstützen oder daran teilnehmen, müssen Sie jeden Teilnehmer in die Erfüllung der Besprechungsziele einbeziehen.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer in das Thema des Treffens und in die Nachbereitung investiert wird. Sie werden mehr Ergebnisse erzielen, wenn das gesamte Team zieht, als wenn ein dominanter Mitarbeiter versucht, alle anderen den Hügel hinaufzuschieben.

Erstellen eines effektiven Meeting-Folgeplans

Erstellen Sie während des Meetings einen Follow-up-Plan mit Aktionselementen. Zu den effektiven Plänen gehören die folgenden.

• Das spezifische Aktionselement,
• der Name der Person, die sich verpflichtet hat, die Ausführung des Aktionselements zu "besitzen",
• das Fälligkeitsdatum des Aktionselements und
• eine Vereinbarung darüber, was die Fertigstellung ausmacht. des Aktionselements.

Besprechen Sie Szenarien und Hindernisse für den Erfolg, die Teammitglieder erleben können, wenn sie versuchen, die Elemente zu erreichen, die die gewünschten Ergebnisse erzielen. Stellen Sie bei Bedarf eine Zeit für Ihr nächstes Meeting ein, während die Teilnehmer anwesend sind.

Nach dem Meeting, um effektive Meetings zu gewährleisten

Aktionen und Planung vor und während des Meetings spielen eine große Rolle bei der Erreichung erwarteter, positiver und konstruktiver Ergebnisse. Ebenso wichtig sind Ihre Handlungen nach dem Treffen. Follow-up bei der nächsten geplanten Sitzung ist nie genug eine Investition, um Ergebnisse zu gewährleisten.

Besprechungsprotokoll veröffentlichen

Beginnen Sie damit, Ihr Protokoll und Ihren Aktionsplan innerhalb von 24 Stunden zu veröffentlichen. Die Leute werden am effektivsten zu den Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit Aktionspunkten beginnen. Sie haben immer noch eine neue Erinnerung an das Treffen, die Diskussion und die Begründung für die gewählte Richtung.

Sie bleiben begeistert und bereit, loszulegen. Eine Verzögerung bei der Verteilung der Minuten wird Ihre Ergebnisse verletzen, da die meisten Leute auf die Minuten warten, bevor sie anfangen, ihre Verpflichtungen zu erfüllen.

Effektive Besprechung Follow-Up

Die Einhaltung und Einhaltung von Fristen und Follow-up hilft Ihnen, Ergebnisse Ihrer Besprechungen zu erzielen. Die Frist wurde während des Treffens festgelegt. Im Anschluss an das Treffen sollte jede Person mit einem Aktionsgegenstand auch einen Plan für ihre persönliche Erfüllung ihres Engagements erstellen.

Unabhängig davon, ob sie die Schritte in ihrem Planer schreiben, die Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter delegieren oder einfach die Aufgabe erledigen, ist die Person für die Nachverfolgung verantwortlich.

So ist der Meetingplaner. Sie können die Besprechungsergebnisse verbessern, indem Sie jede Person, die einen Aktionsgegenstand hat, in der Mitte zwischen den Besprechungen nachverfolgen. Ihr Ziel ist es, den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass Aufgaben ausgeführt werden. Denken Sie daran, dass das, wonach Sie fragen, erfüllt wird.

Verantwortlichkeit für Folgemaßnahmen während des nächsten Treffens

Haben Sie jemals an einem Folgetreffen teilgenommen, das darin bestand, dass jeder Teilnehmer der Gruppe mitteilte, warum sie nicht in der Lage waren, ihr Engagement zu erfüllen? Das Ergebnis ist beklagenswert. Die Festlegung der Norm oder der Gewohnheit der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse beginnt früh in Ihrem Besprechungszyklus.

Das Follow-up des Moderators auf halbem Weg zwischen den Treffen hilft, aber die Gruppe muss es versäumen, ihre Verpflichtungen unannehmbar zu halten. Berichten Sie auf der nächsten Sitzung über Fortschritte und Ergebnisse und erwarten Sie, dass alles erreicht sein wird.Alternativ können Sie den Fortschritt beim nächsten Meeting überprüfen und feststellen, ob ein echter Roadblock vorhanden ist.

Besprechung des Besprechungsprozesses zur kontinuierlichen Verbesserung

Die Praxis der Nachbesprechung jedes Treffens ist ein wirkungsvolles Mittel zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Teilnehmer diskutieren abwechselnd, was im aktuellen Meetingprozess effektiv oder ineffektiv war. Sie besprechen auch die Fortschritte, die sie nach Ansicht der Gruppe in Bezug auf das Thema, zu dem das Treffen stattfand, erzielen.

Um die kontinuierliche Verbesserung auf eine andere Ebene zu bringen, besprechen erfolgreiche Teams ihr gesamtes Projekt sowie den Prozess, um festzustellen, wie effektiv sie es geschafft haben, Ergebnisse zu erzielen. Zukünftige Meetings spiegeln die Bewertung wider. Meetings entwickeln sich zu einem noch effektiveren Werkzeug für die Erstellung von Organisationsergebnissen.

Schlussfolgerung

Die Ergebnisse sind durch gut geplante und durchgeführte Meetings erreichbar und vorhersehbar. Befolgen Sie diese zwölf Empfehlungen, um sicherzustellen, dass die Besprechungsteilnehmer ab dem Zeitpunkt, zu dem sie in Besprechungen investieren, erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse erzielen. Ihre Organisation wird Ihre Leistung belohnen und Ihre Mitarbeiter werden Sie lieben, wenn Sie diese effektiven Besprechungstipps verwenden.