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Selbst die kleinsten Geschäftstreffen erfordern eine angemessene Planung, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse und Ziele für alle Beteiligten erfüllt werden. Um effizient zu sein, gibt es eine Reihenfolge von Operationen, die befolgt werden sollten, um zu verhindern, dass Details durch die Risse rutschen. Nachfolgend sind 8 wesentliche Schritte für die Planung Ihres nächsten kleinen Meetings aufgeführt.
Wählen Sie Ihr Thema und Ihren Standort aus
Dieser Schritt stellt die beiden Variablen dar, die Ihre Zielgruppe vor allem anderen kennen möchte.
Das "Wo und Warum" des Treffens wird sich sofort darauf auswirken, wer eingeladen wird und ob es teilnehmen wird oder nicht.
Der Veranstaltungsort, den Sie auswählen, wirkt sich auf das gesamte Meeting aus und wirkt sich auf andere Entscheidungen aus, die Sie bei der Planung des Events treffen müssen.
Identifizieren von Teilnehmern
Ein großer Teil eines konzentrierten und produktiven Meetings besteht darin, Ablenkungen zu vermeiden. Dies bedeutet, dass Einladungen an die Top-Entscheider begrenzt werden. Es gibt eine Tendenz in der Unternehmenskultur, alle verwandten Parteien in die Kommunikation einzubeziehen, aber Sie können die Produktion steigern, indem Sie Mitarbeiter eliminieren, die den Fortschritt bei unwichtigen Diskussionen verlangsamen könnten. Anstatt Teilnehmer ohne Stimmrecht einzuladen, ermutigen Sie die Hauptteilnehmer, mit ihren Untergebenen zu sprechen, bevor Sie zum Meeting kommen.
Drei Termine und Zeiten anbieten
Achten Sie darauf, wie Sie sich über die Verfügbarkeit der einzelnen Teilnehmer erkundigen. Es ist einfach, eine "Büchse der Pandora" zu öffnen, wenn es darum geht, ein für beide Seiten vorteilhaftes Datum für Ihr Meeting festzulegen.
Ein Weg, dies zu vermeiden, ist, ein paar Daten und Zeiten anzubieten und dann jede Person zu fragen, welche am besten funktioniert. Wenn Sie Glück haben, wird eines der Termine für alle passen. Wenn nicht, haben Sie keine Angst, die Ausreißer zu fragen, ob sie ihren Kalender anpassen können, um die Mehrheit unterzubringen.
Reiseroute erstellen
Es ist wichtig, dass Sie einen Zeitplan für die Themen haben, die besprochen werden und wer die einzelnen Abschnitte des Treffens leitet.
Planer müssen sich möglicherweise von den Top-Managern beraten lassen, um eine Reiseroute zu erstellen. Sobald der erste Entwurf fertig ist, sollte er der Gruppe zur Genehmigung vorgelegt werden.
Besprechen Sie Präsentationsbedürfnisse
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ideen der Gruppe vorzustellen, und jeder geplante Sprecher hat seine eigene Präferenz. PowerPoint-Funktionalität, Internet-Zugang und Whiteboards sind nur einige der Komponenten, die Sie eventuell arrangieren müssen. Seien Sie proaktiv, um diese Details anzufordern und folgen Sie ihnen, um sie einige Tage vor dem Treffen zu bestätigen.
Zeitplan Catering
Der Schlüssel zum Bestellen von Speisen für kleine Meetings ist die Funktionsfähigkeit des Menüs. Sie wollen nicht, dass das Catering irgendeinen Aspekt des Geschäfts in der Hand stört, also vermeiden Sie übermäßig formale Mahlzeiten, wenn möglich.Wenn ein Sitz-Mittagessen gewünscht wird, dann versuchen Sie, ein angrenzendes Zimmer für das Essen zu reservieren, damit die Teilnehmer so schnell wie möglich zum Meeting zurückkehren können.
Letzte Details senden
Ungefähr sieben Tage vor der Veranstaltung möchten Sie eine endgültige Kopie des Reiseplans und Details an jeden Teilnehmer senden. Dies sollte alles beinhalten, was für den Tag bestellt wurde. Dazu gehören auch Wegbeschreibungen, Parkinformationen, Zimmernummern und Notfallkontakte.
Wenn Sie mit Führungskräften arbeiten, kopieren Sie ihre Verwaltungsassistenten ebenfalls in die E-Mail.
Meeting Day
Als Meeting-Planer ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass die Veranstaltung erfolgreich gestartet wird. Natürlich sollten Sie frühzeitig vor Ort sein, um den Raum zu inspizieren und sich mit dem Catering und den A / V-Koordinatoren zu treffen. Je nach Standort können Sie auch Beschilderungen buchen, damit jeder den Weg in den Raum findet.
Und da haben Sie es - acht relativ einfache Schritte, um ein erfolgreiches kleines Meeting zu planen.
Die Ausführung jedes Schrittes erfordert natürlich viel Zeit und Fleiß, aber die Kommunikation der Pläne mit den Teilnehmern ist die halbe Miete. Je mehr Leute wissen, was sie von dem Treffen erwarten können, desto besser sind sie darauf vorbereitet, Geschäfte zu machen.
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