12 Einfache Schritte für die Planung effektiver Meetings

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, die ich kenne, bringt der Gedanke, einen Tag in aufeinander folgenden Sitzungen zu verbringen, Gefühle der Angst mit sich. Meetings können langweilig sein, sind oft unnötig und nehmen sich definitiv Zeit von anderen Arbeiten. Aber Meetings können sehr effizient und produktiv sein, wenn sie richtig geplant sind.

12 Einfache Schritte zur Planung effektiver Meetings

Brauchen Sie wirklich ein Meeting?

Entscheiden Sie zuerst, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist.

Oftmals denken wir an ein formelles Treffen als den besten Weg, um Informationen auszutauschen oder ein Thema zu diskutieren. Wenn Ihre Nachrichten jedoch per E-Mail oder Telefonkonferenz zugestellt werden können oder wenn Sie nur einige Personen in Ihrem Büro 15 Minuten lang anrufen, dann überspringen Sie das formelle Meeting.

Nur die Leute einladen, die wirklich da sein müssen

Wurdest du jemals zu einem Meeting eingeladen und fragst dich - halbwegs - warum du da bist? Vergeuden Sie die Zeit der Menschen nicht, indem Sie sie zu einem Treffen einladen, an dem sie nicht teilnehmen müssen. Das wird kein effektives Treffen sein. Muss jemand aus dem Rechnungswesen anwesend sein, um Budgetfragen zu beantworten? Dann laden Sie eine Person aus der Buchhaltung ein, die für diese Aufgabe geeignet ist.

Wenn ein Kollege oder ein Vorgesetzter darüber informiert werden muss, was bei einer Besprechung besprochen wurde, müssen Sie ihn nicht zu der eigentlichen Besprechung einladen. Erstellen Sie einfach eine Meeting-Zusammenfassung und senden Sie sie anschließend an sie. Sie werden die Zeitersparnis zu schätzen wissen und Sie haben die Gewissheit, dass Sie - weil Sie die Informationen schriftlich festgehalten haben - über Diskussionen informiert sind.

Besprechungserinnerungen senden

Das Leben ist besetzt und Kalender werden schnell mit geplanten Aktivitäten gebucht. Senden Sie zwei Tage vor Ihrer Besprechung eine Nachbesprechungserinnerung aus. Dadurch werden die Personen, die geantwortet haben, bestätigt, dass sie anwesend sind, und Sie werden im Voraus darüber informiert, wenn sich die Zeitpläne geändert haben und wichtige Teilnehmer die geplante Besprechungszeit nicht einhalten können.

Haben Sie eine Agenda

Um effektive Meetings zu planen, müssen Sie zuerst planen, was diskutiert wird. Was ist das Ziel des Treffens? Was möchten Sie erreichen?

Entwickeln Sie im Voraus eine Agenda für das Meeting und verteilen Sie diese an die Teilnehmer. Geben Sie die Startzeit an und geben Sie eine kurze Liste mit Themen an, die Sie bearbeiten möchten. Versammeln Sie Ihre eigene Sitzung nicht mit einer langen, übermäßig detaillierten Agenda. Nennen Sie Personen, die für die Berichterstattung über ein bestimmtes Gebiet verantwortlich sind, namentlich.

Seien Sie sich über die Erwartungen klar

Wenn Sie zum ersten Mal eine Benachrichtigung über das Treffen versenden, sollten Sie sich über den Zweck und Ihre Erwartungen im Klaren sein. Wird sich das Meeting um eine Präsentation drehen und die Teilnehmer sollten bereit sein, sich Notizen zu machen? Oder ist dies eine Brainstorming-Sitzung, bei der die Teilnehmer mit Ideen und Vorschlägen auftauchen sollen?

In einigen Unternehmenskulturen sammeln sich die Mitarbeiter nur zum Zuhören und kehren dann zu ihren Arbeitsplätzen zurück. In anderen Unternehmen beteiligen sich die Mitarbeiter frei. In den heutigen kollaborativen Arbeitsbereichen ist die Interaktion und der Austausch von Ideen nicht nur bei Meetings willkommen; Es ist häufig der Zweck des Treffens selbst.

Beginne mit der Zeit

Wenn du die Person bist, die normalerweise pünktlich zu Meetings erscheint, dann verstehst du, wie frustrierend es ist, wenn das eigentliche Meeting 15 Minuten lang nicht läuft, während Leute in den Raum sickern.

Was unweigerlich passiert, ist, dass jeder weiß, dass diese Treffen nie pünktlich beginnen, so dass jeder zu spät erscheint.

Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihr Meeting. Starten Sie umgehend zur angegebenen Startzeit. Mach die Tür zu und fang an. Diese Nachzügler werden schnell die Nachricht bekommen, dass sie spät ankommen, und sie sollten diesen Fehler nur einmal machen.

Halten Sie es kurz und einfach

Die meisten Meetings werden für eine Stunde geplant, wenn - in vielen Fällen - 30 Minuten oder sogar 45 Minuten ausreichen. Wenn zu viel Zeit zugewiesen wird, ist das übliche Ergebnis, dass Zeit vergeudet wird. Die Leute verweilen, nachdem das Meeting zu Ende ist oder zu lange an einem bestimmten Tagesordnungspunkt. Halten Sie Meetings kurz und auf den Punkt.

Auf Thema bleiben

Eine Agenda alleine wird Ihr Meeting nicht effizient leiten. Halten Sie sich an die Tagesordnung und halten Sie die Diskussionen an den Tangenten fern.

Behandeln Sie alle Fragen, die sich nicht auf das Thema beziehen, und besagen Sie, dass dies ein Thema für ein anderes Treffen ist, es wird privat angesprochen oder Ähnliches. Niemand mag ein außer Kontrolle geratenes Treffen, bei dem der Zweck des Treffens hinter anderen Konversationen zurückbleibt.

Nehmen Sie kleinere Meetings vor dem Konferenzraum

Im gleichen vertrauten Konferenzraum zu sitzen, der sich um denselben vertrauten Tisch versammelt, ist genau das - vertraut. Um Mitarbeiter dazu zu ermutigen, miteinander zu interagieren, kreativ zu denken und lebhafte Diskussionen zu führen, sollte das Meeting außerhalb des Standardkonferenzraums stattfinden.

Treffen Sie sich an einem Tisch draußen, wenn Veranstaltungsort und Wetter es zulassen. Versammeln Sie sich in einem Gemeinschaftsbereich mit Sofas und kleinen Tischen anstelle eines großen Konferenztisches und Drehstühlen.

Haben Sie keine Angst, einen anderen Ansatz zu wählen

Wenn der Zugang zum Meeting nicht funktioniert, scheuen Sie sich nicht, den Kurs zu wechseln. Wenn beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung einen ruhigen Raum mit sehr wenigen Dialogen ergibt, ändern Sie die Richtung. Seien Sie flexibel und achten Sie darauf, wie sich das gesamte Meeting entwickelt.

Verwenden Sie Technologie

Planen Sie die Verwendung von Technologie, um die Teilnehmer zu binden. In der heutigen digitalen Welt sind die meisten Leute daran gewöhnt, Grafiken oder Videos zu sehen, die die Wörter unterstützen, die sie hören. Sprechen Sie diese Denkweise an und integrieren Sie audiovisuelle Elemente bei der Planung Ihres Meetings.

Computer, die auf große Bildschirme projiziert werden, und Smart-Board-Präsentationen, die die Interaktion fördern, sind eine willkommene Abwechslung von den üblichen, langen PowerPoint-Präsentationen.

Senden einer Besprechungszusammenfassung

Senden Sie innerhalb eines Tages nach der Besprechung eine kurze Zusammenfassung der Besprechungen. Verteilen Sie dies per E-Mail an alle Teilnehmer, diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, und diejenigen, die informiert werden müssen.Fügen Sie außerdem alle Aktionselemente hinzu und geben Sie an, wer für jedes Element verantwortlich ist, sowie das Fälligkeitsdatum.