Video: Effiziente Ablage #14 In 4 Schritten durch das Daten-Dickicht 2025
Es ist entscheidend, sich Zeit zu nehmen, um Ihr Ablagesystem zu organisieren. Während jeder gerne ein papierloses Büro hätte, ist es in der Realität so, dass viele kleine Unternehmen immer noch die Notwendigkeit haben, Papierdokumente wie Rechnungen, Quittungen usw. zu lagern und in der Lage zu sein, sie bei Bedarf einfach abzurufen.
Die korrekte Einreichung von Quittungen ist besonders wichtig. Ein nicht vorhandenes oder unordentliches Ablagesystem kann Tage der zusätzlichen Bemühung an der Einkommenssteuerzeit hinzufügen, da Sie nicht auf Steuerabzüge wegen fehlender Quittungen verfehlen möchten.
Und wenn Ihr Unternehmen jemals einer Prüfung unterzogen wird und Sie nicht in der Lage sind, die erforderlichen Dokumente zur Unterstützung Ihrer Ausgaben vorzulegen, werden Ihre Forderungen höchstwahrscheinlich abgelehnt und Ihre Steuererklärung neu bewertet.
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie schnell und einfach an Ihrem Schreibtisch arbeiten können. Das Erstellen eines Papierarchivierungssystems klingt zwar schwierig, aber es ist eine relativ einfache Aufgabe, die durch einige Tipps und Tricks für die Archivierung erleichtert wird.
So organisieren Sie Ihr Ablagesystem
(1) Setzen Sie sich ein paar Minuten an Ihren Schreibtisch und finden Sie heraus, wo Sie instinktiv nach Dingen suchen.
Ich habe eine Schublade rechts neben meinem Arbeitsplatz. Als ich mein Ablagesystem eingerichtet habe, hatte ich nichts mehr. Wenn ich nach Stiften, Büroklammern oder meinem Hefter suchte, war es der erste Ort, an dem ich nachschauen würde, obwohl ich wusste, dass er leer war. Natürlich stecke ich die Stifte, Büroklammern und Hefter in diese Schublade. Für mich war es das natürliche Zuhause für diese Dinge.
Jeder wird das anders angehen, und was für eine Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für eine andere Person. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich an Ihren primären Arbeitsplatz zu setzen und nach Geräten, Zubehör und Dateien zu greifen. Das wird Ihnen helfen, den idealen Ort für die persönliche Ablage dieser Gegenstände zu schaffen.
(2) Nun, da Sie wissen, wo Sie natürlich nach Informationen suchen werden, müssen Sie bestimmen, ob ein alphabetisches, numerisches oder thematisches Ablagesystem für Sie am besten funktioniert.
Wie werden Sie Ihre Schreibarbeit in Ablagekategorien organisieren (d. H. Spesen, Finanzen, Marketing)?
Wie finden Sie Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit Papierkram wie Kontoauszügen, Stromrechnungen, Spesenabrechnungen, Fahrzeugmeilenprotokollen usw.? Was ist mit Kundeninformationen - suchen Sie nach dem Namen des Kunden? Nach Referenznummer? Dies ist ein kritischer Schritt, da es bestimmt, wie Sie Ihr Ablagesystem auslegen werden. Sobald Sie bestimmt haben, welche Kategorien Sie verwenden werden, entscheiden Sie, ob Sie weiter gehen und Unterkategorien erstellen müssen. Tun Sie dies , bevor Sie etwas für Ihr Ablagesystem kaufen.
(3) Bestimmen Sie als Nächstes Ihren Speicherbedarf.
Haben Sie eine große Anzahl von Dateien, auf die Sie täglich zugreifen?Greifen Sie nur wöchentlich auf Ihre Dateien zu? Die Antworten werden bestimmen, ob Sie einen Desktop-Aktenhalter, einen Aktenschrank mit zwei Schubladen in der Nähe Ihres Schreibtisches oder einen Aktenschrank mit vier Schubladen quer durch den Raum benötigen.
Wählen Sie sorgfältig. Lassen Sie Wachstum zu, wenn Sie Aktenschränke betrachten - kaufen Sie etwas, um doppelt so viele Dateien unterzubringen, von denen Sie denken, dass Sie sie jetzt haben werden. Dies wird die Anzahl der Fälle beschränken, in denen Sie Ihr Dateisystem aufgreifen und neu organisieren müssen.
(4) Investieren Sie in ein gutes Kennzeichnungssystem, um Klarheit und einfachen Zugang zu erhalten.
Das Lesen der Dateikennungen ist offensichtlich, aber die Klarheit beim Beschriften spart Ihnen mehr Zeit als Sie sich vorstellen können.
Die meisten Hersteller von Etiketten bieten Vorlagen an, die in die gängigste Textverarbeitungssoftware integriert werden können. Vielleicht möchten Sie eines der kleinen Etikettenherstellungssysteme in Betracht ziehen, das jetzt auch einzelne Versandetiketten ausdrucken kann. Gegenstände, die eine doppelte Aufgabe erfüllen, sind normalerweise eine kluge Investition.
(5) Jetzt können Sie Dateiordner kaufen.
Die beste Investition ist der Kauf farbiger Hängeordner (stellen Sie sicher, dass die Registerkarten aus Kunststoff enthalten sind) und schlichte Manila-Ordner. Farbige Hängeordner sind aus zwei Gründen am besten geeignet:
- sie sind leicht verfügbar
- sie machen es leicht, Kategorien zu erkennen
Zum Beispiel wenn Sie alle Ihre Client-Dateien in gelbe Hängeordner legen, Finanzinformationen in blauen Ordnern und alles, was mit Marketing in roten Ordnern zu tun hat, lässt sich leicht erkennen, wo Sie nach einer bestimmten Datei suchen sollten.
Simple Is Best
Das KISS-Prinzip gilt für die Einrichtung eines Dateisystems, das einfach zu bedienen und einfach zu erweitern ist. Halten Sie es einfach Schatz! Umfangreiche Themenkategorien ermöglichen Ihnen das einfache Hinzufügen neuer Dateien, während Sie wachsen, und Sie müssen Ihr Dateisystem nicht regelmäßig aktualisieren oder neu organisieren.
Wenn Sie es einfach halten, wird es auch einfacher, Papier und digitale Dateien als Teil Ihres gesamten Dokumentenverwaltungssystems zu integrieren.
Gehen Sie papierlos, wenn möglich
Wenn Sie versuchen, Ihr Unternehmen umweltfreundlicher zu gestalten und in ein "papierloses Büro" zu wechseln, können Sie Ausgabenbelege scannen und mit Ihren anderen digitalen Buchhaltungsdaten speichern. Einige der neueren Cloud-basierten Buchhaltungssoftwareanwendungen erleichtern dies, indem sie mobile Apps haben, mit denen Sie einen Handy-Snap eines Spesenbelegs nehmen und ihn direkt erfassen können (siehe Die beste Buchhaltungssoftware für kanadische Kleinunternehmen).
Beachten Sie, dass Papierkopien oder digitale Abbildungen von Spesenbelegen im Allgemeinen für die Canada Revenue Agency (CRA) akzeptabel sind, sofern sie gut lesbar sind. Wenn dies nicht der Fall ist, kann die CRA verlangen, dass die Originalpapierdokumente während eines Audits oder einer routinemäßigen Dokumentationsanforderung angezeigt werden, so dass die Originale immer für die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden sollten. (Weitere Informationen finden Sie unter Wie lange muss ich meine Geschäftsunterlagen aufbewahren?)
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