Macht die Steuerablage einfacher mit diesen Datenaufbewahrungstipps

Wenn die Steuerzeit vorbei ist, graben Sie hektisch durch Stapel von Papieren und suchen nach den Unterlagen, die Sie für die Erstellung Ihrer Steuererklärung benötigen? Sind Sie unsicher, welche Aufzeichnungen Sie behalten und welche Sie sicher wegwerfen können? Warum machen Sie nicht einfach Ihr Leben einfacher und stellen sicher, dass Sie keine Abzüge verpassen, indem Sie Ihr Aufzeichnungssystem früh im Jahr organisieren und auf dem neuesten Stand halten? Hier ist wie.

Warum Sie Datensätze aufbewahren sollten

Da so viele Menschen ihr finanzielles Leben online oder in elektronischer Form führen, ist es viel unwahrscheinlicher, dass alle ihre relevanten Unterlagen an einem Ort aufbewahren. Das soll nicht heißen, dass die von Ihnen angenommene Aufbewahrungsstrategie nicht elektronisch sein kann, sondern einfach bedeutet, dass alles organisiert ist und alles, was Sie brauchen, an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Wenn Sie Papieraufzeichnungen führen, investieren Sie in einen wasser- und feuerfesten Safe. Vielleicht halten Sie mehrere Kopien an verschiedenen Orten. Wenn Sie sich für eine digitale Version entscheiden, müssen Sie die Datensätze scannen, die Sie als Hardcopy vorliegen haben, aber vor allem müssen Sie sicherstellen, dass die Dateien geschützt sind und über eine Sicherungskopie verfügen.

Das Organisieren von Aufzeichnungen macht es nicht nur einfacher und weniger frustrierend für Sie, Ihre Steuererklärung einzureichen, sondern stellt auch sicher, dass Sie alle Abzüge oder Steuergutschriften in Anspruch nehmen können, für die Sie berechtigt sind. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie durch das Führen von Datensätzen auch ein Element bei Ihrer Rückkehr erklären können, das der Internal Revenue Service (IRS) bei einem Audit in Frage stellen könnte.

Einfach gesagt: Wenn Sie genaue Aufzeichnungen führen, erhalten Sie alle Steuervorteile, für die Sie in Betracht kommen, und Sie müssen keine zusätzlichen Steuern und Strafen für unbegründete Gegenstände zahlen.

Aufzeichnungen, die Sie behalten sollten

Ihr Scheckbuch, Ihre persönliche Budgetsoftware oder Ihre Online-Banking-Tools können Ihnen helfen, sich an Einkommen und Ausgaben zu erinnern, die in Ihrer Steuererklärung angezeigt werden sollten. keine ausreichende Dokumentation, um die Abzugsfähigkeit einer Ausgabe nachzuweisen.

Neben dem Zahlungsnachweis (stornierte Schecks, Kreditkartenbelege usw.) benötigen Sie auch Rechnungen, Quittungen, Verkaufsunterlagen oder andere schriftliche Unterlagen, aus denen hervorgeht, für was Sie bezahlt haben. Zu den Abzügen, die Sie dokumentieren müssen, gehören Unterhaltszahlungen, Spenden für wohltätige Zwecke, Hypothekenzinsen, Kinderbetreuungskosten und Grundsteuern. Wenn Sie Zahlungen in bar leisten, erhalten Sie eine datierte und unterschriebene Quittung mit dem Gesamtbetrag und einer detaillierten Beschreibung des Kaufpreises.

Um zu beweisen, dass Sie korrekt Einkommen aus Anlagen wie Aktien, Anleihen und Investmentfonds beansprucht haben, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Basis zu bestimmen und ob Sie beim Verkauf einen Gewinn oder Verlust haben.Ihre Aufzeichnungen sollten den Kaufpreis, Verkaufspreis und Provisionen, Dividenden in bar oder reinvestiert, Aktiensplits, Ladegebühren und OID (Original Issue Discount) anzeigen. Eine Excel-Tabelle ist eine großartige Möglichkeit, diese Informationen nachzuverfolgen, aber selbst eine Anweisung von Ihrem Broker oder Finanzberater oder ein handgeschriebener Terminplan reicht aus.

Wenn Sie von Ihrem Gehaltsscheck abgezogene Abzugsposten wie Gewerkschaftsbeiträge, Krankenversicherungsprämien oder 401 (k) Beiträge haben, bewahren Sie Ihre Gehaltsabrechnungen als Zahlungsnachweis auf.

Sie sind sich immer noch nicht sicher, woran Sie sich festhalten sollen? Hier sind einige der häufigsten spezifischen Datensätze, die Sie aufbewahren sollten:

• Form W-2 und 1099
• Kontoauszüge
• Brokerage und Investmentfondsanweisungen
• Formular K-1 (für Personengesellschaften)
• Vertrieb Belege
• Rechnungen
• Kreditkartenbelege
• Abgebrochene Schecks oder andere Zahlungsnachweise
• Kauf- und Verkaufsvereinbarungen, Abschlusserklärungen und Versicherungsunterlagen

Wie lange sollten Sie Aufzeichnungen führen?

Sie müssen die Steuerunterlagen nur drei Jahre ab dem Datum aufbewahren, an dem Sie die entsprechende Einkommensteuererklärung eingereicht haben. Sie sollten eine Kopie Ihrer tatsächlichen Steuererklärungen, W-2s, 1099s usw. auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Der IRS zerstört die ursprünglichen Steuererklärungen nach drei Jahren, und Sie oder Ihre Erben benötigen möglicherweise irgendwann Informationen aus den Rücksendungen, oder Sie müssen eventuell Ihre Einkünfte für Zwecke der sozialen Sicherheit nachweisen.