Wie trennen Sie Aufgaben mit einem kleinen Stab?

Die Aufteilung der Buchhaltungsaufgaben ist entscheidend für die Aufbewahrung genauer Bücher und die Verringerung des Betrugsrisikos. Zum Beispiel sollte ein Mitarbeiter, der Barzahlungen zählt, auch nicht dafür verantwortlich sein, das Geld zur Bank zu bringen.

In einer kleineren Firma ohne eine große Buchhaltungsabteilung ist die Trennung von Aufgaben leichter gesagt als getan. In der Tat ist eines der größten Risiken für kleine Unternehmen die fehlende Trennung von Schlüsselpflichten, was die Wahrscheinlichkeit von Risiken und das Risiko von schlechten Buchhaltungspraktiken erhöht.

Unabhängig davon, ob Sie legitime Risiken in Ihren Prozessen jetzt korrigieren oder einfach nur Ihre Unternehmensstruktur anpassen möchten, um potenzielle Probleme in der Zukunft zu vermeiden, hier einige Ideen, die Ihnen helfen, die Verantwortlichkeiten zu teilen, selbst wenn Sie Ich habe nicht viele Mitarbeiter zur Verfügung.

Require periodic vacations

Viele Betrügereien wurden aufgedeckt, als der Buchhalter seine ersten Urlaube in Jahren machte oder ein Manager gezwungen war, einen krankheitsbedingten Tag zu machen, an dem er einen langen Rekord an perfekter Anwesenheit brach. In diesen Situationen versuchen die Ersetzer, ihre zugewiesenen täglichen Aufgaben auszuführen, bemerken jedoch, dass die Zahlen ausgeschaltet sind. Wenn das Management nachforscht, finden sie heraus, dass ihr perfekter Angestellter immer zur Arbeit kam, um niemanden davon abzuhalten, den Betrug zu entdecken.

Das Problem ist, dass Mitarbeiter, die immer zur Arbeit kommen, oft als die wertvollsten und vertrauenswürdigsten Mitarbeiter angesehen werden. Dies schafft eine Gelegenheit für sie, ihre Unabhängigkeit und den Mangel an jemandem zu nutzen, der ihre Arbeit überprüft.

Lassen Sie keinen Mitarbeiter Monate oder Jahre verreisen, ohne einen echten Urlaub zu machen. Ein guter Mitarbeiter verdient die Pause, und Sie brauchen die Chance, einen schlechten zu erwischen. In der Tat, betrachten Sie es als eine rote Fahne, wenn ein Mitarbeiter nie einen Tag der Arbeit verpasst, egal wie krank oder wie in der Notwendigkeit eines Urlaubs er oder sie sein könnte.

Mitarbeiter von anderen Standorten oder Schichten ausschalten

Viele verbraucherorientierte Unternehmen haben nur einen oder zwei Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Geschäft arbeiten.

Wenn jemand alleine ist, fühlt er sich vielleicht stärker versucht zu stehlen und hat weniger Angst, erwischt zu werden.

Wie bei einem Urlaub wollen Sie die Mitarbeiter umdrehen. Sie können sie meistens an ihrem bevorzugten Ort aufbewahren, aber gelegentlich in verschiedenen Geschäften oder in verschiedenen Schichten arbeiten lassen. Auf diese Weise können Sie nach Trends Ausschau halten, wie z. B. Kasseneinnahmen, die immer dann anfallen, wenn ein bestimmter Mitarbeiter eine bestimmte Schicht arbeitet, oder wenn andere in derselben Schicht arbeiten.

Accounting-Aufgaben senden

Sie müssen nicht alle Buchhaltungen an einem Ort erledigen. Anstatt dass Ihre Mitarbeiter an der Front oder Manager versuchen, alles zu tun, können Sie Aufgaben verteilen.

• Mitarbeiter in jedem Geschäft können Umsatz- und andere Rohdaten für die Buchhaltung eingeben.
• Ein Senior Manager an Ihrem größten Standort kann die Verantwortung für die Autorisierung von Anpassungen an Kundenkonten übernehmen.
• Ein Buchhalter in einem Zentralbüro kann Ihre Konten abstimmen und Ihre Finanzausweise erstellen.

Wenn Sie nicht mehrere Standorte oder mehrere qualifizierte Mitarbeiter haben, ist das in Ordnung. Ausgelagerte Buchhaltungsdienste können Ihnen helfen, die Lücken zu schließen.

Klare Richtlinien und Verfahren erstellen

Während sich viele Menschen für kleine und wachsende Unternehmen entscheiden, weil sie nicht über die Bürokratie großer Unternehmen verfügen, ist die Definition von Richtlinien und Verfahren für Unternehmen jeder Größe wichtig.

Denken Sie daran, dass Fehler viel häufiger vorkommen als Unehrlichkeit.

Wenn jemand eine Aufgabe erhält, um alleine mit wenig Anleitung dafür vorzugehen, kann er es auf eine Weise tun, die seine Chancen auf einen kostspieligen Fehler stark erhöht. Wenn Sie jemandem einen klaren Prozess geben, dem Sie folgen und erklären können, dass Sie dies auf diese Weise tun möchten, um das Risiko von Fehlern zu reduzieren, wird er wahrscheinlich genau das tun, wie Sie ihn dazu aufgefordert haben.

Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die über ein hohes Maß an Autonomie verfügen und bei denen Manager nicht immer ihre Arbeit überprüfen. Auf der anderen Seite, selbst wenn Sie Aufgaben aufteilen und den Mitarbeitern mitteilen, wie sie ausgeführt werden sollen, stellen Sie sicher, dass klar ist, dass sie sich jederzeit an Sie wenden können.