Anleitung für Gehaltsabzüge in Kanada

Wenn Sie einmal Mitarbeiter eingestellt haben, die für Sie arbeiten, ist es eine Ihrer Pflichten als Arbeitgeber, sie ordnungsgemäß zu bezahlen. In Kanada bedeutet dies, die Anforderungen der Canada Revenue Agency zu erfüllen und die korrekten Gehaltsabzüge zu machen und weiterzuleiten. Dieser Artikel wird Sie durch den Prozess der Lohnbuchhaltung in Kanada führen.

Abrechnung in Kanada

Als kanadischer Arbeitgeber gibt es fünf Schritte zur Abrechnung:

1. Ein Lohnkonto bei der Canada Revenue Agency (CRA) eröffnen und betreiben.

2. Sammeln von erforderlichen Informationen von Mitarbeitern, wie beispielsweise ihre Sozialversicherungsnummer (SIN) und ein ausgefülltes TD1-Formular des Bundes und der Provinz.

3. Die entsprechenden kanadischen Gehaltsabzüge von den Angestellten zu zahlen zahlen jede Zahlungsperiode.

4. Diese Lohnabzüge zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an den kanadischen Rentenversicherungsbeiträgen (CPP) und den Prämien für die Arbeitslosenversicherung (EI) an die kanadische Steuerbehörde weiterzuleiten.

5. Meldung der Einnahmen und Abzüge jedes Mitarbeiters am entsprechenden T4- oder T4A-Beleg und Hinterlegung einer Informationserklärung am oder vor dem letzten Tag des Februars des folgenden Kalenderjahres.

Schauen wir uns die Details an.

Schritt 1) ​​Öffnen und betreiben Sie ein Lohnkonto bei der Canada Revenue Agency (CRA).

Sie benötigen ein CRA-Abrechnungskonto, um Ihre Gehaltsabzüge an die Canada Revenue Agency zu überweisen.

Wenn Sie bereits eine Geschäftsnummer haben und sich bereits für andere CRA-Programmkonten (wie GST / HST) registriert haben, fügen Sie Ihren vorhandenen Programmkonten nur ein Abrechnungskonto hinzu.

Wenn Sie noch keine Business Number haben, müssen Sie eine erste erhalten, was Sie auf verschiedene Arten tun können:

• Registrieren Sie sich online über den Business Registration Online (BRO) Service
• Kontakt die Canada Revenue Agency telefonisch unter 1-800-959-5525
• per Post oder Fax. Formular RC1, Anforderung einer Geschäftsnummer an Ihr nächstgelegenes Steuerbüro (TSO) oder Steuerzentrum (TC)

Sobald Sie ein Geschäftsnummer Sie können sich für Programmkonten über den Business Registration Online (BRO) -Dienst registrieren, einschließlich:

• Lohnabzüge
• GST / HST
• Körperschaftsteuer
• Import-Export

Schritt 2) Sammeln erforderlich Informationen von Mitarbeitern, wie zum Beispiel ihre Sozialversicherungsnummer (SIN) und ein ausgefülltes TD1-Formular des Bundes und der Provinz.

Als Teil des Einstellungsprozesses sollten Sie die SIN-Karte jedes neuen Mitarbeiters untersucht und den Namen und die SIN des Mitarbeiters genau so aufgezeichnet haben, wie sie auf der Karte erscheinen. (Denken Sie daran, nach Sozialversicherungsnummern zu suchen, die mit der Nummer "9" beginnen, wenn Sie dies tun, da diese Nummer eine Person anzeigt, die Sie nicht einstellen können. Sie oder er ist kein kanadischer Staatsbürger oder nur für einen bestimmten Arbeitgeber mit einer gültigen Beschäftigungsbewilligung von Citizenship and Immigration Canada arbeiten.)

Sie sollten den neuen Mitarbeiter auch bereits das entsprechende Bundes- und Provinzformular TD1, Persönliche Steuergutschrift Rückkehr, ausfüllen lassen, das festlegt, wie viel Steuer vom Erwerbseinkommen einer Person abgezogen wird.

Schritt 3) Machen Sie die entsprechenden Gehaltsabzüge von den Mitarbeitern, die jede Abrechnungsperiode bezahlen.

Fügen Sie zuerst die steuerpflichtigen Vorteile Ihrer Mitarbeiter hinzu.

Stellen Sie einem Mitarbeiter Unterkunft und Verpflegung, die Nutzung eines Firmenwagens, ein Parkhaus oder ein zinsgünstiges Darlehen zur Verfügung? Alles, was Sie einem anderen Mitarbeiter als Geld zur Verfügung stellen, kann als steuerpflichtiger Vorteil betrachtet werden.

Und wenn das Gehalt eines Arbeitnehmers steuerpflichtige Leistungen beinhaltet, müssen diese jedem Lohnzeitraum vor dem Abzug von Gehaltsabzügen zu den Einkünften des Arbeitnehmers hinzuaddiert werden, da das Gesamteinkommen den Gesamtbetrag bestimmt, der Quellensteuerabzügen unterliegt, und der steuerpflichtige Vorteil. kann wie jedes andere Einkommen CPP-Beiträgen, EI-Prämien und Einkommensteuerabzügen unterliegen.

Der Leitfaden der kanadischen Steuerbehörde T4130, Arbeitgeberleitfaden - Steuerpflichtige Leistungen und Zulagen enthält Einzelheiten darüber, wie der Wert dieser Leistungen berechnet wird und welche steuerpflichtigen Leistungen GST / HST unterliegen.

Dann sind Sie bereit, Ihre kanadischen Lohnabzüge vorzunehmen. Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber die folgenden drei staatlichen Programmabzüge vom Gehalt der Arbeitnehmer vornehmen:

1. Einkommenssteuer
2. Beiträge des kanadischen Pensionsplans (CPP)
3. Prämien für die Arbeitslosenversicherung (EI).

Möglicherweise haben Sie andere Arbeitnehmerabzüge, die für Ihre Organisation spezifisch sind, wie erweiterte Gesundheitsleistungen, Lebensversicherungen, Altersvorsorge usw.

1) Abzug der Einkommenssteuer

Um herauszufinden, wie viel Einkommensteuer Sie abziehen müssen Lohn der Arbeitnehmer, verwenden Sie die Provinz-oder territorialen Tabellen für die Provinz oder das Gebiet, wo der Mitarbeiter berichtet, um zu arbeiten. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist der Payroll Deductions Online Calculator der Canada Revenue Agency, der auch alle anderen Lohnabzüge berechnet, die Sie machen müssen.

Wenn Sie jedoch den Online-Rechner für Abrechnungsabzüge nicht verwenden können, stehen Ihnen alle benötigten Abrechnungsabrechnungstabellen über die Abrechnungsseite der Canada Revenue Agency zur Verfügung.

2) Abzug von Beiträgen zum kanadischen Pensionsplan (CPP)

Im Allgemeinen müssen Sie CPP-Beiträge abziehen, wenn ein Arbeitnehmer älter als 18 Jahre und jünger als 70 Jahre ist, in rentenfähiger Beschäftigung ist, nicht behindert ist und keine CPP erhält. oder QPP (Quebec Pension Plan) Rente.

Auf der Seite Kanada-Pensionsplan der kanadischen Steuerbehörde finden Sie einen Link zu den CPP-Beitragsraten, Höchstbeträgen und Ausnahmen sowie weiteren nützlichen Informationen über CPP-Beiträge.

Wenn Sie ein Arbeitgeber in Quebec sind

Beachten Sie, dass die Provinz Quebec über einen eigenen Provinzplan, den Quebec Pension Plan (QPP), den Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) und eine eigene Provinzeinkommenssteuer verfügt. "Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in Quebec müssen anstelle der CPP Beiträge für die QPP abziehen, wenn die Beschäftigung nach dem QPP ruhegehaltsfähig ist.Arbeitgeber müssen Abzüge sowohl für die QPIP als auch für die EI vornehmen, wenn die Beschäftigung versicherbar ist. "T4001

Arbeitgeberleitfaden - Gehaltsabzüge und Überweisungen (Canada Revenue Agency). Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Revenu Québec.

3) Abzug der Prämien für die Beschäftigungsversicherung (EI)

Normalerweise werden die EI-Prämien von den Gehältern der Arbeitnehmer auf jeden Dollar versicherungspflichtiger Einkünfte bis zum Jahresmaximum abgezogen. Der EI-Beitrag des Arbeitgebers beträgt das Vierfache der EI-Prämie. Beachten Sie, dass im Gegensatz zu CPP keine Altersgrenze für den Abzug von EI-Prämien gilt. Wenn Ihre EI-Abzüge der Mitarbeiter den jährlichen Höchstbetrag erreichen, werden Sie nicht mehr abgezogen.

Siehe EI-Prämiensätze der Canada Revenue Agency und Maxima, um die EI-Abzüge für ein bestimmtes Jahr zu bestimmen.Es gibt eine separate Tabelle für Quebec, die eine andere Zinsstruktur aufweist.

2017 beträgt das maximale jährliche versicherbare Einkommen 51, 300 und Lohnabzüge sind zu machen bei einer Federa l Rate von 1. 63% (1. 27% in Quebec) mit einer maximalen jährlichen Mitarbeiter-Prämie von $ 836. 19 ($ 651.51 in Quebec). Die maximale jährliche Bundesarbeitgeber-Prämie 2017 ist $ 1, 170. 67 ($ 912. 11 in Quebec).

Wie bei anderen Gehaltsabzügen können Sie den Online-Rechner für Gehaltsabzüge der Canada Revenue Agency verwenden, um den Betrag der Arbeitslosenversicherung zu berechnen, den Sie für einen beliebigen Abrechnungszeitraum abziehen müssen.

Sie können auch die Tabellen verwenden, die von der Canada Revenue Agency, dem Leitfaden T4302, den Abrechnungstabellen für Abrechnungen und dem Leitfaden T4008, Zusatztabellen für Abrechnungsabzüge oder manuell mit dieser Methode berechnet werden.

Einige Leistungen und Zahlungen, die Sie an Mitarbeiter vergeben, unterliegen nicht der Beschäftigungsversicherung. siehe diese Liste der kanadischen Steuerbehörde.

Als kanadischer Arbeitgeber kann es auch besondere Situationen geben, die sich auf Ihre EI-Abzüge auswirken. Informationen zur Beschäftigung außerhalb Kanadas, zu Sonderzahlungen und zur Einstellung eines Familienmitglieds finden Sie auf der Arbeitsbeschaffungsseite der Canada Revenue Agency.

Schritt 4) Überweisen Sie die Gehaltsabzüge der Mitarbeiter zusammen mit den Arbeitgeberbeiträgen an die kanadische Steuerbehörde.

Normalerweise schickt Ihnen die Canada Revenue Agency jedes Mal ein Überweisungsformular per Post, wenn eine Überweisung der Lohnabzüge fällig ist. Als neuer kanadischer Arbeitgeber haben Sie jedoch kein Überweisungsformular für Ihre erste Zahlung. Aus diesem Grund müssen Sie einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung an den Empfänger mit der auf der Rückseite aufgedruckten Geschäftsnummer (BN) senden. entsprechendes Steuerzentrum.

Bei dieser Scheck- oder Zahlungsanweisung müssen Sie einen Brief mit folgenden Angaben einschließen:

dass Sie ein neuer Übergeber sind,

• der Zeitraum, für den Ihre Überweisung gilt,
• Ihr vollständiger Arbeitgebername, Adresse und Geschäft. Telefonnummer; und
• Ihre Geschäftsnummer.
• Neue Arbeitgeber werden von der Ratingagentur als reguläre Zahlungsempfänger eingestuft, was bedeutet, dass Sie Ihre Abzüge zurückerstatten müssen, damit die kanadische Steuerbehörde sie am oder vor dem 15. Tag des Monats erhält, der auf den Monat folgt, in dem Sie die Abzüge vorgenommen haben.Wenn Sie später eine Überweisungshistorie erstellt haben, werden Sie möglicherweise als vierteljährlicher oder beschleunigter Überweiser reklassifiziert und müssen weniger Papierkram erledigen.

Weitere Informationen zur Überweisung, einschließlich zur Korrektur von Abrechnungsfehlern für die Personalabrechnung, finden Sie auf der Seite Abrechnung von Gehaltsabrechnungen der CRA.

Schritt 5) Füllen Sie alle T4-Belege und Informationen zurück.

Schließlich müssen Sie als Arbeitgeber jedes Jahr einen T4 Slip für jeden Mitarbeiter ausfüllen und das Formular T4-Zusammenfassung ausfüllen.

Sie müssen die T4-Informationen zurücksenden und den Mitarbeitern die T4-Belege am oder vor dem letzten Februar-Tag, der auf das Kalenderjahr folgt, für das die Rückmeldung gilt, vorlegen.

T4-Belege können elektronisch mit der T4 Web Forms-Anwendung der Canada Revenue Agency ausgefüllt werden (mit der Sie eins bis sechs Original- oder geänderte T4-Belege einreichen können) oder online mit einem PDF-ausfüllbaren T4-Formular ausfüllen.

Weitere Informationen über T4-Belege finden Sie auf der Seite T4 - Informationen für Arbeitgeber der CRA.

Das Formular T4 Zusammenfassung kann auch ausgefüllt und elektronisch eingereicht werden. Sie können es auch in Papierform einreichen. In diesem Fall müssen Sie die Originalzusammenfassung und die zugehörigen T4-Belege an das Ottawa Technology Center senden. Sie finden einen Link zu dieser Adresse und eine Zeile für die Anweisungen zum Ausfüllen des T4-Übersichtsformulars, indem Sie dem Link am Anfang dieses Absatzes folgen.

Weitere Informationen zum Führen von Gehaltsabrechnungen in Kanada

Alle Ihre Geschäftsunterlagen, einschließlich Ihrer Aufzeichnungen über Gehaltsabrechnungen, müssen bei Ihnen oder in Ihrem Wohnsitz in Kanada aufbewahrt werden, es sei denn, die kanadische Steuerbehörde hat Ihnen die Erlaubnis erteilt. bewahre sie anderswo.

Beachten Sie auch, dass Geschäftsunterlagen und Belege, die zur Ermittlung Ihrer Steuerpflichten und -ansprüche erforderlich sind, für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden müssen.

Nichteinhaltung der kanadischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvoraussetzungen

Die Strafen für Verstöße gegen kanadische Lohnforderungen reichen von Geldstrafen von 1 000 bis 25 000 US-Dollar, Freiheitsstrafen bis zu 12 Monaten oder einer Kombination aus beidem. Die Seite "CRA Penalties" enthält die Details für bestimmte Verstöße und Auslassungen, die darin bestehen, dass die entsprechenden Abrechnungen für die Lohnabrechnung nicht zu spät erfolgen.

Mehr Personalabrechnung in Kanada

Die Canada Revenue Agency verfügt über zahlreiche Ressourcen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung. Neben den oben genannten CRA-Ressourcen finden Sie diese Arbeitgeberleitfäden besonders nützlich:

T4001: Employers 'Guide - Gehaltsabzüge und Überweisungen

• T4130:
• Arbeitgeberleitfaden - Steuerpflichtige Leistungen und Zulagen Siehe auch:

Der Einstellungsprozess: Anwerben von Mitarbeitern in Kanada

Schritte zum Anstellen eines Geschäfts in Kanada

7 Möglichkeiten, die Anwerbung von Angestellten zu erleichtern

Online-Geschäftskonten der Canada Revenue Agency

Leitfaden Arbeiterunfallversicherung in Kanada