Mitarbeiter Mileage Reimbursement

Wenn Sie Ihr eigenes Auto fahren, um Ihre beruflichen Pflichten wahrzunehmen, kann Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten für das Führen Ihres eigenen Fahrzeugs erstatten. Der Transport von und zu Ihrem Arbeitsplatz ist jedoch nicht erstattungsfähig. Eine weitere Mitarbeiteroption ist die Autokostenvergütung.

Arbeitnehmerrückerstattung für die Nutzung Ihres eigenen Fahrzeugs

Die Erstattung des Arbeitnehmerbeitrags für die Nutzung Ihres eigenen Fahrzeugs variiert je nach Arbeitgeber und Branche. Die meisten Unternehmen entschädigen die Arbeitnehmer jedoch ungefähr zu dem von der IRS oder der Kfz-Erstattungsrate in Privatbesitz festgelegten Standardkilometersatz. bestimmt von der General Services Administration (GSA).

Ab 2017 liegt der IRS-Satz bei 53. 5 Cent pro gefahrener Meile, von 54 Cent für 2016 und 57. 5 Cent im Jahr 2015. Dieser feste Standardsatz beinhaltet die Kosten für Versicherung, Registrierung, Gas, Öl und Wartung. Für jemanden, der viel für die Arbeit fährt, kann dies zu einem erheblichen Abzug führen.

Die meisten Arbeitgeber erstatten den IRS- oder GSA-Satz zurück, da sie bis zu diesem Betrag als Aufwand abziehen können, wenn sie ihre Körperschaftssteuererklärung einreichen, obwohl es auch andere komplexe Steuerformeln gibt, die Arbeitgeber verwenden können. .. Der Internal Revenue Service verlangt, dass Erstattungszahlungen getrennt von der Gehaltsabrechnung vorgenommen werden, ohne dass Steuern erhoben werden. Die meisten Arbeitgeber werden daher Spesenzahlungen über das Kreditorensystem abwickeln, um sie von der Gehaltsabrechnung getrennt zu halten und die Einhaltung der IRS-Gesetze zu gewährleisten.

Wenn Ihr Arbeitgeber den GSA- oder IRS-Satz vergütet, können Sie sicher sein, dass Sie ein faires Geschäft erhalten.

Wenn Sie weniger als die IRS-Rate erhalten, können Sie möglicherweise einen Teil der Ausgaben auf Ihre persönlichen Einkommenssteuern abziehen.

Vergütung von Regierungsangestellten
Regierungsangestellte werden immer zu genau dem GSA-Satz erstattet, wenn die Benutzung eines Privatwagens autorisiert ist oder wenn kein Regierungsfahrzeug verfügbar ist.

Anforderungen für die Erstattung von Fahrzeugkosten
Sie müssen ein Meilenbuch, Gasbelege und die Dokumentation aller anderen zulässigen Spesenabrechnungen für Ihr Fahrzeug bereitstellen. Ohne detaillierte Aufzeichnungen wird Ihre Spesenabrechnung möglicherweise abgelehnt. Oder noch schlimmer: Ihr Arbeitgeber könnte möglicherweise Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn er glaubt, dass Ihr Anspruch betrügerisch sein könnte. Viele Arbeitgeber benötigen zeitgleiche Aufzeichnungen wie der IRS. Versuchen Sie nicht, Ihre Laufleistung einzuschätzen, da dies die Richtlinien Ihres Arbeitgebers verletzen könnte. Ein Stift und Papier in Ihrem Auto zu halten ist eine Methode, wenn auch eine mühsame; Eine bessere Wahl ist eine Meilenspur-App, die Ihre Fahrten in einem zeitgleichen Protokoll automatisch protokolliert, das Sie drucken oder herunterladen können. Es ist eine effiziente Methode, um die Laufleistung, die Start- und Endpunkte und den Geschäftszweck des Laufwerks zu verfolgen und in Ihre Spesenabrechnung zu integrieren.

Steuerfolgen
Kilometergeld gilt als steuerfreie Auszahlung von Arbeitgebern. Ihr Arbeitgeber kann jedoch keine Betriebskosten wie Reparaturen oder Wartungsarbeiten für Ihr Fahrzeug ohne Steuerfolgen direkt bezahlen. Andere Ausgaben wie Mautgebühren, die direkt mit dem Transport von Unternehmen in Verbindung stehen, können ohne Steuerbescheid zurückerstattet werden, sofern Sie über Belege verfügen.

Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie die Vorschriften für Ihre Situation aussehen.

Kfz-Zulage

Ihr Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit, Ihnen eine Kfz-Zulage zu gewähren, vorausgesetzt, dass mindestens fünf oder mehr Arbeitnehmer eine Zulage im Betrieb erhalten. Dies ist eine Pauschalrate, die mindestens vierteljährlich nach Bundesgesetz bezahlt wird. Mitarbeiter, die Anspruch auf eine Kfz-Zulage haben, erhalten keine Rückerstattung für Meilen, sondern erhalten stattdessen eine Erstattung für Gas, das bei Reisen zur Durchführung von Unternehmensgeschäften verwendet wird, sowie Reparatur- oder Wartungskosten im Zusammenhang mit Unternehmen.

Bei dieser Erstattungsmethode müssen Führungskräfte eine Minderheit der Beschäftigten umfassen, die eine Kfz-Zulage erhalten, die nicht als Geschäftsvorteil gilt. Eine Kfz-Zulage ist nicht steuerpflichtig und ist nicht im Bruttogehalt des Arbeitnehmers enthalten. Vielmehr ist es separat auf der Lohnliste aufgeführt und Steuern werden nicht abgezogen.

Weitere Informationen zu Reisekosten

• Wie man Kilometergebühren für Unternehmen berechnet
• Wie man Auto- und LKW-Ausgaben für Steuern abzieht
• Was ist pro Tag?