Easy Home Ablagesysteme

Sogar in dieser digitalen Welt ist es überraschend, wie viel Papier ein Home Business anhäufen kann. Darüber hinaus gibt es im Home Business so viel zu verfolgen, von Ihren Finanzkonten, Marketingstrategien, Projekten, Kunden und mehr. Es ist wichtig, früh in Ihrem Unternehmen organisatorische Systeme zu entwickeln, um sicherzustellen, dass Sie in der Lage sind, das zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen.

Was müssen Sie speichern und organisieren

Bis zu einem gewissen Grad hängen die Elemente, die Sie benötigen, um ein Einreichungssystem zu entwickeln, stark von Ihrem Unternehmen ab.

Wenn Sie beispielsweise ein materielles Produkt verkaufen, benötigen Sie etwas, das Ihr Inventar erfasst. Hier finden Sie jedoch eine allgemeine Liste der Artikel, die Sie in Ihrem Privatkundengeschäft benötigen:

• Geschäfts- und Marketingpläne.
• Juristische Dokumente (z. B. LLC-Papiere, Gewerbelizenzen und Immaterialgüterregistrierungen, Verträge)
• Ansprechpartner (Berufstätige, Kunden, Lieferanten, Dienstleister usw.)
• Finanzinformationen (Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Kreditoren / Debitoren)
• Steuern
• Betriebsausgaben (Einnahmen)
• Projekte

Neben dieser Liste möchten Sie Artikel hinzufügen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind.

Systeme für die Organisation Ihres Home Business

Bei den Quoten werden Sie eine Vielzahl von Methoden verwenden, um Ihre Papiere und andere wichtige Informationen zu speichern und zu verarbeiten. Der Schlüsselfaktor ist, eine Methode auszuwählen, die für Sie am besten funktioniert. Jeder hat eine andere Art zu denken und zu organisieren. Zum Beispiel ist es für manche Leute sinnvoller, Dateien alphabetisch zu organisieren, aber für andere ist es einfacher, sie nach Datum zu organisieren.

Wenn Sie nicht sicher sind, was für Sie am besten funktioniert, versuchen Sie es mit einem, und wenn Sie Schwierigkeiten haben, es beizubehalten, wenden Sie ein anderes System an.

Hier sind drei Möglichkeiten, Ihre Dateien und Informationen zu organisieren:

Einfaches Binder-Einreichungssystem:

Für kleine Unternehmen, die nicht zu viel Papierkram erzeugen, ist das Bindersystem eine gute Wahl.

Es ist auch ideal für Menschen, die gerne alles an einem Ort haben oder ihre Informationen mobil benötigen. Das Bindersystem verwendet einen großen Dreiringbinder, Folienschützer und Abschnittsaufteiler. Verwenden Sie die Abschnittsaufteilungen, um Ihre Unternehmenskategorien wie ausstehende Aufträge, abgeschlossene Aufträge, Masterkopien verschiedener Formulare usw. zu organisieren. Von dort aus werden Sie beginnen, die Dateien in den Bogenschonern zu sammeln.

Sobald der Binder voll ist - am Ende der Woche, des Monats oder der drei Monate - wird es Zeit, zu bereinigen. Sie werden nur Kundenbestellungsdateien und andere historische Aufzeichnungen an ein traditionelles Ablagesystem übertragen, das die Organisation Ihres Ordners eng widerspiegelt.

Traditionelles Ablagesystem:

Das traditionelle Ablagesystem verwendet einen Aktenschrank, Hängeregister und Manila-Ordner. Fast jedes Unternehmen wird letztendlich diese Art der Einreichung benötigen, wenn ihr Geschäft wächst.Es gibt einfach zu viel Papierkram, der im Laufe der Zeit entstanden ist, um keinen zu haben. Da Steuerunterlagen sieben Jahre aufbewahrt werden müssen, benötigen Sie einen Ort, an dem alle diese Aufzeichnungen gespeichert werden können. Herkömmliche Ablagesysteme sind ideal für Artikel, die aufbewahrt werden müssen, aber nicht regelmäßig aufgerufen werden, wie z. B. die Steuern des Vorjahres und die Geschäftslizenz. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Ihr traditionelles Ablagesystem in die Tat umsetzen können:

• Denken Sie darüber nach, welche Art von System Sie tatsächlich verwenden werden. Sie können coole Büromaterialien kaufen und das ausgefeilteste und farbenfrohste Ablagesystem der Welt entwickeln, aber wenn es nicht zu Ihrem Arbeitsstil passt, wird es eine Verschwendung von Einrichtungszeit und Geld sein.
• Erstellen Sie ein System zur Verwaltung Ihres Papiers, das die geringste Anzahl von "Berührungen" ermöglicht. Sie wollen vermeiden, Papierstapel zu bauen, und jedes Stück mehrmals bearbeiten. Arbeiten Sie stattdessen, um zu entscheiden, wohin ein Blatt Papier beim ersten Berühren gehen muss.
• Planen Sie die Zeit für die Einreichung ein. Es ist einfach, diese Aufgabe wie die Pest zu vermeiden, aber es ist erforderlich und wird Ihrem Unternehmen helfen, viel reibungsloser zu laufen. Vor allem Quittungen und andere Gegenstände, die zur Steuerzeit verwendet werden, machen es einfacher, Steuern einzureichen.

Elektronisches Ablagesystem:

Die digitale Welt hat den Bedarf an Papierlagerung nicht vollständig eliminiert, aber es hat die Speicherung von Informationen wesentlich vereinfacht. Digitale Systeme können Rechnungen erstellen, senden und verwalten, und sie können die Finanzen Ihres Heimmuts nachverfolgen und dann in Steuersoftware für das E-Filing importieren. Sie können Belege scannen und sie in einer Datei auf Ihrem Computer speichern (obwohl Sie wahrscheinlich auch die Papierversion behalten sollten). Elektronische Systeme können Ihre Kunden-, Kunden- und Interessenteninformationen in einem Kundenbeziehungsmanagementsystem für einfachen Zugriff, E-Mail-Versand, Abrechnung und vieles mehr speichern. Online-Systeme können verwendet werden, um Ihre Ideen zu speichern, Projekte zu verwalten, Informationen oder Recherchen zu organisieren.

Aber wie bei Papierdateisystemen muss Ihr digitales Dateisystem eine Organisationsstruktur haben, die Ordner und Dateien verwendet, die auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert sind. Verwenden Sie für eine einfachere Verwaltung dieselben Struktur- und Dateinamen in Ihrem digitalen System wie in Ihrem Papiersystem.

Um Ihre digitalen Dateien zu schützen, sichern Sie sie auf einer separaten Festplatte oder in einem Online-Speichersystem.

Eine Kombination aller oben genannten

Chancen, dass Sie mehr als ein System verwenden müssen, um alle Daten und Materialien zu verwalten, die Sie in Ihrem Unternehmen speichern müssen. Zuerst müssen Sie entscheiden, was für Sie am besten funktioniert, und es dann implementieren. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über ein Bindersystem, mit dem Sie die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens organisieren können, z. B. Zeitplan, Marketing und Kopien Ihrer Formulare. Ihr traditionelles System kann alle Ihre langfristigen Papiere enthalten, wie z. B. Steuer-, Genehmigungs- und Geschäftslizenzen früherer Jahre sowie geistige Eigentumsregistrierungen. Sie können ein digitales System verwenden, um Ihre Ideen wie Evernote zu speichern und Projekte zu verfolgen.

Auf der anderen Seite möchten Sie vielleicht so digital wie möglich sein, eine Online-To-Do-Liste und einen Kalender verwenden, alle Quittungen in Ihren Computer scannen und Software oder Online-Dienste für alle anderen betriebswirtschaftlichen Anforderungen nutzen. Dennoch möchten Sie immer noch ein System zur Verwaltung des Papiers, das generiert wird. Der Schlüssel ist, das System zu finden, das für Sie leicht ist, zu bleiben und die Informationen zu finden, die Sie benötigen, wenn Sie es benötigen.

Aktualisiert September 2016 Leslie Truex