Einfache E-Mail-Verwaltung für geschäftige Privatanwender

E-Mail bietet eine großartige, erschwingliche Möglichkeit, Ihr Geschäft zu vermarkten, mit Kunden in Kontakt zu bleiben und Kundenservice zu bieten. Es kann jedoch auch mühsam und zeitraubend sein. Wenn Sie keinen virtuellen Assistenten einstellen, müssen Sie einen Weg finden, um E-Mails zu verwalten, mit denen Sie rechtzeitig antworten können, ohne jedoch den ganzen Tag damit zu antworten. Hier finden Sie Tipps zum Verwalten Ihrer E-Mails.

1) Verringern Sie die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl der E-Mails, die in Ihrem Posteingang angezeigt werden, zu begrenzen.

Die erste ist die Antwort auf die häufigsten Fragen, die Sie auf Ihrer Website mit einer FAQ-Seite erhalten. Auf dieser Seite schreiben Sie die Frage und beantworten sie dann. Weisen Sie auf Ihrer Kontaktseite darauf hin, dass sie dort zuerst nachsehen, ob ihre Frage beantwortet wurde. Indem Sie so viele Informationen wie möglich auf Ihrer Website zur Verfügung stellen, können Ihre Besucher ihre Antworten ohne E-Mail erhalten.

Die zweite Möglichkeit, die E-Mail zu reduzieren, besteht darin, sich von Listen abzumelden, die Sie nicht lesen. Wenn Sie feststellen, dass Sie Newsletter und andere Business-Updates löschen oder sortieren, aber nicht lesen, ist es an der Zeit, sich abzumelden. Wenn Sie mit einem Blog auf dem Laufenden bleiben möchten, ist es eine bessere Option, einen Feed-Reader zu verwenden, der alle neuen Beiträge erfasst und auflistet, ohne Ihren Posteingang zu füllen.

Ein dritter Weg besteht darin, Ihre E-Mails zu "waschen", um Spam zu blockieren und unerwünschte E-Mails zu stoppen. MailWasher bietet kostenlose und Pro-Versionen an, die Spam-, Junk-E-Mail- und Phishing-Betrug verhindern können.

2) Begrenzen Sie die Anzahl der E-Mail-Konten, die Sie haben.

Einige Hausbesitzer erstellen mehrere Konten, z. B. eines für den Kundenservice und eines für technische Hilfe. Sie denken, dass es ihnen dabei hilft, E-Mails zu sortieren und zu verwalten. Bei mehreren Konten wird jedoch nur dann mehr Arbeit geleistet, wenn Sie einen virtuellen Assistenten haben, dessen Aufgabe darin besteht, eines oder mehrere der E-Mail-Konten zu verwalten.

Letztendlich brauchen Sie nur zwei Accounts; eins für Privatpersonen und eins für Unternehmen.

3) Beschränken Sie die Anzahl der täglichen E-Mail-Überprüfungen.

Das Überprüfen von E-Mails scheint eine gutartige Aktivität zu sein, und dennoch ist es eine der größten Zeitverschwender, direkt hinter den sozialen Medien. Da E-Mails schnell und direkt sind, gibt es eine Idee, dass Sie ständig dabei sein müssen, aber das stimmt nicht. Während Sie Ihre Kunden oder Kunden nicht zu lange hängen lassen möchten, müssen Sie nicht sofort auf E-Mails antworten. Stattdessen checken Sie E-Mails zwei oder drei Mal am Tag. Wenn Sie es überprüfen, verpflichten Sie sich, zu diesem Zeitpunkt alles in Ihrem Posteingang zu bearbeiten.

4) Entwickeln Sie ein System zum Umgang mit und Sortieren von E-Mails.

In den meisten E-Mail-Programmen können Sie Ordner erstellen, in denen Sie E-Mails sortieren können. Beispielsweise können Sie Ordner für "To-Do", "Quittungen", "Zu-lesen" usw. erstellen.Jede eingehende E-Mail wird entsprechend beantwortet und / oder sortiert. Wenn Sie eine visuelle Person wie ich sind, können Sie das Google Mail-Programm von Google verwenden, um mehrere Posteingänge zu erstellen. Wenn die E-Mail in den Haupt-Posteingang kommt, sortieren Sie sie in den Posteingang "To-Do", "To-Reply", "Zu-lesen" und "Client-Info". Alle diese speziellen Posteingänge erscheinen in verschiedenen Abschnitten auf der Google Mail-Seite. Ein weiterer Vorteil von Google Mail ist die Möglichkeit, E-Mails mithilfe von Labels wie Quittungen zu kennzeichnen.

5) Löschen, löschen, löschen.

Wenn Sie viele unnötige E-Mails erhalten, löschen Sie sie so schnell wie möglich. Ziehen Sie die Verwendung einer webbasierten E-Mail in Betracht, um unerwünschte E-Mails vor dem Herunterladen in Ihr E-Mail-Programm zu löschen. Wenn Sie webbasierte E-Mail-Nachrichten verwenden, scannen, prüfen und löschen Sie zuerst den Spam. Dadurch bleiben nur die Elemente übrig, auf die Sie reagieren müssen. Lesen Sie unter Nr. 1 nach, wie Sie die E-Mail, die Sie erhalten, reduzieren, wenn Sie feststellen, dass Sie die E-Mail-Arten oder viele E-Mails von einem einzelnen Absender löschen.

6) Leeren Sie Ihren Posteingang.

Das ist viel schwieriger als Sie denken. Und wenn es einmal leer ist, ist es genauso herausfordernd, es leer zu halten. Zu Beginn wird diese Aufgabe schwierig sein, da die Chancen groß sind, dass Sie viele E-Mails haben, und es ist zeitaufwändig, jedes Teil durchzugehen, um es zu sortieren oder zu löschen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Suchfunktion zu verwenden, um E-Mails von Orten zu finden, die Sie häufig kontaktieren. Wenn Sie zum Beispiel einen Newsletter abonniert haben, suchen Sie den Newsletter nach Name oder E-Mail-Adresse.

Sobald Sie die Liste der Newsletter-E-Mails erhalten haben, können Sie sie in Großbuchstaben bearbeiten, indem Sie sie alle auswählen und in Ihrem "Lesen" - oder "Newsletter" -Ordner ablegen. Oder Sie können betrügen, indem Sie alle Artikel in Ihrem Posteingang auswählen und in einen Ordner namens "abzulegen" legen. Dadurch wird Ihr Posteingang geleert, ohne dass Sie jede E-Mail-Adresse einreichen müssen. Außerdem haben Sie die E-Mail nicht verloren. Sobald Ihr Posteingang leer ist, verpflichten Sie sich, jede E-Mail zu verwalten, die zu der festgelegten Zeit eintrifft, die Sie geplant haben.