Video: iPad Workflow + Automation with Chris Lawley 2024
Ihre computergesteuerte automatische Begrüßung in Ihrem geschäftlichen Telefonsystem ist das Erste, was Ihre Kunden und Geschäftspartner hören werden, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen. Für Erstanrufer haben Sie nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, und das wird Ihr automatischer Vermittler sein. Für Personen, die Ihr Unternehmen häufig anrufen, sollten Sie Ihren automatisierten Vermittlungsprozess so effizient wie möglich gestalten, damit Sie nicht jedes Mal, wenn Sie anrufen, Ihre gesamte automatisierte Vermittlungsstelle abhören.
Die schnellste und einfachste Möglichkeit zum Programmieren und Aufzeichnen der automatischen Vermittlungsfunktion Ihres Telefonsystems ist das Schreiben eines Skripts in ein Textverarbeitungsprogramm. Wählen Sie eine Person aus, die das Skript aufzeichnet, die eine freundliche Stimme hat, sprechen kann, ohne zu stottern oder zu zögern, und kann jedes Wort und jeden Namen deutlich aussprechen und ankündigen.
Begrüßung der automatischen Vermittlung
Der erste Teil des Skripts ist die Begrüßung. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Firma Ihren Anrufern vorzustellen und sie in Ihrem Unternehmen verbal willkommen zu heißen.
Begrüßungsansagen für automatisierte Telefonzentralen
- Beginnen Sie mit einer Begrüßung für Ihren Anruf oder Ihr Geschäft
- Halten Sie die Begrüßung kurz, damit zurückkehrende Anrufer nicht bei jedem Anruf
- verzögert werden Verwenden Sie Ihre Tagline, Ihren Firmenslogan und Ihren Website-Namen. oder beides, wenn Sie sie haben.
Automatisierte Attendant Gruß Don'ts
- Verwenden Sie nicht mehr als zwei oder drei Sätze, um Ihre Anrufer zu grüßen
- Bewerben Sie nicht Ihre Website, wenn es nichts von Wert hat Ihren Kunden anbieten
- Machen Sie keinen Slogan oder Tag-Zeile, nur um die Begrüßung zu füllen.
Automated Attendant Options
Der wichtigste Teil des automatisierten Attendant ist die Präsentation der Optionen, die Ihre Anrufer auswählen müssen, um zu der Person zu gelangen, mit der sie sprechen müssen. Es gibt zwei Arten von Anrufern: (1) Personen, die mit Ihrer Firma nicht vertraut sind und Hilfe benötigen, und (2) Anrufer, die genau wissen, mit wem sie sprechen müssen und ihre Erweiterung kennen.
Automatisierte Attendant-Optionen Do's
- Verwenden Sie Optionen, die allgemein akzeptiert werden. Zum Beispiel "Drücken Sie Null für die Rezeptionistin", "Drücken Sie die Zehnertastatur, um zum vorherigen Menü zurückzukehren."
- Teilen Sie Ihren Anrufern so schnell wie möglich mit, wenn sie die Nebenstelle ihrer Partei anrufen können, wenn sie dies bereits wissen.
- Lassen Sie Ihre Anrufer wissen, ob sich Ihre Menüoptionen kürzlich geändert haben. Entfernen Sie diese Mitteilung nach drei Wochen.
- Stellen Sie zuerst die am häufigsten aufgerufenen Optionen ein.
- Geben Sie die Optionsbeschreibung an, bevor Sie die Optionsnummer angeben. Beispiel: "Für Kundensupport drücken Sie '5'."
- Überprüfen Sie die Dokumentation Ihres Systems auf reservierte Menüoptionsnummern. (z. B. beginnen alle Nebenstellen mit der Nummer "8" und daher kann "8" nicht als Menüoption verwendet werden).
Automated Attendant Options Don'ts
- Sagen Sie nicht "Please", bevor Sie jede Option präsentieren (zB "Bitte drücken Sie 1 bis … Bitte drücken Sie 2 bis … Bitte drücken Sie 3 bis …" etc.) > Stellen Sie nicht mehr als sechs Optionen gleichzeitig vor. Wenn Sie mehr als sechs Optionen haben, erstellen Sie eine mehrstufige Menüstruktur. Beispiel: "Für Verkaufs- und Serviceoptionen drücken Sie 5."
- Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder ein Tonwahlgerät hat. Wenn innerhalb von drei Sekunden nach dem Ende der Begrüßung keine Menüoption ausgewählt wird, verbinden Sie den Anrufer mit der Empfangsdame.
-
Vielen Dank, dass Sie sich für die Operations Tech Company entschieden haben, wo "Technologie und Unternehmen zusammenkommen". Wenn Sie die Nebenstelle Ihrer Partei kennen, können Sie diese jederzeit anrufen. Wählen Sie andernfalls eine der folgenden Optionen aus. Für den Kundenservice drücken Sie '1'. Für den technischen Support drücken Sie '2'. Für unsere regulären Geschäftszeiten drücken Sie '3'. Für die Buchhaltung drücken Sie '4'. Für den Einkauf drücken Sie '5'. Um einen Ort in Ihrer Nähe zu finden, drücken Sie '6'. Andernfalls drücken Sie '0' für die Empfangsdame oder bleiben Sie in der Leitung und jemand wird Ihnen in Kürze helfen.
- Willkommen bei der Operations Tech Company. Um Ihren Kontostatus zu überprüfen, besuchen Sie uns im Internet. Wenn Sie die Nebenstelle der Person kennen, können Sie sie jederzeit wählen. Drücken Sie für das Firmenverzeichnis '1'. Zum. Wenn Sie die Nebenstelle der Person kennen, können Sie sie jederzeit wählen. Drücken Sie für das Firmenverzeichnis '1'. Für den technischen Support drücken Sie '2'. Für den Kundenservice drücken Sie '3'. Für Vertrieb und Marketing drücken Sie '4'. Wenn Sie mit der Rezeption sprechen möchten, drücken Sie '0' oder bleiben Sie in der Leitung und einer unserer freundlichen Mitarbeiter wird Ihnen helfen. Danke, dass Sie The Operations Tech Company angerufen haben, wo "Technologie und Wirtschaft zusammenkommen".
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Wenn Ihr Unternehmen nach einer bestimmten Zeit oder an Wochenenden schließt und es niemanden gibt, der Ihre Anrufer beantworten oder unterstützen kann, erstellen Sie eine Nachbearbeitung. Stunden automatisierte Begleitbegrüßung. Sagen Sie Ihren Anrufern im Voraus, dass das Geschäft geschlossen ist, und bitten Sie sie, am Ende zurückzurufen. Berücksichtigen Sie auch Ihre normalen Betriebszeiten.
Beispiel für automatisiertes Attendant After-Hours / Weekend Script
- Danke, dass Sie die Operations Tech Company angerufen haben. Wir sind derzeit geschlossen. Wenn dies eine Notfallsituation ist, rufen Sie bitte unseren Antwortdienst unter der Rufnummer 585-555-1234 an. Wenn Sie die Nebenstelle Ihrer Partei kennen, können Sie diese jederzeit anrufen. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie Ihren Status 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche unter www.Bedienungstech. Über. com. Unsere normalen Geschäftszeiten sind von Montag bis Freitag von 9.00 bis 17.00 Uhr und am Samstag von 10.00 bis 12.00 Uhr (Central Standard Time). Ansonsten rufen Sie uns bitte während unserer normalen Geschäftszeiten an, damit wir Ihnen behilflich sein können. Vielen Dank für Ihren Anruf bei The Operations Tech Company, wo "Technologie und Wirtschaft zusammenkommen". Um diese Nachricht zu wiederholen, drücken Sie die Raute-Taste. {3 Sekunden Pause} Auf Wiedersehen.
- Begrüßungsansage für die saisonale Telefonzentrale
Um für die saisonalen Angebote Ihres Unternehmens zu werben oder nur eine spezielle Begrüßung für Ihre Anrufer zu verlängern, können Sie Ihre Begrüßung für einen begrenzten Zeitraum vorprogrammieren. Nutzen Sie dies sparsam und nur, wenn es den Geist Ihres Unternehmens widerspiegelt. Zum Beispiel wäre eine saisonale Urlaubsgrüße, die Ihren Anrufern Freude und Wohlstand im neuen Jahr wünscht, für eine Inkassobüros kaum geeignet.
Beispielskript für eine automatische Begrüßung mit saisonaler Begrüßung
Vielen Dank, dass Sie die Operations Tech Company angerufen haben.
- Entdecken Sie unsere Weihnachtsspecials unter www. Bedienungstech. Über. com. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Partei kennen, können Sie … Sie haben die Operations Tech Company erreicht.
- Von "unserer Familie" zu "Ihrer Familie" möchten wir Ihnen eine frohe Weihnachtszeit und ein erfolgreiches neues Jahr wünschen. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Partei kennen, können Sie … Danke, dass Sie die Operations Tech Company angerufen haben.
- Fragen Sie Ihren Kundenbetreuer nach unseren Ermäßigungen für den 4. Juli bei allen Ersatzdiensten. Wenn Sie die Erweiterung Ihrer Gruppe kennen, können Sie …
Bevor Sie Ihre automatische Vermittlung Skript aufnehmen, haben die Person, die Sie es mehrmals vor Ihnen lesen ausgewählt proben. Verwenden Sie diese Option, um die Aussprache und die Anzeige zu optimieren. Rufen Sie nach der Aufnahme der neuen Begrüßung sofort Ihr Telefonsystem an, um die Aufzeichnung auf Fehler zu überprüfen, und vergewissern Sie sich, dass alle angekündigten Funktionen wie vorgesehen funktionieren.
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